Projekte sind für dienstleistungsorientierte Unternehmen von enormer Bedeutung. Doch die eigentliche Auftragsannahme kann kompliziert sein, meist aufgrund mangelnder Organisation und fehlender formaler Prozesse. Wie entscheiden Sie, welche Projekte Sie annehmen? Wie stellen Sie sicher, dass Sie nicht zu viel versprechen und zu wenig halten? Die Antwort lautet: ein Projektannahmeprozess . Und wenn Sie dafür keine PSA-Software (Professional Services Automation) wie OneDesk nutzen, arbeiten Sie wahrscheinlich unnötig viel.
Was genau ist Projektaufnahme?
Die Projektaufnahme ist die Zeitspanne zwischen der ersten Idee des Kunden und dem tatsächlichen Arbeitsbeginn Ihres Teams. In dieser Phase sammelt, prüft und priorisiert Ihr Team alle wichtigen Details und Anforderungen. Anstatt sich sofort in die Arbeit zu stürzen, hilft Ihnen ein guter Aufnahmeprozess, innezuhalten, die Details zu betrachten und zu entscheiden, ob das Projekt wirklich passt und ob Sie und Ihr Kunde die gleichen Vorstellungen haben.
Wer braucht einen soliden Aufnahmeprozess?
Im Prinzip jedes Unternehmen, das Fachwissen und Zeit verkauft. Beispiele hierfür sind:
- IT Managed Service Provider (MSPs): Durchführung von Hardware-Upgrades oder Sicherheitsaudits.
- Marketing- und Kreativagenturen: Entwicklung und Umsetzung neuer Werbekampagnen oder Marken-Relaunches.
- Architektur- und Ingenieurbüros: Wir realisieren neue Gebäudeprojekte.
- Unternehmensberater: Wir helfen Unternehmen bei der Entwicklung langfristiger Strategien.
Wie man die Projektaufnahme durchführt
Hier ist ein 4-stufiger Ablauf für die Projektannahme:
1. Stellen Sie einen standardisierten Antrag.
Lassen Sie sich nicht von Kunden am Telefon einfach sagen, was sie brauchen. Bitten Sie sie, ein Standardformular auszufüllen. So erhalten Sie jedes Mal die wichtigsten Informationen: Budget, Zeitplan, Ziele und den Hauptansprechpartner.
2. Die Evaluierungsphase
Prüfen Sie, ob die Anfrage mit Ihren Geschäftszielen übereinstimmt. Ist sie rentabel? Passt sie zu den Aufgaben, die Ihrem Team Spaß machen? Wenn es sich um ein kleines Projekt handelt, das 10 Stunden Besprechungen erfordert, lautet die Antwort wahrscheinlich „Nein“.
3. Kapazitäts- und Ressourcenplanung
Das ist der entscheidende Punkt. Sie müssen den Kalender Ihres Teams überprüfen. Haben Sie im nächsten Monat tatsächlich einen Designer oder Ingenieur zur Verfügung, oder sind diese bereits voll ausgelastet?
4. Formelle Genehmigung
Sobald das Projekt alle Hürden überwunden hat, wird es offiziell zum aktiven Projekt erklärt. Sie senden das Angebot, stellen das Team zusammen und legen den Starttermin fest.
Warum sollte man dafür einen OneDesk verwenden?
All das mit Tabellenkalkulationsprogrammen zu erledigen, ist ein Albtraum. OneDesk wurde speziell für Dienstleistungsunternehmen entwickelt, um diese unsichtbare Arbeit sichtbar zu machen.
Die Vorteile:
- Keine verpassten Anfragen mehr: Jede Anfrage wird zentral erfasst. Nichts geht im Posteingang verloren.
- Bessere Prognosen: Sie können in die Zukunft blicken. Sie wissen, dass Ihr Team in drei Wochen für neue Aufgaben zur Verfügung steht.
- Höhere Rentabilität: Durch die frühzeitige Prüfung von Projekten und die Nutzung einer integrierten Budgetplanung können Sie die Annahme von “unrentablen” Aufträgen vermeiden, die Ihre Zeit in Anspruch nehmen.
Unverzichtbare PSA-Funktionen für die Projektaufnahme
Wenn Sie nach einem PSA-Tool suchen, achten Sie darauf, dass es folgende Funktionen bietet, um Ihre Aufnahme zu erleichtern:
- Benutzerdefinierte Aufnahmeformulare: Erstellen Sie einen professionellen Link, den Sie an Ihre Kunden senden können und der deren Antworten direkt in Ihr System überträgt. Mit OneDesk können Sie verschiedene Arten von standardisierten, benutzerdefinierten Formularen erstellen.
- Ressourcenmanagement-Heatmaps: Eine visuelle Darstellung der Auslastung Ihrer Mitarbeiter. So erkennen Sie schnell, ob Sie ein neues Projekt übernehmen können. OneDesk bietet eine Arbeitslastansicht, in der Sie die Verfügbarkeit für die kommenden Tage, Wochen oder Monate einsehen können.
- Projektvorlagen: Sobald eine Anfrage genehmigt ist, können Sie sie per Knopfdruck in ein Projekt umwandeln. Alle Aufgaben, Meilensteine und Ordner sind bereits vorkonfiguriert. OneDesk bietet Projektvorlagen, mit denen Sie neue Projekte einfach starten oder Angebote erstellen können.
- Statusverfolgung: Ermöglichen Sie Ihrem Vertriebs-/Supportteam, genau zu sehen, wo sich eine Anfrage befindet (z. B. „In Prüfung“, „Wartet auf Genehmigung“ oder „Geplant“), ohne dass sie das Produktionsteam kontaktieren müssen.
Fazit
Ein unübersichtlicher Auftragsannahmeprozess führt zu einem gestressten Team und unzufriedenen Kunden. Mit OneDesk optimieren Sie die Annahme neuer Aufträge und verwandeln Ihr Unternehmen in ein perfekt geöltes Uhrwerk.
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