I progetti sono fondamentali per un’azienda di servizi. Tuttavia, il processo di acquisizione dei progetti può risultare complesso, solitamente a causa della mancanza di organizzazione e di procedure formali. Come si decide quali progetti accettare? Come ci si assicura di non promettere troppo e di non mantenere le promesse? La risposta è un processo di acquisizione dei progetti , e se non si utilizza un software PSA (Professional Services Automation) come OneDesk per gestirlo, probabilmente si sta lavorando più del necessario.
Che cos’è esattamente Project Intake?
La fase di acquisizione del progetto è il periodo che intercorre tra quando un cliente dice “Ho un’idea” e l’effettivo inizio del lavoro da parte del team. È il momento in cui il team raccoglie, analizza e dà priorità ai dettagli e ai requisiti essenziali. Invece di iniziare subito, un buon processo di acquisizione del progetto permette di fare una pausa, esaminare i dettagli e decidere se il progetto è effettivamente adatto e se voi e il cliente siete sulla stessa lunghezza d’onda.
Chi ha bisogno di un solido processo di ammissione?
In sostanza, qualsiasi attività che venda competenze e tempo. Alcuni esempi includono:
- Fornitori di servizi IT gestiti (MSP): Gestione degli aggiornamenti hardware o degli audit di sicurezza.
- Agenzie di marketing e creative: Gestione di nuove campagne pubblicitarie o rinnovamento del marchio.
- Studi di architettura e ingegneria: alla guida di nuovi progetti edilizi.
- Consulenti di management: aiutiamo le aziende a definire strategie a lungo termine.
Come effettuare l’acquisizione del progetto
Ecco un flusso in 4 fasi per l’acquisizione di un progetto:
1. Invia una richiesta standardizzata
Non lasciare che i clienti ti dicano semplicemente di cosa hanno bisogno al telefono. Fai compilare loro un modulo standard. In questo modo ti assicuri di ottenere sempre le informazioni essenziali: budget, tempistiche, obiettivi e il referente principale.
2. La fase di valutazione
Valuta la richiesta in base agli obiettivi aziendali. È redditizia? È il tipo di lavoro che piace al tuo team? Se si tratta di un piccolo progetto che richiede 10 ore di riunioni, probabilmente la risposta è no.
3. Pianificazione delle capacità e delle risorse
Questo è il punto cruciale. Devi controllare il calendario del tuo team. Hai effettivamente un designer o un ingegnere disponibile il mese prossimo, o sono già impegnati al 100%?
4. Approvazione formale
Una volta superati gli ostacoli, il progetto viene ufficialmente “promosso” a progetto attivo. A quel punto si invia il preventivo, si assegna il team e si fissa la data di inizio.
Perché utilizzare OneDesk per questo scopo?
Tentare di fare tutto quanto sopra utilizzando strumenti come i fogli di calcolo è un incubo. OneDesk è stato creato appositamente per le aziende di servizi, per rendere visibile questo lavoro invisibile.
Il vantaggio:
- Niente più richieste perse: ogni richiesta viene tracciata in un unico posto. Nulla si perde nella casella di posta.
- Previsioni più accurate: potrai guardare al futuro. Saprai, ad esempio, che tra tre settimane il tuo team sarà libero per nuovi incarichi.
- Maggiore redditività: selezionando i progetti in anticipo e utilizzando la pianificazione del budget integrata, puoi evitare di accettare lavori “non redditizi” che ti fanno perdere tempo.
Caratteristiche indispensabili degli annunci di pubblica utilità per l’acquisizione di progetti
Se stai cercando uno strumento di comunicazione di pubblica utilità (PSA), assicurati che abbia queste caratteristiche per facilitare la comprensione:
- Moduli di acquisizione dati personalizzati: crea un link professionale da inviare ai clienti che invii le loro risposte direttamente al tuo sistema. OneDesk ti consente di creare diversi tipi di moduli personalizzati standardizzati.
- Mappe di calore per la gestione delle risorse: un modo visivo per vedere chi è occupato e chi no. Questo semplifica la valutazione della propria disponibilità per un nuovo progetto. OneDesk offre una visualizzazione del carico di lavoro che mostra la disponibilità nei prossimi giorni, settimane o mesi.
- Modelli di progetto: una volta approvata una richiesta, è possibile trasformarla in un progetto con un semplice clic, includendo attività, traguardi e cartelle già impostati. OneDesk include modelli di progetto per avviare facilmente nuovi progetti o per creare preventivi.
- Monitoraggio dello stato: consentite al vostro team di vendita/assistenza di visualizzare esattamente lo stato di una richiesta (ad esempio, “In revisione”, “In attesa di approvazione” o “Pianificata”) senza dover contattare il team di produzione.
In conclusione
Un processo di acquisizione clienti disorganizzato genera stress nel team e clienti insoddisfatti. Utilizzando OneDesk per semplificare l’acquisizione di nuovi clienti, trasformerete la vostra attività in un meccanismo perfettamente oliato.
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