Ако управлявате ИТ заявки чрез стандартна пощенска кутия в Gmail или Outlook, вече знаете, че много входящи имейли са билети, които трябва да бъдат проследявани, обработвани и затваряни.
Управлението на билети от входяща поща е ръчен процес. Трябва да прочетете имейла, да решите кой е най-подходящ да го обработи и да му го препратите. След това ви е необходим начин да следите на какво е отговорено или какво се нуждае от последващи действия. Това води до много обмяна на думи и загуба на време. Ако имате много крайни потребители, това може да се превърне в кошмар. Ето защо след известно време повечето екипи чувстват, че са надраснали имейла и се нуждаят от система за билети.
Ако търсите начин автоматично да превръщате входящите имейли в организирани, присвоени билети, без да мръднете пръст, OneDesk е отговорът.
Стъпка 1: Свържете входящата си поща (директният начин)
Повечето хора си мислят, че трябва да настроят сложни правила за „препращане на имейли“, за да вкарат съобщения в система за заявки. С OneDesk можете да избегнете главоболието.
OneDesk предлага директна връзка с Gmail (Google Workspace) и Outlook (Office 365) .
Вместо просто да препращате поща, вие по същество свързвате адреса си за поддръжка директно с платформата.
Защо това е важно : По-сигурно е, по-лесно се настройва и гарантира, че когато отговаряте от OneDesk, това изглежда като професионален имейл за вашия потребител.
Как да го направите : В OneDesk преминете през съветника за бърза настройка. По време на стъпката с имейла ще трябва да влезете в акаунта на Microsoft или Google, към който искате да се свържете (препоръчваме да свържете специален имейл за поддръжка, като например help@yourcompany.com). След като сте готови, ще бъдат създадени нови имейли като заявки.
Стъпка 2: Настройване на правила за автоматично присвояване
Сега, когато имейлите постъпват като заявки, не искате да сте този, който ръчно разпределя всеки един от тях. Автоматизациите на OneDesk могат да свършат тежката работа вместо вас.
Можете да създадете прости правила, които да действат като ваш денонощен диспечер. Например:
- По експертиза: Ако темата на имейла съдържа думата „Сървър“ или „Мрежа“, OneDesk може автоматично да я присвои на вашия водещ инженер.
- По екип: Можете да зададете правило, което изпраща всеки входящ билет до вашия екип „Поддръжка от ниво 1“, така че първият наличен човек да може да го вземе.
- Кръгово управление: Искате да запазите справедливост? Можете да автоматизирате системата да превключва между членовете на екипа ви един по един, така че никой да не се претоварва.
Настройката е лесна: Просто отивате в Администрация > Правила и автоматизация и създавате автоматизация, която гласи: „Когато се създава билет, променете полето „Присвоен на“ на [Име на потребител или екип]“.
Стъпка 3: Насладете се на живота „Настрой го и го забрави“
След като свържете имейла си и включите правилата си за задания, ръчната работа изчезва.
- Потребител изпраща имейл до help@yourcompany.com.
- OneDesk моментално го разпознава и го превръща в заявка.
- Автоматизираната система прочита билета и го присвоява на правилния човек.
- Вашият техник получава ping, а крайният потребител получава потвърждение.
Защо OneDesk е правилният ход
Ако в момента се давите в споделена пощенска кутия, преминаването към специализиран екип за помощ като OneDesk променя всичко. Гъвкавите правила за автоматизация ви позволяват да спестите време, като автоматично насочвате и актуализирате заявките по начин, който отговаря на вашите работни процеси. Освен това, от таблото си за управление получавате ясен общ поглед върху това какво е висящо, кой работи върху какво и колко време отнема решаването на проблеми.
Чрез автоматизиране на процеса „ Изпращане на имейл до заявка “ можете да намалите административните разходи и да се съсредоточите върху важни проблеми.
Готови ли сте да се организирате? OneDesk е създаден да се справи точно с този работен процес веднага щом го инсталирате. Започнете безплатен пробен период и вижте колко време ще спестите, когато билетите ви започнат да се разпределят сами!