Ako upravljate IT zahtjevima putem standardne Gmail ili Outlook pristigle pošte, već znate da su mnoge dolazne e-poruke tiketi koje je potrebno pratiti, obraditi i zatvoriti.
Upravljanje tiketima iz pristigle pošte je ručni proces. Morate pročitati e-poštu, odlučiti tko je najbolji za obradu i proslijediti je toj osobi. Zatim vam je potreban neki način da pratite što je odgovoreno ili što treba pratiti. To rezultira puno pregovaranja i gubljenja vremena. Ako imate puno krajnjih korisnika, to može postati noćna mora. Zato većina timova nakon nekog vremena osjeća da su prerasli e-poštu i da im je potreban sustav za slanje tiketa.
Ako tražite način da automatski pretvorite dolazne e-poruke u organizirane, dodijeljene tikete bez ikakvog truda, OneDesk je odgovor.
Korak 1: Povežite svoju pristiglu poštu (izravni način)
Većina ljudi misli da moraju postaviti komplicirana pravila za “prosljeđivanje e-pošte” kako bi poruke ušle u sustav za slanje tiketa. S OneDeskom možete izbjeći glavobolju.
OneDesk nudi izravnu vezu s Gmailom (Google Workspace) i Outlookom (Office 365) .
Umjesto da samo prosljeđujete poštu, u biti povezujete svoju adresu za podršku izravno s platformom.
Zašto je ovo važno : Sigurnije je, lakše se postavlja i osigurava da kada odgovorite iz OneDeska, to vašem korisniku izgleda kao profesionalna e-pošta.
Kako to učiniti : U OneDesku prođite kroz čarobnjaka za brzo postavljanje. Tijekom koraka e-pošte morat ćete se prijaviti na Microsoft ili Google račun s kojim se želite povezati (preporučujemo povezivanje namjenske e-pošte za podršku poput help@yourcompany.com). Nakon što završite, nove će se e-pošte kreirati kao tiketi.
Korak 2: Postavljanje pravila automatskog dodjeljivanja
Sada kada e-poruke pristižu kao tiketi, ne želite biti onaj koji ručno dodjeljuje svaki od njih. OneDesk-ova automatizacija može obaviti teški posao za vas.
Možete stvoriti jednostavna pravila koja će djelovati kao vaš dispečer 24/7. Na primjer:
- Po stručnosti: Ako naslov e-pošte sadrži riječ “Poslužitelj” ili “Mreža”, OneDesk ga može automatski dodijeliti vašem glavnom inženjeru.
- Po timu: Možete postaviti pravilo koje šalje svaku dolaznu kartu vašem timu “Podrška razine 1” kako bi je prva dostupna osoba mogla preuzeti.
- Kružni sustav: Želite li da sve bude pravedno? Sustav možete automatizirati tako da kruži kroz članove vašeg tima jednog po jednog, tako da nitko ne bude preopterećen.
Postavljanje je jednostavno: samo odete na Administracija > Pravila i automatizacija i stvorite automatizaciju koja kaže: "Kada se kreira zahtjev, promijenite polje 'Dodijeljeno' u [Naziv korisnika ili tima]."
Korak 3: Uživajte u životu “Namjesti i zaboravi”
Nakon što povežete svoju e-poštu i uključite pravila zadavanja, ručni rad nestaje.
- Korisnik šalje e-poruku na adresu help@yourcompany.com.
- OneDesk to odmah prepoznaje i pretvara u zahtjev.
- Automatizacijski mehanizam čita kartu i dodjeljuje je pravoj osobi.
- Vaš tehničar dobiva ping, a krajnji korisnik poruku potvrde.
Zašto je OneDesk pravi potez
Ako se trenutno davite u dijeljenoj pristigloj pošti, prelazak na namjensku službu za korisnike poput OneDeska mijenja sve. Fleksibilna pravila automatizacije omogućuju vam uštedu vremena automatskim usmjeravanjem i ažuriranjem zahtjeva na način koji odgovara vašim tijekovima rada. Osim toga, s nadzorne ploče dobivate jasan pregled onoga što je na čekanju, tko na čemu radi i koliko je vremena potrebno za rješavanje problema.
Automatizacijom procesa ” Slanje e-pošte na zahtjev ” možete smanjiti administrativne troškove i usredotočiti se na probleme visoke vrijednosti.
Spremni za organizaciju? OneDesk je napravljen za upravo ovaj tijek rada odmah po instalaciji. Započnite besplatnu probnu verziju i pogledajte koliko ćete vremena uštedjeti kada se vaši tiketi počnu sami dodjeljivati!