Ако управлявате бизнес, базиран на услуги, или управлявате сложни проекти, може би сте запознати с „умора от раздели“. Това е, когато всички ваши изисквания са на различни места. Това означава превключване на раздели, за да проверявате дати в един инструмент, да актуализирате клиента си по имейл, да регистрирате време в друг инструмент и ръчно да копирате данни между всички тях. Когато данните ви са фрагментирани, нещата се изплъзват. Пропускат се резултати, сроковете се изостават или се достига важен етап, но фактурата никога не се изпраща.
Така че може би си мислите, има ли начин да се проследяват резултатите, сроковете и фактурирането на едно място? Отговорът е „да“. Това се нарича подход „Унифицирани проектни операции“. Ето защо ви е необходим и как да намерите правилния инструмент за него.
Цената на счупените инструменти
Повечето екипи започват с комбинация от безплатни инструменти, документи и електронни таблици, съчетани заедно. Въпреки че това работи известно време, в крайна сметка създава три основни проблема:
- Контекстната празнина: Вашият ръководител на проекта знае, че работата е свършена, но вашият финансов специалист не знае, че е време да фактурира клиента.
- Неточни срокове: Ако дадена доставка се забави с два дни, трябва ръчно да актуализирате графика си и евентуално да уведомите клиента за промяна в цикъла на фактуриране.
- Слепота за рентабилността: Без фактуриране и задачи на едно място е почти невъзможно да видите колко време (пари) харчите спрямо това колко всъщност печелите по конкретен проект.
Какво да търсите – ключови характеристики
За да преместите всичко на едно място, ви е нужно нещо повече от просто мениджър на задачи. Нуждаете се от платформа, която да преодолява пропастта между изпълнението и финансите. Потърсете тези три стълба:
1. Резултати, базирани на етапи
Вашият инструмент не трябва просто да изброява задачи. Той трябва да ви позволява да задавате етапи (Masters) . Етапът отбелязва важна фаза от проекта. Като ги проследявате на едно и също място със задачите си, всеки вижда точно какво трябва да се случи, за да се стигне до следващата стъпка.
2. Визуални времеви линии (Гант и Канбан)
Времевата линия е безполезна, ако е статична. Нуждаете се от платформа, където времевата линия е ясно видима и лесно се настройва. Това позволява на мениджърите да забелязват пречките и да споделят напредъка с клиента.
3. Интегрирано фактуриране и фактуриране
Това е липсващото звено в повечето софтуерни програми за управление на проекти. Искате инструмент, който ви позволява да:
- Свържете фактура директно с резултат (проект).
- Проследявайте фактурируемите спрямо нефактурируемите часове по вашия проект в реално време.
- Създайте фактура лесно от проследено време за фактуриране
Къде всъщност да направя това? Автоматизация на професионални услуги (PSA)
Ако търсите едно място, където да съхранявате целия жизнен цикъл на проекта си, не търсите обикновен мениджър на задачи, а PSA софтуер .
Докато стандартните инструменти за управление на проекти се фокусират само върху това как се извършва работата, софтуерът PSA се фокусира върху бизнеса по изпълнението на работата. Той свързва екипите и изискванията заедно.
OneDesk – Основни характеристики на модерна PSA платформа
За да проследявате наистина резултатите, сроковете и фактурирането на едно място, OneDesk е инструмент за обществено обслужване (PSA), който предлага няколко важни функции, липсващи на стандартните приложения. OneDesk е уникален инструмент, който може да управлява целия жизнен цикъл на проекта, от първоначалната заявка до доставката и фактурирането на проекта и дори текущата поддръжка.
Ето някои от ключовите характеристики:
1. Безпроблемен прием на проекти
Идеята за „всичко на едно място“ започва още преди началото на проекта. OneDesk предоставя структуриран процес на приемане на проекти. Можете да приемате заявки директно от имейл или персонализирани формуляри. Това гарантира, че всеки обещан резултат във фазата на продажбите се регистрира и проследява автоматично.
2. Планиране на ресурсите (Капацитет, Гант и Канбан)
Един проект е толкова добър, колкото са добрите хората, които са на разположение да го изпълнят. OneDesk надхвърля обикновените списъци, като предлага:
- Планиране на капацитета: Вижте точно кой е претоварен и кой има място за още работа в реално време.
- Изгледи на Гант: Начертайте сложните си срокове и вижте как забавянето на една задача се отразява на целия проект.
- Канбан табла: Дайте на екипа си визуален начин за придвижване на резултатите през процесния процес, от „Задачи“ до „Готово“.
3. Интегрирано фактуриране на проекти
Това е липсващото звено в повечето софтуерни програми за проекти. С OneDesk фактурирането на проекти е вградено директно в работния процес. Независимо дали таксувате на час, с фиксирана такса или с повтарящ се абонамент, софтуерът ви позволява да проследявате всяка минута. Можете да видите „действителното“ си време и разходи с един поглед, като се уверите, че сте на правилния път.
4. Автоматизирани тригери
Софтуерът PSA елиминира ръчната административна работа чрез автоматизирани тригери . Можете да настроите системата да предприема действия въз основа на задача, проект или заявка. Например:
- Когато бъде подадена заявка, създайте проект въз основа на вашия шаблон.
- Когато даден проект достигне 80% завършеност, изпратете известие до мениджъра.
- Когато предшестваща задача е завършена, маркирайте наследника като „готов за стартиране“.
5. Централизиран клиентски портал
Прозрачността е ключът към задържането на клиентите. OneDesk предоставя клиентски портал , където вашите клиенти могат да влязат, за да видят точно за какво плащат. Вместо да изпращате ръчни отчети за състоянието, можете да позволите на клиентите:
- Проследяване на напредъка на задачите: Вижте точно кои резултати са в процес на изпълнение и кои са завършени.
- Комуникирайте директно: Съхранявайте цялата обратна връзка и разговори, свързани с проекта, в платформата, създавайки ясна одитна следа.
Защо е ключът към обслужването на бизнеса
Когато най-накрая консолидирате вашите резултати, срокове и фактуриране в OneDesk, промяната във вашия бизнес е незабавна:
- По-бързи плащания: Фактурите, изпратени в момента на одобрение на работата, се плащат 3 пъти по-бързо.
- Пълна прозрачност: Клиентите се чувстват по-сигурни, когато могат да видят напредъка или сроковете.
- Решения, основани на данни: Най-накрая можете да отговорите на въпроса „Кои проекти всъщност ни печелят пари?“
Готови ли сте да спрете смяната на инструменти?
Ако сте уморени да преследвате актуализации на състоянието и да сравнявате електронни таблици, за да видите кой ви дължи пари, време е да преминете към система „всичко в едно“.
OneDesk е платформа за обществени реклами от следващо поколение, създадена да преодолее разликата между изпълнението на проекти и финансовата яснота. Комбинирахме мощно проследяване на проекти с безпроблемно фактуриране, така че да можете да се съсредоточите върху мащабирането, а не върху синхронизирането на данни.