Als je een servicegericht bedrijf runt of complexe projecten beheert, ken je wellicht het fenomeen ‘tab-vermoeidheid’. Dit treedt op wanneer al je vereisten op verschillende plekken staan. Je moet constant schakelen tussen tabbladen om datums in de ene tool te controleren, je klant via e-mail op de hoogte te houden, uren in een andere tool te registreren en handmatig gegevens tussen al deze tools te kopiëren . Wanneer je gegevens gefragmenteerd zijn, gaan er dingen mis. Leveringen worden gemist, een planning loopt vertraging op of een mijlpaal wordt bereikt, maar de factuur wordt nooit verstuurd.
Je vraagt je misschien af: is er een manier om deliverables, planningen en facturering op één plek bij te houden? Het antwoord is ja. Dat heet een Unified Project Operations-aanpak. Hieronder lees je waarom je die nodig hebt en hoe je de juiste tool ervoor vindt.
De kosten van gebroken gereedschap
De meeste teams beginnen met een mix van gratis tools, documenten en spreadsheets die aan elkaar zijn gekoppeld. Hoewel dit een tijdje werkt, leidt het uiteindelijk tot drie grote problemen:
- De contextkloof: Je projectmanager weet dat het werk af is, maar je financiële medewerker weet niet dat het tijd is om de klant te factureren.
- Onnauwkeurige tijdlijnen: Als een oplevering twee dagen vertraging oploopt, moet u uw planning handmatig bijwerken en mogelijk de klant informeren over een wijziging in de factureringscyclus.
- Winstgevendheidsblindheid: Zonder een overzichtelijke administratie van facturering en taken is het vrijwel onmogelijk om te zien hoeveel tijd (en geld) je besteedt aan een specifiek project in verhouding tot wat je er daadwerkelijk mee verdient.
Waarop te letten – belangrijkste kenmerken
Om alles op één plek te beheren, heb je meer nodig dan alleen een taakbeheerder. Je hebt een platform nodig dat de kloof tussen uitvoering en financiën overbrugt. Let op deze drie pijlers:
1. Op mijlpalen gebaseerde resultaten
Je tool moet niet alleen taken weergeven. Je moet er ook mijlpalen in kunnen instellen. Een mijlpaal markeert een belangrijke fase in een project. Door deze mijlpalen op dezelfde plek als je taken bij te houden, ziet iedereen precies wat er moet gebeuren om de volgende stap te bereiken.
2. Visuele tijdlijnen (Gantt en Kanban)
Een statische tijdlijn is nutteloos. Je hebt een platform nodig waar de tijdlijn duidelijk zichtbaar en eenvoudig aanpasbaar is. Zo kunnen managers knelpunten signaleren en de voortgang met de klant delen.
3. Geïntegreerde facturering
Dit is de ontbrekende schakel in de meeste projectmanagementsoftware. Je wilt een tool waarmee je het volgende kunt doen:
- Koppel een factuur direct aan een resultaat (project).
- Houd in realtime bij welke uren aan uw project factureerbaar en welke niet-factureerbaar zijn.
- Maak eenvoudig een factuur aan op basis van geregistreerde factureerbare uren.
Waar moet dit concreet worden gedaan? Professionele dienstverleningsautomatisering (PSA).
Als u op zoek bent naar één plek om de volledige levenscyclus van uw project te beheren, dan zoekt u geen simpele taakmanager, maar PSA-software .
Waar standaard projectmanagementtools zich alleen richten op hoe het werk wordt gedaan, richt PSA-software zich op het zakelijke aspect van het uitvoeren van het werk. Het verbindt teams en vereisten met elkaar.
OneDesk – Belangrijkste kenmerken van een modern PSA-platform
Om deliverables, planningen en facturering echt op één plek te volgen, is OneDesk een PSA-tool die een aantal krachtige functies biedt die standaardapps missen. OneDesk is een unieke tool waarmee de volledige projectlevenscyclus kan worden beheerd, van de eerste aanvraag tot projectoplevering en facturering, en zelfs doorlopende ondersteuning.
Hieronder vindt u enkele van de belangrijkste kenmerken:
1. Naadloze projectaanmelding
Het idee van ‘alles op één plek’ begint al vóór de start van het project. OneDesk biedt een gestructureerd proces voor projectaanvragen. U kunt aanvragen rechtstreeks via e-mail of aangepaste formulieren vastleggen. Dit zorgt ervoor dat elke in de verkoopfase beloofde levering automatisch wordt geregistreerd en bijgehouden.
2. Resourceplanning (capaciteit, Gantt-diagram en Kanban)
Een project is slechts zo goed als de mensen die eraan kunnen werken. OneDesk gaat verder dan simpele lijstjes en biedt het volgende:
- Capaciteitsplanning: zie in realtime precies wie overboekt is en wie nog ruimte heeft voor extra werk.
- Gantt-diagrammen: Breng uw complexe tijdlijnen in kaart en zie hoe een vertraging in één taak het hele project beïnvloedt.
- Kanbanborden: Geef je team een visuele manier om taken door het proces te verplaatsen, van ‘Te doen’ naar ‘Klaar’.
3. Geïntegreerde projectfacturering
Dit is de ontbrekende schakel in de meeste projectmanagementsoftware. Bij OneDesk is projectfacturering direct in de workflow geïntegreerd. Of u nu per uur factureert, een vast bedrag hanteert of een terugkerend abonnement afsluit, met de software kunt u elke minuut bijhouden. U ziet in één oogopslag uw ‘werkelijke’ tijd en kosten, zodat u zeker weet dat u op de goede weg bent.
4. Geautomatiseerde triggers
PSA-software elimineert handmatig administratief werk door middel van geautomatiseerde triggers . U kunt het systeem zo instellen dat het actie onderneemt op basis van een taak, project of aanvraag. Bijvoorbeeld:
- Wanneer een aanvraag wordt ingediend, maak dan een project aan op basis van uw sjabloon.
- Wanneer een project voor 80% voltooid is, stuur dan een melding naar de manager.
- Wanneer een voorgaande taak is voltooid, markeer je de opvolgende taak als ‘klaar om te starten’.
5. Gecentraliseerd klantenportaal
Transparantie is de sleutel tot klantbehoud. OneDesk biedt een klantenportaal waar uw klanten kunnen inloggen en precies kunnen zien waarvoor ze betalen. In plaats van handmatig statusrapporten te versturen, kunt u uw klanten het volgende laten zien:
- Volg de voortgang van taken: zie precies welke resultaten in bewerking zijn en welke al zijn afgerond.
- Communiceer direct: houd alle projectgerelateerde feedback en gesprekken binnen het platform, zodat er een duidelijk overzicht van de voortgang is.
Waarom dit de sleutel is tot dienstverlenende bedrijven
Wanneer u uw deliverables, planningen en facturering eindelijk in OneDesk samenvoegt, merkt u direct een positieve verandering in uw bedrijf:
- Snellere betalingen: Facturen die direct na goedkeuring van de opdracht worden verzonden, worden 3x sneller betaald.
- Volledige transparantie: Klanten voelen zich veiliger wanneer ze de voortgang en de planning kunnen volgen.
- Datagestuurde beslissingen: U kunt eindelijk de vraag beantwoorden: “Welke projecten leveren ons daadwerkelijk geld op?”
Ben je klaar om te stoppen met het constant wisselen van gereedschap?
Ben je het zat om constant statusupdates te controleren en spreadsheets te vergelijken om te zien wie je geld schuldig is? Dan is het tijd om over te stappen op een alles-in-één systeem.
OneDesk is een geavanceerd PSA-platform dat de kloof tussen projectuitvoering en financieel inzicht overbrugt. We hebben krachtige projecttracking gecombineerd met naadloze facturering, zodat u zich kunt concentreren op schaalvergroting in plaats van op het synchroniseren van gegevens.