Wenn Sie IT-Anfragen über einen Standard-Gmail- oder Outlook-Posteingang verwalten, wissen Sie bereits, dass viele eingehende E-Mails Tickets sind, die verfolgt, bearbeitet und abgeschlossen werden müssen.
Die Bearbeitung von Tickets im E-Mail-Postfach ist ein manueller Prozess. Man muss die E-Mail lesen, entscheiden, wer am besten dafür zuständig ist, und sie weiterleiten. Anschließend benötigt man eine Möglichkeit, den Überblick über bereits beantwortete oder noch zu bearbeitende Anfragen zu behalten. Dies führt zu viel Hin und Her und verschwendeter Zeit. Bei einer großen Anzahl von Endbenutzern kann dies schnell zum Albtraum werden. Daher stellen die meisten Teams nach einer gewissen Zeit fest, dass sie mit E-Mails nicht mehr auskommen und ein Ticketsystem benötigen.
Wenn Sie nach einer Möglichkeit suchen, eingehende E-Mails automatisch in organisierte, zugewiesene Tickets umzuwandeln, ohne selbst Hand anlegen zu müssen, ist OneDesk die Antwort.
Schritt 1: Verbinden Sie Ihren Posteingang (Direktweg)
Die meisten glauben, sie müssten komplizierte E-Mail-Weiterleitungsregeln einrichten, um Nachrichten in ein Ticketsystem zu übertragen. Mit OneDesk können Sie sich diesen Aufwand sparen.
OneDesk bietet eine direkte Verbindung zu Gmail (Google Workspace) und Outlook (Office 365) .
Anstatt E-Mails einfach nur weiterzuleiten, verknüpfen Sie im Wesentlichen Ihre Supportadresse direkt mit der Plattform.
Warum das wichtig ist : Es ist sicherer, einfacher einzurichten und stellt sicher, dass Ihre Antwort von OneDesk für Ihre Nutzer wie eine professionelle E-Mail aussieht.
So geht’s : Folgen Sie in Ihrem OneDesk dem Schnelleinrichtungsassistenten. Im Schritt „E-Mail“ müssen Sie sich mit dem Microsoft- oder Google-Konto anmelden, das Sie verbinden möchten (wir empfehlen eine dedizierte Support-E-Mail-Adresse wie help@yourcompany.com). Anschließend werden neue E-Mails als Tickets erstellt.
Schritt 2: Automatische Zuweisungsregeln einrichten
Da die E-Mails nun als Tickets eingehen, möchten Sie sicher nicht jedes einzelne Ticket manuell zuweisen müssen. Die Automatisierungen von OneDesk können Ihnen diese Arbeit abnehmen.
Sie können einfache Regeln erstellen, die als Ihr 24/7-Disponent fungieren. Zum Beispiel:
- Nach Fachgebiet: Enthält der Betreff der E-Mail das Wort „Server“ oder „Netzwerk“, kann OneDesk sie automatisch Ihrem leitenden Ingenieur zuweisen.
- Nach Team: Sie können eine Regel festlegen, die jedes eingehende Ticket an Ihr „Support Tier 1“-Team weiterleitet, damit die erste verfügbare Person es bearbeiten kann.
- Round-Robin: Sie möchten für Fairness sorgen? Sie können das System automatisieren, sodass Ihre Teammitglieder nacheinander zum Einsatz kommen und niemand überlastet wird.
Die Einrichtung ist einfach: Gehen Sie einfach zu Administration > Regeln & Automatisierung und erstellen Sie eine Automatisierung, die Folgendes besagt: “Wenn ein Ticket erstellt wird, ändern Sie das Feld ‘Zugewiesen an’ in [Benutzer- oder Teamname].”
Schritt 3: Genießen Sie das „Einrichten und vergessen“-Leben
Sobald Sie Ihre E-Mail-Adresse verknüpft und Ihre Zuweisungsregeln aktiviert haben, entfällt die manuelle Arbeit.
- Ein Benutzer sendet eine E-Mail an help@yourcompany.com.
- OneDesk erkennt dies sofort und wandelt es in ein Ticket um.
- Die Automatisierungs-Engine liest das Ticket und weist es der richtigen Person zu.
- Ihr Techniker erhält eine Benachrichtigung, und der Endbenutzer erhält eine Bestätigungsnachricht.
Warum OneDesk die richtige Entscheidung ist
Wenn Sie derzeit in einem gemeinsamen Posteingang ertrinken, ändert der Wechsel zu einem dedizierten Helpdesk wie OneDesk alles. Flexible Automatisierungsregeln ermöglichen es Ihnen, Zeit zu sparen, indem Tickets automatisch weitergeleitet und aktualisiert werden – ganz nach Ihren Arbeitsabläufen. Darüber hinaus erhalten Sie über Ihr Dashboard einen klaren Überblick über offene Anfragen, die zuständigen Mitarbeiter und die Bearbeitungsdauer.
Durch die Automatisierung des Prozesses „ E-Mail zu Ticket “ können Sie den Verwaltungsaufwand reduzieren und sich auf wichtige Probleme konzentrieren.
Bereit für mehr Organisation? OneDesk ist genau für diesen Workflow konzipiert und sofort einsatzbereit. Starten Sie eine kostenlose Testphase und erleben Sie, wie viel Zeit Sie sparen, wenn Ihre Tickets automatisch zugewiesen werden!