Om du hanterar IT-förfrågningar via en vanlig Gmail- eller Outlook-inkorg vet du redan att många inkommande e-postmeddelanden är ärenden som behöver spåras, bearbetas och avslutas.
Att hantera ärenden från en inkorg är en manuell process. Du måste läsa e-postmeddelandet, bestämma vem som är bäst på att hantera det och vidarebefordra det till dem. Sedan behöver du ett sätt att hålla reda på vad som har besvarats eller vad som behöver följas upp. Detta resulterar i mycket fram och tillbaka och slöseri med tid. Om du har många slutanvändare kan detta bli en mardröm. Det är därför de flesta team efter ett tag känner att de växer ur e-post och behöver ett ärendesystem.
Om du letar efter ett sätt att automatiskt omvandla inkommande e-postmeddelanden till organiserade, tilldelade ärenden utan att lyfta ett finger, är OneDesk svaret.
Steg 1: Anslut din inkorg (direkt)
De flesta tror att de måste ställa in komplicerade regler för “vidarebefordran av e-post” för att få in meddelanden i ett ärendesystem. Med OneDesk slipper du huvudvärken.
OneDesk erbjuder en direkt anslutning till Gmail (Google Workspace) och Outlook (Office 365) .
Istället för att bara vidarebefordra e-post länkar du i princip din supportadress direkt till plattformen.
Varför detta är viktigt : Det är säkrare, enklare att konfigurera och det säkerställer att när du svarar från OneDesk ser det ut som ett professionellt e-postmeddelande för din användare.
Så här gör du : Gå igenom snabbinstallationsguiden i din OneDesk. Under e-poststeget måste du logga in på det Microsoft- eller Google-konto du vill ansluta till (vi rekommenderar att du ansluter till en dedikerad support-e-postadress som help@dittföretag.com). När det är klart skapas nya e-postmeddelanden som ärenden.
Steg 2: Konfigurera regler för automatisk tilldelning
Nu när e-postmeddelandena strömmar in som ärenden vill du inte vara den som manuellt tilldelar varenda en. OneDesks automatiseringar kan göra grovjobbet åt dig.
Du kan skapa enkla regler som fungerar som din dygnet runt-koordinator. Till exempel:
- Efter expertis: Om e-postmeddelandets ämne innehåller ordet “Server” eller “Nätverk” kan OneDesk automatiskt tilldela det till din huvudingenjör.
- Efter team: Du kan ställa in en regel som skickar varje inkommande ärende till ditt “Supportnivå 1”-team så att den första tillgängliga personen kan hämta det.
- Round-Robin: Vill du hålla saker rättvisa? Du kan automatisera systemet så att det går igenom dina teammedlemmar en efter en, så att ingen blir överbelastad.
Installationen är enkel: Du går bara till Administration > Regler och automatisering och skapar en automatisering som säger: "När ett ärende skapas, ändra fältet 'Tilldelad till' till [Användar- eller teamnamn]."
Steg 3: Njut av livet “Ställ in det och glöm det”
När du har länkat din e-postadress och aktiverat dina uppgiftsregler försvinner det manuella arbetet.
- En användare skickar ett e-postmeddelande till help@yourcompany.com.
- OneDesk fångar det direkt och omvandlar det till ett ärende.
- Automatiseringsmotorn läser ärendet och tilldelar det till rätt person.
- Din tekniker får ett ping och slutanvändaren får ett bekräftelsemeddelande.
Varför OneDesk är rätt val
Om du för närvarande drunknar i en delad inkorg, förändras allt genom att flytta till en dedikerad helpdesk som OneDesk. Flexibla automatiseringsregler gör att du sparar tid genom att automatiskt dirigera och uppdatera ärenden på ett sätt som passar dina arbetsflöden. Dessutom får du från din instrumentpanel en tydlig överblick över vad som väntar, vem som arbetar med vad och hur lång tid det tar att lösa problem.
Genom att automatisera pipelinen ” E-post till ärende ” kan du minska administrationsarbetet och fokusera på viktiga frågor.
Redo att bli organiserad? OneDesk är byggt för att hantera just detta arbetsflöde direkt. Starta en gratis provperiod och se hur mycket tid du sparar när dina ärenden börjar tilldelas sig själva!