Quando você está começando um negócio, as planilhas são uma ótima maneira de se manter organizado. Elas são flexíveis, fáceis de usar e gratuitas. Mas, à medida que sua equipe cresce e você conquista mais clientes, depender de planilhas para gerenciar suas operações geralmente resulta em mais trabalho, e não menos.
Se você sente que está gastando muito tempo atualizando linhas e colunas em vez de se concentrar no seu trabalho em si, veja por que uma ferramenta de PSA (Automação de Serviços Profissionais) como o OneDesk é mais adequada para o seu crescimento.
Sinais de que você já superou as planilhas
Pode ser difícil perceber quando uma planilha deixa de ser útil e começa a ser um problema. Aqui estão alguns sinais de que você precisa de um sistema mais unificado:
- As informações estão dispersas – você precisa consultar várias abas, e-mails e mensagens de bate-papo apenas para encontrar o status de uma tarefa.
- Os dados são frequentemente imprecisos – é fácil para alguém apagar acidentalmente uma célula ou inserir um número errado, o que compromete todo o relatório.
- Falta de atualizações em tempo real – Você precisa solicitar atualizações manualmente à sua equipe, pois a planilha não mostra o progresso conforme ele acontece.
- Dificuldade em controlar o tempo – Se sua equipe precisa se lembrar de registrar as horas trabalhadas em uma planilha separada no final da semana, é provável que seu faturamento e os custos do projeto estejam incorretos.
- A comunicação é lenta – Quando um cliente pede uma atualização, você precisa vasculhar arquivos para dar a resposta.
Os benefícios da atualização
A adoção de uma ferramenta dedicada ajuda a tornar suas operações diárias mais eficientes.
- Informações centralizadas : Tudo relacionado a um projeto (tarefas, arquivos, registros de tempo, mensagens do cliente etc.) fica em um só lugar. Os gerentes de projeto podem acessar e ver exatamente em que pé está o projeto.
- Automação : Em vez de digitar dados manualmente, uma ferramenta de automação de sistemas automatizada (PSA) lida com as tarefas repetitivas. Por exemplo, quando uma tarefa é concluída, a próxima pessoa na fila é notificada automaticamente.
- Maior precisão : Como o controle de tempo e o gerenciamento de tarefas acontecem no mesmo sistema, seus relatórios sobre lucratividade e carga de trabalho da equipe são gerados automaticamente com base em dados reais.
Funcionalidades que ajudam sua empresa a crescer.
O OneDesk oferece ferramentas específicas que as planilhas simplesmente não conseguem oferecer:
- Controle de tempo integrado : os membros da equipe podem iniciar um cronômetro diretamente na tarefa em que estão trabalhando. Isso garante que você cobre dos clientes por cada minuto trabalhado e entenda quanto tempo os projetos realmente levam.
- Integração com Help Desk : O OneDesk gerencia os e-mails e chamados de suporte dos seus clientes. Se um cliente enviar uma solicitação por e-mail, você pode transformá-la em uma tarefa com um único clique. Isso garante que as solicitações dos clientes nunca se percam.
- Gerenciamento de carga de trabalho : você pode ter uma visão geral de quem está ocupado e quem tem disponibilidade. Isso ajuda a atribuir tarefas de forma justa e a maximizar os recursos.
- Portal do Cliente : Você pode convidar seus clientes para o portal para que eles acompanhem o andamento de tarefas ou chamados. Isso reduz o número de e-mails de acompanhamento e gera confiança por meio da transparência.
- Modelos de projeto : Em vez de criar uma nova planilha para cada cliente, você pode usar modelos para iniciar novos projetos em segundos, garantindo que sua equipe siga o mesmo processo sempre.
- Regras de Validação : Configure regras para garantir que os membros da equipe registrem o tempo ou as mensagens enviadas aos clientes. Isso ajuda a evitar que sua equipe se esqueça de etapas importantes.
- Automação : O OneDesk ajuda você a reduzir o trabalho manual e a configurar seus fluxos de trabalho. Atualize tarefas, envie lembretes e muito mais.
Conclusão
Planilhas são um bom ponto de partida, mas não foram criadas para gerenciar uma equipe de serviços profissionais em crescimento. A migração para uma ferramenta como o OneDesk ajuda a reduzir o trabalho administrativo manual, obter uma visão mais clara do seu negócio e oferecer um serviço melhor aos seus clientes.
Se você se pega brigando com suas planilhas mais do que usando-as, é um bom sinal de que sua empresa está pronta para um sistema melhor.
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