如果你通过标准的Gmail或Outlook收件箱管理IT请求，你已经知道许多来邮件是需要跟踪、处理和关闭的工单。
从收件箱管理工单是一个手动流程。你必须阅读邮件，决定谁最适合处理，然后转发给他们。然后你需要某种方式来跟踪已经回答的问题或需要跟进的部分。这导致了大量的来回沟通和浪费时间。如果你有很多终端用户，这可能会变成一场噩梦。这就是为什么，随着时间推移，大多数团队觉得自己 已经超出了电子邮件 的需求，需要一个工单系统。
如果你想找一种方法，不用动手就能自动把收到的邮件变成有条理、分配的工单， OneDesk 就是答案。
步骤1：直接连接您的收件箱
大多数人认为必须设置复杂的“邮件转发”规则才能把消息送进工单系统。有了OneDesk，你可以省去头疼。
OneDesk 提供直接连接 Gmail（Google Workspace）和 Outlook（Office 365）。
你不仅仅是转发邮件，而是直接将你的支持地址链接到平台。
为什么这很重要：它更安全，更易设置，而且确保你用OneDesk回复时，给用户的邮件看起来像是一封专业的邮件。
操作方法：在你的OneDesk里通过快速设置向导操作。在发送邮件时，你需要登录你想连接的Microsoft或谷歌账户（我们建议连接一个专门的支持邮箱，比如 help@yourcompany.com）。完成后，将创建新的邮件作为工单。
步骤2：设置自动分配规则
现在邮件已经以工单形式涌入，你不想亲自手动分配每一个邮件。OneDesk的 自动化 可以帮你完成繁重的工作。
你可以制定简单的规则，作为全天候的调度员。 例如：
- 按专业：如果邮件主题中包含“服务器”或“网络”这两个词，OneDesk 可以自动将其分配给您的首席工程师。
- 按团队划分：你可以设置规则，将所有进来的工单发送给你的“支持一级”团队，以便第一个可用的人接手。
- 循环赛：想保持公平？你可以自动化系统，一个一个轮换你的队员，这样就不会有人超负荷。
设置很简单：你只需进入管理>规则与自动化，创建一个自动化，说“当工单创建时，将’分配对象’字段改为[用户或团队名称]。”
第三步：享受“设定好，忘了它”的生活
一旦你绑定了邮箱并开启了作业规则，手动工作就会消失。
- 用户向 help@yourcompany.com 发送电子邮件。
- OneDesk 立即发现并转为工单。
- 自动化引擎会读取工单并分配给合适的人。
- 你的技术人员会收到一个提示，最终用户会收到确认消息。
为什么OneDesk是正确的选择
如果你现在在共享收件箱里忙得不可开交，转到像OneDesk这样的专门帮助台会改变一切。灵活的自动化规则允许您通过自动路由和更新工单，以符合您的工作流程的方式节省时间。此外，从仪表盘上，你可以清晰地俯瞰待处理的项目、谁在做什么以及解决问题所需的时间。
通过自动化“邮件到工单”流程，你可以减少管理工作，专注于高价值问题。
准备好整理了吗？OneDesk 就是为开箱即用的这类工作流程而设计的。 开始免费试用 ，看看当你的票开始自动分配时，能节省多少时间！