Wenn Sie ein dienstleistungsorientiertes Unternehmen führen oder komplexe Projekte managen, kennen Sie vielleicht das Problem der „Tab-Müdigkeit“. Das bedeutet, dass sich alle Ihre Anforderungen an verschiedenen Stellen befinden. Sie müssen ständig zwischen Tabs wechseln, um in einem Tool Termine zu prüfen, Ihren Kunden per E-Mail zu informieren, in einem anderen Tool Arbeitszeiten zu erfassen und Daten manuell zwischen all diesen Programmen zu kopieren . Wenn Ihre Daten fragmentiert sind, gehen wichtige Dinge verloren. Liefertermine werden verpasst, Zeitpläne verschieben sich oder ein Meilenstein wird erreicht, aber die Rechnung wird nie verschickt.
Sie fragen sich vielleicht, ob es eine Möglichkeit gibt, Lieferergebnisse, Zeitpläne und Abrechnungen zentral zu verwalten? Die Antwort lautet: Ja. Es handelt sich um einen einheitlichen Projektbetriebsansatz. Hier erfahren Sie, warum Sie ihn benötigen und wie Sie das passende Tool dafür finden.
Die Kosten für zerbrochene Werkzeuge
Die meisten Teams beginnen mit einer Mischung aus kostenlosen Tools, Dokumenten und Tabellenkalkulationen. Das funktioniert zwar eine Zeit lang, führt aber letztendlich zu drei großen Problemen:
- Die Kontextlücke: Ihr Projektmanager weiß, dass die Arbeit erledigt ist, aber Ihr Finanzmitarbeiter weiß nicht, dass es Zeit ist, dem Kunden die Rechnung zu stellen.
- Ungenaue Zeitpläne: Verzögert sich ein Liefergegenstand um zwei Tage, müssen Sie Ihren Zeitplan manuell aktualisieren und gegebenenfalls den Kunden über eine Änderung im Abrechnungszyklus informieren.
- Profitabilitätsblindheit: Ohne Abrechnung und Aufgabenverwaltung an einem Ort ist es nahezu unmöglich zu erkennen, wie viel Zeit (Geld) Sie für ein bestimmtes Projekt aufwenden und wie viel Sie tatsächlich damit verdienen.
Worauf Sie achten sollten – Hauptmerkmale
Um alles an einem Ort zu bündeln, benötigen Sie mehr als nur einen Aufgabenmanager. Sie brauchen eine Plattform, die die Lücke zwischen Ausführung und Finanzen schließt. Achten Sie auf diese drei Säulen:
1. Meilensteinbasierte Ergebnisse
Ihr Tool sollte nicht nur Aufgaben auflisten, sondern auch das Festlegen von Meilensteinen ermöglichen. Ein Meilenstein markiert eine wichtige Projektphase. Indem diese Meilensteine zusammen mit den Aufgaben erfasst werden, sieht jeder genau, was für den nächsten Schritt nötig ist.
2. Visuelle Zeitleisten (Gantt und Kanban)
Eine statische Zeitleiste ist nutzlos. Sie benötigen eine Plattform, auf der die Zeitleiste übersichtlich dargestellt und leicht anpassbar ist. So können Manager Engpässe erkennen und den Fortschritt mit dem Kunden teilen.
3. Integrierte Abrechnung und Rechnungsstellung
Das ist das fehlende Glied in den meisten Projektmanagement-Softwarelösungen. Sie benötigen ein Tool, das Ihnen Folgendes ermöglicht:
- Verknüpfen Sie eine Rechnung direkt mit einem Liefergegenstand (Projekt).
- Verfolgen Sie in Echtzeit die abrechenbaren und nicht abrechenbaren Stunden Ihres Projekts.
- Erstellen Sie ganz einfach eine Rechnung aus der erfassten abrechenbaren Zeit.
Wo genau soll das umgesetzt werden? Professional Services Automation (PSA)
Wenn Sie einen zentralen Ort suchen, an dem Sie Ihren gesamten Projektlebenszyklus verwalten können, benötigen Sie keinen einfachen Aufgabenmanager, sondern eine PSA-Software .
Während sich herkömmliche Projektmanagement-Tools lediglich darauf konzentrieren, wie die Arbeit erledigt wird, fokussiert sich PSA-Software auf den Geschäftsprozess der Arbeitserledigung. Sie verbindet Teams und Anforderungen miteinander.
OneDesk – Hauptmerkmale einer modernen PSA-Plattform
Um Lieferergebnisse, Zeitpläne und Abrechnungen zentral zu verfolgen, bietet OneDesk als PSA-Tool zahlreiche leistungsstarke Funktionen, die Standardanwendungen nicht bieten. OneDesk ist ein einzigartiges Tool, das den gesamten Projektlebenszyklus abdeckt – von der ersten Anfrage über die Projektabwicklung und Abrechnung bis hin zum laufenden Support.
Hier einige der wichtigsten Merkmale:
1. Reibungslose Projektaufnahme
Die Idee, alles an einem Ort zu haben, beginnt bereits vor Projektbeginn. OneDesk bietet einen strukturierten Projektaufnahmeprozess. Anfragen können direkt per E-Mail oder über benutzerdefinierte Formulare erfasst werden. So wird sichergestellt, dass alle in der Vertriebsphase zugesagten Leistungen automatisch protokolliert und nachverfolgt werden.
2. Ressourcenplanung (Kapazitätsplanung, Gantt-Diagramm und Kanban-Diagramm)
Ein Projekt ist nur so gut wie die Personen, die dafür zur Verfügung stehen. OneDesk geht über einfache Listen hinaus und bietet Folgendes:
- Kapazitätsplanung: Sehen Sie in Echtzeit genau, wer überbucht ist und wer noch Kapazitäten für weitere Aufträge hat.
- Gantt-Diagramme: Erstellen Sie eine Übersicht Ihrer komplexen Zeitpläne und sehen Sie, wie sich eine Verzögerung bei einer Aufgabe auf das gesamte Projekt auswirkt.
- Kanban-Boards: Geben Sie Ihrem Team eine visuelle Möglichkeit, die Ergebnisse durch den Produktionsprozess zu bewegen, von „Zu erledigen“ bis „Erledigt“.
3. Integrierte Projektabrechnung
Das ist das fehlende Glied in den meisten Projektmanagement-Softwarelösungen. Bei OneDesk Project ist die Abrechnung direkt in den Workflow integriert. Egal, ob Sie stundenweise, mit einem Festpreis oder einer wiederkehrenden Gebühr abrechnen – die Software ermöglicht Ihnen die minutengenaue Erfassung Ihrer Arbeitszeit. Sie sehen Ihre tatsächlichen Kosten und Arbeitszeiten auf einen Blick und behalten so stets den Überblick.
4. Automatisierte Auslöser
PSA-Software eliminiert manuelle Verwaltungsarbeit durch automatisierte Auslöser . Sie können das System so einstellen, dass es basierend auf Aufgaben, Projekten oder Anfragen Aktionen ausführt. Zum Beispiel:
- Wenn eine Anfrage eingereicht wird, erstellen Sie ein Projekt basierend auf Ihrer Vorlage.
- Wenn ein Projekt zu 80 % abgeschlossen ist, wird eine Benachrichtigung an den Manager gesendet.
- Wenn eine Vorgängeraufgabe abgeschlossen ist, markieren Sie die Nachfolgeraufgabe als „bereit zum Start“.
5. Zentrales Kundenportal
Transparenz ist der Schlüssel zur Kundenbindung. OneDesk bietet ein Kundenportal , in dem Ihre Kunden sich einloggen und genau sehen können, wofür sie bezahlen. Anstatt manuelle Statusberichte zu versenden, können Sie Ihren Kunden Folgendes ermöglichen:
- Aufgabenfortschritt verfolgen: Sehen Sie genau, welche Ergebnisse in Bearbeitung sind und welche bereits abgeschlossen sind.
- Direkt kommunizieren: Sämtliches projektbezogenes Feedback und alle Gespräche sollten innerhalb der Plattform stattfinden, wodurch eine klare Nachvollziehbarkeit gewährleistet wird.
Warum es der Schlüssel für Dienstleistungsunternehmen ist
Wenn Sie Ihre Leistungen, Zeitpläne und Abrechnungen schließlich in OneDesk zusammenführen, erfolgt die Veränderung in Ihrem Unternehmen sofort:
- Schnellere Zahlungen: Rechnungen, die sofort nach Genehmigung des Auftrags versendet werden, werden 3x schneller bezahlt.
- Vollständige Transparenz: Kunden fühlen sich sicherer, wenn sie Fortschritte oder Zeitpläne einsehen können.
- Datengestützte Entscheidungen: Endlich können Sie die Frage beantworten: „Welche Projekte bringen uns tatsächlich Geld ein?“
Sind Sie bereit, den Werkzeugwechsel zu beenden?
Wenn Sie es leid sind, ständig Statusaktualisierungen zu verfolgen und Tabellenkalkulationen abzugleichen, um herauszufinden, wer Ihnen Geld schuldet, ist es Zeit für ein All-in-One-System.
OneDesk ist eine PSA-Plattform der nächsten Generation, die die Lücke zwischen Projektabwicklung und finanzieller Transparenz schließt. Wir haben leistungsstarkes Projekt-Tracking mit nahtloser Abrechnung kombiniert, damit Sie sich auf die Skalierung konzentrieren können, anstatt Daten zu synchronisieren.