Se a sua estratégia de suporte ao cliente ainda envolve pessoas acessando uma única conta compartilhada do Gmail, você provavelmente já se deparou com uma espécie de “buraco negro do suporte”. Esse problema envolve e-mails perdidos, agentes respondendo ao mesmo cliente com respostas diferentes e a perda de controle sobre quais problemas foram resolvidos e quais ainda estão em andamento. O problema é que o Gmail não é um sistema de tickets, então, eventualmente, sua equipe deixará de usar apenas e-mails. Em vez disso, converta automaticamente os e-mails do Gmail em tickets. Isso transforma uma caixa de entrada desorganizada em um fluxo de trabalho otimizado.
Por que o Gmail não é um serviço de suporte técnico?
O Gmail é uma ferramenta de comunicação de primeira classe, mas não foi projetado para suporte ao cliente em alto volume. Ao usar uma caixa de entrada padrão para suporte, você enfrenta três grandes obstáculos:
- Responsabilidade Zero: Você não pode “atribuir” um e-mail a uma pessoa específica sem encaminhá-lo, o que cria discussões confusas e problemas internos.
- Sem rastreamento de status: um e-mail está “Aberto”, “Pendente” ou “Resolvido”? No Gmail, você só tem “Lido” ou “Não lido”.
- Falta de dados: Você não tem ideia de qual é o seu tempo médio de resposta ou qual membro da equipe está lidando com o maior volume de trabalho.
Solução: Conversão automática de e-mails do Gmail em tickets
O OneDesk funciona como uma ponte. Ele se conecta diretamente à sua conta do Gmail (ou a várias contas) e transforma instantaneamente cada mensagem recebida em um ticket de suporte estruturado.
Como funciona:
- Você pode vincular sua conta do Gmail por meio de uma conexão segura ou uma regra de encaminhamento simples.
- Quando um cliente envia um e-mail para sua caixa de entrada (por exemplo, support@yourcompany.com), o OneDesk captura as informações do remetente, o assunto, o conteúdo do e-mail e quaisquer anexos.
- Em segundos, um ticket é criado no seu painel de controle e sua equipe é notificada.
- As suas automações configuráveis permitem-lhe atribuir instantaneamente o ticket ou enviar uma confirmação automática (mas personalizada) ao seu cliente de que o seu pedido está a ser tratado.
4 motivos para automatizar a criação de seus tickets
1. Centralize todas as conversas
Independentemente de o cliente enviar um e-mail para a sua linha de suporte principal ou para outra caixa de entrada, todas as mensagens chegam a um painel central. Chega de alternar entre abas ou fazer login e logout de diferentes contas. No seu painel, você pode ver facilmente quem está atribuído a você e em que tarefas está trabalhando.
2. Chega de colisões
Já aconteceu de dois agentes responderem ao mesmo cliente ao mesmo tempo? Isso passa uma imagem pouco profissional. O OneDesk possui Detecção de Colisão, que mostra em tempo real se outro agente está redigindo uma resposta para um ticket.
3. Roteamento e etiquetagem automatizados
Você pode configurar regras para automatizar o processo. Se um e-mail contiver a palavra “Fatura”, o sistema pode automaticamente marcá-lo como “Cobrança” e atribuí-lo ao seu responsável financeiro. Se um e-mail vier de um cliente “VIP”, ele pode ser marcado como de alta prioridade.
4. Profissionalismo por meio de SLAs
Com os e-mails convertidos em tickets, você pode definir Acordos de Nível de Serviço (SLAs) . Se um ticket não for respondido em até 4 horas, o sistema pode encaminhá-lo para um nível superior ou enviar um lembrete. Isso garante que nenhum cliente fique esperando por muito tempo.
Como começar
Configurar sua automação de Gmail para Ticket leva menos de cinco minutos:
- Ao se cadastrar no OneDesk, siga as instruções do Assistente de Configuração Rápida.
- Em “Conecte seu primeiro canal”, selecione Gmail/Google Workspace. Insira seu endereço de e-mail de suporte e siga as instruções na tela.
- Conclua o Assistente de Configuração Rápida. Ele contém os passos para configurar sua resposta automática, que notifica seus clientes quando o e-mail deles é recebido.
Pronto para se livrar do caos da sua caixa de entrada?
Pare de vasculhar pastas de “Itens Enviados” e comece a oferecer suporte de primeira classe. Ao converter seus e-mails do Gmail em tickets automatizados, você fornece à sua equipe as ferramentas necessárias para serem mais rápidas, inteligentes e organizadas.
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