Prosjekter er superviktige for en tjenestebasert virksomhet. Men selve inntaksprosessen kan være komplisert, vanligvis på grunn av mangel på organisering og formelle prosesser. Hvordan bestemmer du deg for hva du skal ta på deg? Hvordan sørger du for at du ikke lover for mye og underleverer? Svaret er en prosjektinntaksprosess , og hvis du ikke bruker PSA-programvare (Professional Services Automation) som OneDesk til å håndtere det, jobber du sannsynligvis hardere enn du trenger.
Hva er egentlig Prosjektinntak?
Prosjektinntak er tiden fra en klient sier: «Jeg har en idé», til teamet ditt faktisk starter arbeidet. Det er tiden da teamet samler inn, gjennomgår og prioriterer viktige detaljer og krav. I stedet for bare å dykke ned i det, hjelper en god inntaksprosess deg med å stoppe opp, se på detaljene og avgjøre om prosjektet faktisk passer godt, og at du og klienten din er på samme bølgelengde.
Hvem trenger en solid inntaksprosess?
I utgangspunktet enhver bedrift som selger ekspertise og tid. Noen eksempler inkluderer:
- IT-administrerte tjenesteleverandører (MSP-er): Håndtering av maskinvareoppgraderinger eller sikkerhetsrevisjoner.
- Markedsførings- og kreative byråer: Administrering av nye annonsekampanjer eller merkevareoppdateringer.
- Arkitekt- og ingeniørfirmaer: Tar på seg nye bygningsdesign.
- Ledelseskonsulenter: Hjelper bedrifter med langsiktig strategi.
Slik gjennomfører du prosjektinntak
Her er en firetrinnsprosess for prosjektinntak:
1. Send inn en standardisert forespørsel
Ikke la kundene «bare fortelle deg hva de trenger» over telefonen. Få dem til å fylle ut et standardskjema. Dette sikrer at du får det grunnleggende hver gang: budsjett, tidslinje, mål og hvem hovedkontaktpersonen er.
2. Evalueringsfasen
Sammenlign forespørselen mot forretningsmålene dine. Er den lønnsom? Er det den typen arbeid teamet ditt liker? Hvis det er et lite prosjekt som krever 10 timer med møter, kan det hende det blir et «nei».
3. Kapasitets- og ressursplanlegging
Dette er den store saken. Du må se på teamets kalender. Har dere faktisk en designer eller ingeniør tilgjengelig neste måned, eller er de allerede 100 % opptatt?
4. Formell godkjenning
Når prosjektet har passert hindringene, blir det offisielt «forfremmet» til et aktivt prosjekt. Du sender tilbudet, tildeler teamet og setter startdatoen.
Hvorfor bruke OneDesk til dette?
Å prøve å gjøre alt det ovennevnte ved hjelp av noe som regneark er et mareritt. OneDesk er bygget spesielt for tjenesteytende bedrifter for å gjøre dette usynlige arbeidet synlig.
Fordelene:
- Slutt på tap: Alle forespørsler spores på ett sted. Ingenting går tapt i en innboks.
- Bedre prognoser: Du kan se inn i fremtiden. Du vet at om tre uker vil teamet ditt være ledig til nytt arbeid.
- Høyere lønnsomhet: Ved å vurdere prosjekter tidlig og bruke innebygd budsjettplanlegging kan du slutte å ta på deg «ulønnsomt» arbeid som spiser opp tiden din.
Viktige PSA-funksjoner for prosjektinntak
Hvis du ser etter et PSA-verktøy, sørg for at det har disse funksjonene for å hjelpe deg med inntaket:
- Tilpassede inntaksskjemaer: Lag en profesjonell lenke du kan sende til klienter som mater svarene deres direkte inn i systemet ditt. OneDesk lar deg lage forskjellige typer standardiserte tilpassede skjemaer.
- Ressurshåndteringsvarmekart: En visuell måte å se hvem som er opptatt og hvem som ikke er det. Dette gjør det enkelt å se om du kan ta på deg et nytt prosjekt. OneDesk har en arbeidsmengdevisning der du kan se tilgjengelighet i løpet av de kommende dagene, ukene eller månedene.
- Prosjektmaler: Når en forespørsel er godkjent, kan du klikke på en knapp for å gjøre den om til et prosjekt med alle oppgaver, milepæler og mapper allerede konfigurert. OneDesk inkluderer prosjektmaler for å enkelt starte nye prosjekter eller lage tilbud fra dem.
- Statussporing: La salgs-/supportteamet se nøyaktig hvor en forespørsel er (f.eks. «Til vurdering», «Venter på godkjenning» eller «Planlagt») uten at de trenger å forstyrre produksjonsteamet.
Konklusjonen
En rotete inntaksprosess fører til et stresset team og misfornøyde kunder. Ved å bruke OneDesk til å effektivisere måten du tar på deg nytt arbeid på, gjør du virksomheten din til en velsmurt maskin.
Se selv med en 14-dagers gratis prøveperiode . Finn ut mer ved å ringe teamet vårt .