Projekter er supervigtige for en servicebaseret virksomhed. Men selve optagelsesprocessen kan være kompliceret, normalt på grund af manglende organisering og formelle processer. Hvordan beslutter du, hvad du skal påtage dig? Hvordan sikrer du dig, at du ikke lover for meget og underleverer? Svaret er en projektoptagelsesproces , og hvis du ikke bruger PSA-software (Professional Services Automation) som OneDesk til at håndtere det, arbejder du sandsynligvis hårdere, end du behøver.
Hvad er Projektindtag præcist?
Projektindtagelse er tiden mellem en klients udtalelse: “Jeg har en idé,” og dit team rent faktisk starter arbejdet. Det er det tidspunkt, hvor dit team indsamler, gennemgår og prioriterer vigtige detaljer og krav. I stedet for bare at dykke ned i det, hjælper en god indtagelsesproces dig med at holde en pause, se på detaljerne og beslutte, om projektet rent faktisk passer godt sammen, og at du og din klient er enige.
Hvem har brug for en solid indtagelsesproces?
Grundlæggende set enhver virksomhed, der sælger ekspertise og tid. Nogle eksempler inkluderer:
- IT Managed Service Providers (MSP’er): Håndtering af hardwareopgraderinger eller sikkerhedsrevisioner.
- Marketing- og kreative bureauer: Administration af nye annoncekampagner eller brandopdateringer.
- Arkitekt- og ingeniørfirmaer: Tager fat i nye bygningsdesigns.
- Ledelseskonsulenter: Hjælper virksomheder med langsigtet strategi.
Sådan laver du projektindtagelse
Her er en 4-trins proces til projektindtagelse:
1. Indsend en standardiseret anmodning
Lad ikke klienter “bare fortælle dig, hvad de har brug for” over telefonen. Få dem til at udfylde en standardformular. Dette sikrer, at du får det grundlæggende hver gang: budget, tidslinje, mål og hvem den primære kontaktperson er.
2. Evalueringsfasen
Sammenlign anmodningen med dine forretningsmål. Er den rentabel? Er det den slags arbejde, dit team nyder? Hvis det er et lille projekt, der kræver 10 timers møder, kan det være et “nej”.
3. Kapacitets- og ressourceplanlægning
Det her er den store sag. Du skal kigge på dit teams kalender. Har I rent faktisk en designer eller ingeniør til rådighed næste måned, eller er de allerede 100% besat?
4. Formel godkendelse
Når projektet har overstået forhindringerne, bliver det officielt “forfremmet” til et aktivt projekt. Du sender tilbuddet, tildeler teamet og fastsætter startdatoen.
Hvorfor bruge en OneDesk til dette?
Det er et mareridt at forsøge at gøre alt ovenstående ved hjælp af noget i retning af regneark. OneDesk er bygget specifikt til servicevirksomheder for at gøre dette usynlige arbejde synligt.
Fordelene:
- Slut med at miste dine forespørgsler: Alle forespørgsler spores ét sted. Intet går tabt i en indbakke.
- Bedre prognoser: Du kan se ind i fremtiden. Du ved, at om tre uger vil dit team være fri til nyt arbejde.
- Højere rentabilitet: Ved at gennemgå projekter tidligt og bruge indbygget budgetplanlægning kan du stoppe med at påtage dig “urentable” arbejde, der æder din tid.
Uundværlige PSA-funktioner til projektindtagelse
Hvis du leder efter et PSA-værktøj, skal du sørge for, at det har disse funktioner, der kan hjælpe med dit indtag:
- Brugerdefinerede indtagelsesformularer: Opret et professionelt link, som du kan sende til klienter, der sender deres svar direkte ind i dit system. OneDesk giver dig mulighed for at oprette forskellige typer standardiserede brugerdefinerede formularer.
- Ressourcestyrings-varmekort: En visuel måde at se, hvem der er optaget, og hvem der ikke er. Dette gør det nemt at se, om du kan påtage dig et nyt projekt. OneDesk har en arbejdsbyrdevisning, hvor du kan se tilgængelighed i de kommende dage, uger eller måneder.
- Projektskabeloner: Når en anmodning er godkendt, kan du klikke på en knap for at omdanne den til et projekt, hvor alle opgaver, milepæle og mapper allerede er konfigureret. OneDesk indeholder projektskabeloner, så du nemt kan starte nye projekter eller oprette tilbud ud fra dem.
- Statussporing: Lad dit salgs-/supportteam se præcis, hvor en anmodning er (f.eks. “Til gennemgang”, “Afventer godkendelse” eller “Planlagt”) uden at de behøver at genere produktionsteamet.
Den nederste linje
En rodet optagelsesproces fører til et stresset team og utilfredse kunder. Ved at bruge OneDesk til at strømline, hvordan du tager imod nyt arbejde, forvandler du din virksomhed til en velsmurt maskine.
Se selv med en 14-dages gratis prøveperiode . Få mere at vide ved at ringe til vores team .