Projekt är superviktiga för ett tjänstebaserat företag. Men själva intagningsprocessen kan vara komplicerad, oftast på grund av bristande organisation och formella processer. Hur bestämmer du vad du ska ta dig an? Hur ser du till att du inte lovar för mycket och underlevererar? Svaret är en projektintagningsprocess , och om du inte använder PSA-programvara (Professional Services Automation) som OneDesk för att hantera det, arbetar du förmodligen hårdare än du behöver.
Vad exakt är Projektintag?
Projektintaget är tiden mellan att en klient säger “Jag har en idé” och att ditt team faktiskt börjar arbeta. Det är den tidpunkt då ditt team samlar in, granskar och prioriterar viktiga detaljer och krav. Istället för att bara dyka in i det hjälper en bra intagningsprocess er att stanna upp, titta på detaljerna och avgöra om projektet faktiskt passar bra och att ni och din klient är överens.
Vem behöver en gedigen intagsprocess?
I grund och botten alla företag som säljer expertis och tid. Några exempel inkluderar:
- IT-leverantörer av hanterade tjänster (MSP:er): Hanterar hårdvaruuppgraderingar eller säkerhetsrevisioner.
- Marknadsförings- och kreativa byråer: Hantera nya annonskampanjer eller varumärkesuppdateringar.
- Arkitekt- och ingenjörsföretag: Tar sig an nya byggnadsdesigner.
- Managementkonsulter: Hjälper företag med långsiktig strategi.
Hur man gör projektintagning
Här är ett 4-stegsflöde för projektintag:
1. Skicka in en standardiserad begäran
Låt inte kunderna “bara berätta vad de behöver” via telefon. Be dem fylla i ett standardformulär. Detta säkerställer att du får grunderna varje gång: budget, tidslinje, mål och vem den huvudsakliga kontaktpersonen är.
2. Utvärderingsfasen
Jämför begäran med dina affärsmål. Är den lönsam? Är det den typ av arbete ditt team tycker om? Om det är ett litet projekt som kräver 10 timmars möten kan det bli ett “nej”.
3. Kapacitets- och resursplanering
Det här är den stora frågan. Du behöver titta i ditt teams kalender. Har ni faktiskt en designer eller ingenjör tillgänglig nästa månad, eller är de redan uppe i 100 %?
4. Formellt godkännande
När projektet har klarat hindren blir det officiellt “befordrat” till ett aktivt projekt. Du skickar offerten, tilldelar teamet och anger startdatum.
Varför använda OneDesk för detta?
Att försöka göra allt ovanstående med hjälp av något i stil med kalkylblad är en mardröm. OneDesk är byggt specifikt för tjänsteföretag för att synliggöra detta osynliga arbete.
Fördelarna:
- Inga fler missar: Varje förfrågan spåras på ett ställe. Ingenting går förlorat i en inkorg.
- Bättre prognoser: Du kan se in i framtiden. Du vet att om tre veckor kommer ditt team att vara ledigt för nytt arbete.
- Högre lönsamhet: Genom att granska projekt tidigt och använda inbyggd budgetplanering kan du sluta ta på dig “olönsamt” arbete som äter upp din tid.
Obligatoriska PSA-funktioner för projektintag
Om du letar efter ett PSA-verktyg, se till att det har dessa funktioner för att hjälpa dig med ditt intag:
- Anpassade intagningsformulär: Skapa en professionell länk som du kan skicka till klienter som matar in deras svar direkt i ditt system. OneDesk låter dig skapa olika typer av standardiserade anpassade formulär.
- Resurshanteringsvärmekartor: Ett visuellt sätt att se vem som är upptagen och vem som inte är det. Detta gör det enkelt att se om du kan ta dig an ett nytt projekt. OneDesk har en arbetsbelastningsvy där du kan se tillgänglighet under de kommande dagarna, veckorna eller månaderna.
- Projektmallar: När en begäran har godkänts kan du klicka på en knapp för att omvandla den till ett projekt med alla uppgifter, milstolpar och mappar redan konfigurerade. OneDesk innehåller projektmallar för att enkelt starta nya projekt eller skapa offerter från dem.
- Statusspårning: Låt ditt sälj-/supportteam se exakt var en förfrågan befinner sig (t.ex. “Granskas”, “Väntar på godkännande” eller “Schemalagd”) utan att de behöver störa produktionsteamet.
Slutsatsen
En rörig intagningsprocess leder till ett stressat team och missnöjda kunder. Genom att använda OneDesk för att effektivisera hur ni tar er an nytt arbete förvandlar ni ert företag till en väloljad maskin.
Se själv med en 14-dagars gratis provperiod . Läs mer genom att ringa vårt team .