Hvis du administrerer IT-anmodninger via en almindelig Gmail- eller Outlook-indbakke, ved du allerede, at mange indgående e-mails er sager, der skal spores, bearbejdes og lukkes.
Det er manuelt at administrere tickets fra en indbakke. Du skal læse e-mailen, beslutte, hvem der er bedst til at håndtere den, og videresende den til dem. Derefter har du brug for en måde at holde styr på, hvad der er blevet besvaret, eller hvad der skal følges op. Dette resulterer i en masse frem og tilbage og spildtid. Hvis du har mange slutbrugere, kan dette blive et mareridt. Derfor føler de fleste teams efter et stykke tid, at de vokser fra e-mail og har brug for et ticketsystem.
Hvis du leder efter en måde at automatisk omdanne indgående e-mails til organiserede, tildelte supportsager uden at skulle løfte en finger, er OneDesk svaret.
Trin 1: Forbind din indbakke (den direkte metode)
De fleste tror, at de skal oprette komplicerede regler for “videresendelse af e-mails” for at få beskeder ind i et ticketsystem. Med OneDesk kan du springe hovedpinen over.
OneDesk tilbyder en direkte forbindelse til Gmail (Google Workspace) og Outlook (Office 365) .
I stedet for bare at videresende mail, forbinder du i bund og grund din supportadresse direkte til platformen.
Hvorfor dette er vigtigt : Det er mere sikkert, nemmere at konfigurere, og det sikrer, at når du svarer fra OneDesk, ser det ud som en professionel e-mail til din bruger.
Sådan gør du : Gennemgå hurtigopsætningsguiden i din OneDesk. Under e-mail-trinnet skal du logge ind på den Microsoft- eller Google-konto, du vil oprette forbindelse til (vi anbefaler at oprette forbindelse til en dedikeret support-e-mail, f.eks. help@yourcompany.com). Når det er gjort, oprettes nye e-mails som supportsager.
Trin 2: Opsæt regler for automatisk tildeling
Nu hvor e-mails strømmer ind som supportsager, ønsker du ikke at være den, der manuelt tildeler hver eneste en. OneDesks automatiseringer kan klare det hårde arbejde for dig.
Du kan oprette simple regler, der fungerer som din døgnåbne koordinator. For eksempel:
- Efter ekspertise: Hvis emnefeltet i e-mailen indeholder ordet “Server” eller “Netværk”, kan OneDesk automatisk tildele det til din ledende tekniker.
- Efter hold: Du kan indstille en regel, der sender alle indgående tickets til dit “Support Tier 1”-team, så den første ledige person kan hente dem.
- Round-Robin: Vil du holde tingene retfærdige? Du kan automatisere systemet til at gennemgå dine teammedlemmer én efter én, så ingen bliver overbelastet.
Opsætningen er nem: Du skal blot gå til Administration > Regler og automatisering og oprette en automatisering, der siger: "Når en sag oprettes, skal du ændre feltet 'Tildelt til' til [Bruger- eller teamnavn]."
Trin 3: Nyd livet med “Sæt det op og glem det”
Når du har linket din e-mail og aktiveret dine opgaveregler, forsvinder det manuelle arbejde.
- En bruger sender en e-mail til help@yourcompany.com.
- OneDesk fanger det øjeblikkeligt og omdanner det til en sag.
- Automatiseringsmotoren læser sagen og tildeler den til den rette person.
- Din tekniker modtager et ping, og slutbrugeren modtager en bekræftelsesbesked.
Hvorfor OneDesk er det rigtige valg
Hvis du i øjeblikket drukner i en delt indbakke, ændrer en overgang til en dedikeret helpdesk som OneDesk alt. Fleksible automatiseringsregler giver dig mulighed for at spare tid ved automatisk at dirigere og opdatere tickets på en måde, der passer til dine arbejdsgange. Derudover får du fra dit dashboard et klart fugleperspektiv over, hvad der venter, hvem der arbejder på hvad, og hvor lang tid det tager at løse problemer.
Ved at automatisere ” Email to Ticket “-processen kan du reducere administrationsarbejdet og fokusere på vigtige problemer.
Klar til at blive organiseret? OneDesk er bygget til at håndtere netop denne arbejdsgang direkte fra starten. Start en gratis prøveperiode , og se hvor meget tid du sparer, når dine billetter begynder at tildele sig selv!