Hvis du administrerer IT-forespørsler via en standard Gmail- eller Outlook-innboks, vet du allerede at mange innkommende e-poster er saker som må spores, bearbeides og lukkes.
Å administrere henvendelser fra en innboks er en manuell prosess. Du må lese e-posten, bestemme hvem som er best til å håndtere den og videresende den til dem. Deretter trenger du en måte å holde oversikt over hva som er besvart eller hva som trenger oppfølging. Dette resulterer i mye frem og tilbake og bortkastet tid. Hvis du har mange sluttbrukere, kan dette bli et mareritt. Det er derfor de fleste team etter en stund føler at de vokser fra e-post og trenger et henvendelsessystem.
Hvis du leter etter en måte å automatisk gjøre innkommende e-poster om til organiserte, tildelte saker uten å løfte en finger, er OneDesk svaret.
Trinn 1: Koble til innboksen din (den direkte måten)
De fleste tror de må sette opp kompliserte regler for videresending av e-post for å få meldinger inn i et billettsystem. Med OneDesk slipper du hodepinen.
OneDesk tilbyr en direkte tilkobling til Gmail (Google Workspace) og Outlook (Office 365) .
I stedet for bare å videresende e-post, kobler du i hovedsak supportadressen din direkte til plattformen.
Hvorfor dette er viktig : Det er sikrere, enklere å sette opp, og det sørger for at når du svarer fra OneDesk, ser det ut som en profesjonell e-post for brukeren din.
Slik gjør du det : Gå gjennom hurtigoppsettveiviseren i OneDesk. I løpet av e-posttrinnet må du logge på Microsoft- eller Google-kontoen du vil koble til (vi anbefaler at du kobler til en dedikert støtte-e-postadresse som help@yourcompany.com). Når det er gjort, opprettes nye e-poster som saker.
Trinn 2: Konfigurer regler for automatisk tildeling
Nå som e-postene strømmer inn som saker, vil du ikke være den som manuelt tildeler hver eneste en. OneDesks automatiseringer kan gjøre det tunge arbeidet for deg.
Du kan opprette enkle regler som fungerer som din døgnåpne koordinator. For eksempel:
- Etter ekspertise: Hvis emnefeltet i e-posten inneholder ordet «Server» eller «Nettverk», kan OneDesk automatisk tilordne det til din ledende tekniker.
- Etter team: Du kan angi en regel som sender alle innkommende billett til «Support Tier 1»-teamet ditt, slik at den første tilgjengelige personen kan hente den.
- Round-Robin: Vil du holde ting rettferdig? Du kan automatisere systemet til å gå gjennom teammedlemmene én etter én, slik at ingen blir overbelastet.
Oppsettet er enkelt: Du går bare til Administrasjon > Regler og automatisering og oppretter en automatisering som sier: «Når en sak opprettes, endrer du feltet 'Tilordnet til' til [Bruker- eller teamnavn].»
Trinn 3: Nyt livet med «sett det inn og glem det»
Når du har koblet e-postadressen din og aktivert oppgavereglene dine, forsvinner det manuelle arbeidet.
- En bruker sender en e-post til hjelp@dinbedrift.com.
- OneDesk fanger det umiddelbart og gjør det om til en sak.
- Automatiseringsmotoren leser billetten og tildeler den til riktig person.
- Teknikeren din får en ping, og sluttbrukeren får en bekreftelsesmelding.
Hvorfor OneDesk er det riktige valget
Hvis du for tiden drukner i en delt innboks, endrer det alt å gå over til en dedikert brukerstøtte som OneDesk. Fleksible automatiseringsregler lar deg spare tid ved å automatisk rute og oppdatere saker på en måte som passer arbeidsflytene dine. I tillegg får du fra dashbordet et klart fugleperspektiv på hva som venter, hvem som jobber med hva, og hvor lang tid det tar å løse problemer.
Ved å automatisere « E-post til sak »-prosessen kan du redusere administrasjonsarbeidet og fokusere på viktige saker.
Klar til å bli organisert? OneDesk er bygget for å håndtere akkurat denne arbeidsflyten rett ut av boksen. Start en gratis prøveperiode og se hvor mye tid du sparer når sakene dine begynner å tildele seg selv!