Projekti su iznimno važni za poslovanje temeljeno na uslugama. Ali sam proces prijema može biti kompliciran, obično zbog nedostatka organizacije i formalnih procesa. Kako odlučujete što preuzeti? Kako se osiguravate da ne obećavate previše, a ne isporučujete dovoljno? Odgovor je proces prijema projekta , a ako ne koristite PSA (Professional Services Automation) softver poput OneDeska za to, vjerojatno radite više nego što je potrebno.
Što je točno unos projekta?
Prijem projekta je vrijeme između klijentove izjave „Imam ideju“ i stvarnog početka rada vašeg tima. To je vrijeme kada vaš tim prikuplja, pregledava i određuje prioritete bitnih detalja i zahtjeva. Umjesto da se samo upustite u detalje, dobar proces prijema pomaže vam da zastanete, pogledate detalje i odlučite je li projekt doista dobar izbor te da se vi i vaš klijent slažete.
Kome je potreban solidan proces unosa?
U osnovi, svaka tvrtka koja prodaje stručnost i vrijeme. Neki primjeri uključuju:
- Pružatelji upravljanih IT usluga (MSP): Upravljanje nadogradnjama hardvera ili sigurnosnim revizijama.
- Marketinške i kreativne agencije: Upravljanje novim oglasnim kampanjama ili osvježavanjem brenda.
- Arhitektonske i inženjerske tvrtke: Preuzimaju projekte novih zgrada.
- Konzultanti za menadžment: Pomažu tvrtkama s dugoročnom strategijom.
Kako napraviti prijem projekta
Evo tijeka u 4 koraka za prijem projekta:
1. Pošaljite standardizirani zahtjev
Ne dopustite klijentima da vam “samo kažu što im treba” preko telefona. Neka ispune standardni obrazac. To osigurava da svaki put dobijete osnovne informacije: proračun, vremenski okvir, ciljeve i tko je glavna kontakt osoba.
2. Faza evaluacije
Usporedite zahtjev s vašim poslovnim ciljevima. Je li profitabilan? Je li to vrsta posla u kojoj vaš tim uživa? Ako se radi o malom projektu koji zahtijeva 10 sati sastanaka, mogao bi biti “ne”.
3. Planiranje kapaciteta i resursa
Ovo je važno. Morate pogledati kalendar svog tima. Imate li doista dostupnog dizajnera ili inženjera sljedeći mjesec ili su već 100% popunjeni?
4. Formalno odobrenje
Nakon što projekt prođe sve prepreke, službeno se “promovira” u aktivni projekt. Šaljete ponudu, dodjeljujete tim i određujete datum početka.
Zašto koristiti OneDesk za ovo?
Pokušaj da se sve navedeno napravi pomoću nečega poput proračunskih tablica je noćna mora. OneDesk je posebno napravljen za uslužne djelatnosti kako bi se ovaj nevidljivi rad učinio vidljivim.
Prednosti:
- Nema više propusta: Svaki zahtjev se prati na jednom mjestu. Ništa se ne gubi u pristigloj pošti.
- Bolje predviđanje: Možete vidjeti u budućnost. Znat ćete da će za tri tjedna vaš tim biti slobodan za novi posao.
- Veća profitabilnost: Ranim provjeravanjem projekata i korištenjem ugrađenog planiranja proračuna možete prestati preuzimati “neprofitabilne” poslove koji vam oduzimaju vrijeme.
Obavezne značajke PSA-a za upis na projekt
Ako tražite alat za PSA, provjerite ima li ove značajke koje će vam pomoći s unosom:
- Prilagođeni obrasci za upis: Izradite profesionalnu poveznicu koju možete poslati klijentima i koja će njihove odgovore izravno učitati u vaš sustav. OneDesk vam omogućuje izradu različitih vrsta standardiziranih prilagođenih obrazaca.
- Heatmape upravljanja resursima: Vizualni način da vidite tko je zauzet, a tko nije. To olakšava uvid u to možete li preuzeti novi projekt. OneDesk ima prikaz radnog opterećenja gdje možete vidjeti dostupnost u nadolazećim danima, tjednima ili mjesecima.
- Predlošci projekata: Nakon što je zahtjev odobren, možete kliknuti gumb da biste ga pretvorili u projekt sa svim već postavljenim zadacima, prekretnicama i mapama. OneDesk uključuje predloške projekata za jednostavno pokretanje novih projekata ili izradu ponuda na temelju njih.
- Praćenje statusa: Omogućite svom prodajnom/podrškom timu da točno vidi gdje se zahtjev nalazi (npr. “U pregledu”, “Čeka odobrenje” ili “Planirano”) bez potrebe da uznemiravaju produkcijski tim.
Zaključak
Neuredan proces prijema dovodi do stresnog tima i nezadovoljnih klijenata. Korištenjem OneDeska za pojednostavljenje načina na koji preuzimate novi posao, pretvarate svoje poslovanje u dobro podmazan stroj.
Uvjerite se sami uz 14-dnevno besplatno probno razdoblje . Saznajte više pozivom našem timu .