Se você gerencia solicitações de TI por meio de uma caixa de entrada padrão do Gmail ou do Outlook, já sabe que muitos e-mails recebidos são chamados que precisam ser rastreados, trabalhados e finalizados.
Gerenciar chamados a partir de uma caixa de entrada é um processo manual. Você precisa ler o e-mail, decidir quem é o mais indicado para lidar com ele e encaminhá-lo. Depois, precisa de alguma forma de acompanhar o que já foi respondido e o que precisa de acompanhamento. Isso resulta em muita troca de mensagens e perda de tempo. Se você tem muitos usuários finais, isso pode se tornar um pesadelo. É por isso que, depois de um tempo, a maioria das equipes sente que o e-mail já não atende mais às suas necessidades e precisa de um sistema de tickets.
Se você busca uma maneira de transformar automaticamente e-mails recebidos em tickets organizados e atribuídos sem precisar fazer nada, o OneDesk é a solução.
Passo 1: Conecte sua caixa de entrada (De forma direta)
A maioria das pessoas pensa que precisa configurar regras complicadas de “encaminhamento de e-mail” para que as mensagens entrem em um sistema de tickets. Com o OneDesk, você pode evitar essa dor de cabeça.
O OneDesk oferece conexão direta com o Gmail (Google Workspace) e o Outlook (Office 365) .
Em vez de apenas encaminhar e-mails, você está essencialmente vinculando seu endereço de suporte diretamente à plataforma.
Por que isso é importante : É mais seguro, mais fácil de configurar e garante que, ao responder pelo OneDesk, a mensagem pareça profissional para o usuário.
Como fazer : No seu OneDesk, siga o assistente de configuração rápida. Durante a etapa de e-mail, você precisará entrar na conta Microsoft ou Google que deseja conectar (recomendamos conectar um e-mail de suporte dedicado, como help@suaempresa.com). Feito isso, novos e-mails serão criados como tickets.
Etapa 2: Configurar regras de atribuição automática
Agora que os e-mails estão chegando como chamados, você não vai querer ser a pessoa que atribui cada um deles manualmente. As Automações do OneDesk podem fazer o trabalho pesado para você.
Você pode criar regras simples que funcionam como seu despachante 24 horas por dia, 7 dias por semana. Por exemplo:
- Por especialização: Se o assunto do e-mail contiver a palavra “Servidor” ou “Rede”, o OneDesk poderá atribuí-lo automaticamente ao seu Engenheiro Líder.
- Por equipe: você pode definir uma regra que envie todos os chamados recebidos para sua equipe de “Suporte Nível 1”, para que a primeira pessoa disponível possa atendê-los.
- Sistema de rodízio: Quer manter a imparcialidade? Você pode automatizar o sistema para que os membros da sua equipe sejam alocados um de cada vez, evitando sobrecarga para todos.
A configuração é fácil: basta ir em Administração > Regras e Automação e criar uma automação que diga: "Quando um ticket for criado, altere o campo 'Atribuído a' para [Nome do Usuário ou da Equipe]".
Passo 3: Aproveite a vida “Configure e esqueça”
Depois de vincular seu e-mail e ativar as regras de atribuição, o trabalho manual desaparece.
- Um usuário envia um e-mail para help@yourcompany.com.
- O OneDesk detecta isso instantaneamente e transforma em um ticket.
- O sistema de automação lê o ticket e o atribui à pessoa certa.
- Seu técnico recebe uma notificação e o usuário final recebe uma mensagem de confirmação.
Por que o OneDesk é a escolha certa
Se você está atualmente sobrecarregado por uma caixa de entrada compartilhada, migrar para um help desk dedicado como o OneDesk muda tudo. Regras de automação flexíveis permitem que você economize tempo, encaminhando e atualizando chamados automaticamente de acordo com seus fluxos de trabalho. Além disso, a partir do seu painel, você obtém uma visão geral clara do que está pendente, quem está trabalhando em cada tarefa e quanto tempo está levando para resolver os problemas.
Ao automatizar o fluxo de ” E-mail para Ticket “, você pode reduzir o trabalho administrativo e se concentrar em questões de maior valor.
Pronto para se organizar? O OneDesk foi desenvolvido para lidar exatamente com esse fluxo de trabalho, pronto para uso. Inicie um teste gratuito e veja quanto tempo você economiza quando seus tickets começarem a ser atribuídos automaticamente!