Проектите са изключително важни за бизнеса, базиран на услуги. Но самият процес на приемане може да бъде сложен, обикновено поради липса на организация и формални процеси. Как решавате какво да поемете? Как се уверявате, че не обещавате прекалено много и не изпълнявате достатъчно? Отговорът е Процес на приемане на проекти и ако не използвате софтуер за PSA (Professional Services Automation) като OneDesk, за да се справите с него, вероятно работите по-усилено, отколкото е необходимо.
Какво точно е Project Intake?
Приемането на проекта е моментът между клиентът да каже „Имам идея“ и вашият екип да започне работа. Това е моментът, в който вашият екип събира, преглежда и приоритизира важни детайли и изисквания. Вместо просто да се потопите в детайлите, един добър процес на приемане на проекта ви помага да спрете, да разгледате детайлите и да решите дали проектът действително е подходящ и че вие и вашият клиент сте на едно мнение.
Кой се нуждае от солиден процес на прием?
По принцип, всеки бизнес, който продава експертиза и време. Някои примери включват:
- Доставчици на управлявани ИТ услуги (MSP): Обработка на хардуерни надстройки или одити за сигурност.
- Маркетингови и креативни агенции: Управление на нови рекламни кампании или обновяване на марката.
- Архитектурни и инженерни фирми: Поемане на проекти за нови сгради.
- Консултанти по мениджмънт: Подпомагане на компании с дългосрочна стратегия.
Как да направите прием на проекти
Ето 4-стъпков процес за приемане на проекти:
1. Подайте стандартизирана заявка
Не позволявайте на клиентите „просто да ви казват от какво се нуждаят“ по телефона. Накарайте ги да попълнят стандартен формуляр. Това гарантира, че всеки път получавате основните неща: бюджет, срокове, цели и кой е основното лице за контакт.
2. Фазата на оценяване
Проверете заявката спрямо вашите бизнес цели. Печеливша ли е? Това ли е работата, която вашият екип харесва? Ако е малък проект, който изисква 10 часа срещи, може да е „не“.
3. Планиране на капацитета и ресурсите
Това е най-важното. Трябва да погледнете календара на екипа си. Имате ли наистина свободен дизайнер или инженер за следващия месец или те вече са на 100%?
4. Официално одобрение
След като проектът премине през препятствията, той официално бива „повишено“ до активен проект. Изпращате офертата, назначавате екипа и определяте началната дата.
Защо да използвате OneDesk за това?
Опитът да се направи всичко горепосочено с помощта на нещо като електронни таблици е кошмар. OneDesk е създаден специално за бизнеси с услуги, за да направи тази невидима работа видима.
Предимствата:
- Край на пропусканията: Всяка заявка се проследява на едно място. Нищо не се губи във входящата поща.
- По-добро прогнозиране: Можете да виждате в бъдещето. Ще знаете, че след три седмици екипът ви ще бъде свободен за нова работа.
- По-висока рентабилност: Чрез ранно проучване на проектите и използване на вградено бюджетно планиране можете да спрете да поемате „нерентабилна“ работа, която ви губи времето.
Задължителни функции на PSA за прием в проект
Ако търсите инструмент за PSA, уверете се, че той има следните функции, които да ви помогнат с приема:
- Персонализирани формуляри за прием: Създайте професионален линк, който можете да изпращате на клиентите, който да въвежда техните отговори директно във вашата система. OneDesk ви позволява да създавате различни видове стандартизирани персонализирани формуляри.
- Топлинни карти за управление на ресурси: Визуален начин да видите кой е зает и кой не. Това улеснява преценката дали можете да поемете нов проект. OneDesk има изглед на работното натоварване, където можете да видите наличността през следващите дни, седмици или месеци.
- Шаблони за проекти: След като заявката бъде одобрена, можете да щракнете върху бутон, за да я превърнете в проект с всички вече настроени задачи, етапи и папки. OneDesk включва шаблони за проекти, за да стартирате лесно нови проекти или да изготвяте оферти от тях.
- Проследяване на статуса: Позволете на вашия екип по продажби/поддръжка да вижда точно къде се намира дадена заявка (напр. „В процес на преглед“, „Очаква одобрение“ или „Планирана“), без да се налага да досажда на производствения екип.
Долната линия
Разхвърляният процес на приемане на кандидати води до стресиран екип и недоволни клиенти. Използвайки OneDesk за рационализиране на начина, по който поемате нова работа, вие превръщате бизнеса си в добре смазана машина.
Убедете се сами с 14-дневен безплатен пробен период . Научете повече, като се обадите на нашия екип .