Van de eerste aanvraag tot de definitieve factuur,
alles op één plek

OneDesk biedt klantenserviceteams één platform voor het aannemen van projectaanvragen, het verzenden van offertes, het plannen en uitvoeren van werkzaamheden, het samenwerken met klanten, het bijhouden van tijd en het factureren. Dit alles zonder te hoeven schakelen tussen een dozijn afzonderlijke tools.

Gratis proefperiode van 14 dagen · Geen creditcard vereist

USE CASES

Voor elke fase van de projectoplevering voor klanten

Van intake en offerte tot oplevering, klantensamenwerking en facturatie — OneDesk beheert de volledige projectlevenscyclus voor professionele serviceteams.

Zet aanvragen om in gescopeerde, goedgekeurde projecten

Leg nieuwe projectaanvragen vast via een intakeformulier in uw eigen huisstijl — verzamel vooraf de scope, het budget, de tijdlijn en eventuele ondersteunende documenten van de klant. Stel direct vanuit de aanvraag een offerte op en verstuur deze, verkrijg goedkeuring van de klant met één klik en zet de goedgekeurde offerte automatisch om in een live project. Geen afzonderlijke tools, geen verlies van context.

Plan elke opdracht van start tot afronding

Zodra een project live is, geeft u uw team een gestructureerde werkruimte om fasen te plannen, mijlpalen in te stellen, taken en subtaken toe te wijzen en afhankelijkheden in kaart te brengen. Volg de oplevering op een Gantt-tijdlijn of een Kanban-bord. Deel een klantgerichte weergave van de voortgang via het portaal zonder uw interne taakdetails of teamnotities prijs te geven.

Houd elk klantgesprek op één plek

Elk project heeft twee berichtlagen: een klantgerichte thread voor updates, vragen, het delen van bestanden en goedkeuringen, en een besloten interne thread voor de notities en coördinatie van uw team. Klanten communiceren via het portaal of door een e-mail te beantwoorden — in beide gevallen komt het bericht in de juiste thread terecht. Er gaat niets verloren tussen verschillende inboxen.

Factureer nauwkeurig voor elk type opdracht

Registreer tijd direct op projecttaken terwijl het werk wordt uitgevoerd. Houd onkosten bij met bonnetjes. Of u nu een vast projecttarief in rekening brengt, per uur factureert of een hybride model gebruikt, OneDesk legt al het werk vast volgens de juiste facturatieafspraak en genereert een gespecificeerde factuur op basis van echte gegevens — niet op basis van schattingen achteraf of giswerk in spreadsheets.

FUNCTIES

Alles wat een professioneel serviceteam nodig heeft om op te leveren en betaald te krijgen

Klantportaal, intakeformulieren, offertes, Gantt- en Kanban-projectbeheer, subtaken, tijdregistratie, facturatie, klant- en interne berichten en goedkeuringen — alles wat teams nodig hebben om uitstekend werk te leveren en daarvoor betaald te krijgen.

Portaal

Geef elke klant zijn eigen portaal in uw huisstijl waar zij projectaanvragen kunnen indienen, de voortgang van de oplevering kunnen volgen en berichten naar uw team kunnen sturen. Elke interactie wordt geregistreerd en gekoppeld aan het bijbehorende project.

Intake & offertes

Klanten kunnen projectaanvragen indienen via een gestructureerd intakeformulier, waardoor uw team de scope, het budget en de context krijgt die nodig zijn voordat een gesprek zelfs maar begint. Bouw een offerte met regelitems, vaste tarieven en uurtarieven. Stuur deze naar de klant en zij keuren deze met één klik goed.

Project planning

Plan elk project op een interactieve Gantt-grafiek met fasemijlpalen, taakafhankelijkheden en planning van begin tot eind. Schakel over naar Kanban voor de dagelijkse werkzaamheden. Splits complexe deliverables op in subtaken met individuele eigenaren en vervaldatums.

Berichten

Creëer verschillende conversaties. Een klantgerichte thread voor updates, vragen, goedkeuringen en het delen van bestanden, en een besloten interne thread voor de coördinatie en notities van uw team. Klanten antwoorden per e-mail of via het portaal en in beide gevallen komt het bericht in de juiste thread terecht.

Tijd & facturatie

Teamleden registreren tijd direct op projecttaken terwijl ze werken. Onkosten worden vastgelegd met bonnetjes en gekoppeld aan het juiste project. Modellen voor vaste tarieven en uurtarief-facturatie worden allemaal ondersteund. Genereer bij facturatie een gespecificeerde rekening op basis van werkelijke werkgegevens en stuur deze per e-mail naar de klant.

Automatisering

Stel teamleden op de hoogte wanneer hun taken openvallen, verplaats werk naar de volgende fase wanneer afhankelijkheden zijn voltooid, stuur klanten automatische voortgangsupdates bij belangrijke mijlpalen en escaleer achterstallige deliverables voordat ze een gespreksonderwerp met de klant worden — dit alles zonder handmatig werk.

Veelgestelde vragen

Kunnen klanten via e-mail communiceren in plaats van in te loggen op het portaal?

Ja. E-mailintegratie betekent dat klanten op berichten kunnen reageren via e-mail en hun antwoord in de juiste conversatie in OneDesk terechtkomt. Uw team reageert vanuit OneDesk en de klant ontvangt het antwoord per e-mail. Beide kanten van de conversatie staan op de juiste plek, ongeacht welk kanaal de klant gebruikt.

Kunnen klanten deliverables goedkeuren?

Ja, u kunt goedkeuringen aanmaken en een klant toevoegen. De klant ontvangt een melding via e-mail en kan direct goedkeuren of afwijzen en opmerkingen toevoegen.

Hoe werkt het proces voor projectintake en offertes?

Klanten dienen een projectaanvraag in via een intakeformulier in uw huisstijl, dat zich op uw portaal bevindt of op uw website is ingebed. Het formulier verzamelt de scope en eventuele ondersteunende bestanden. Uw team beoordeelt de aanvraag en stelt een offerte op met regelitems, vaste tarieven, uurtarieven en optionele extra's. De offerte wordt via e-mail naar de klant gestuurd, die deze met één klik bekijkt en goedkeurt.

Geef uw team één platform voor de gehele projectlevenscyclus

één platform waar uw aanvragen, offertes, projecten, klantgesprekken en facturen allemaal samenkomen.

Van de eerste aanvraag tot de definitieve factuur, alles op één plek