Когато за първи път стартирате бизнес, електронните таблици са чудесен начин да останете организирани. Те са гъвкави, лесни за използване и безплатни. Но с разрастването на екипа ви и приемането на повече клиенти, разчитането на електронни таблици за управление на операциите ви обикновено води до повече работа, а не до по-малко.
Ако смятате, че прекарвате твърде много време в актуализиране на редове и колони, вместо да се фокусирате върху действителната си работа, ето защо инструмент за PSA (Професионална автоматизация на услугите) като OneDesk е по-подходящ за вашия растеж.
Признаци, че сте надраснали електронните таблици
Може да е трудно да се каже кога една електронна таблица престава да бъде полезна и започва да създава проблеми. Ето няколко признака, че се нуждаете от по-унифицирана система:
- Информацията е разпръсната – Трябва да прегледате множество раздели, имейли и съобщения в чата, само за да намерите състоянието на една задача.
- Данните често са неточни – Лесно е някой случайно да изтрие клетка или да въведе грешно число, което обърква целия ви отчет.
- Липса на актуализации в реално време – Трябва ръчно да поискате актуализации от екипа си, защото електронната таблица не показва напредъка в момента на неговото настъпване.
- Трудност при проследяване на времето – Ако екипът ви трябва да помни да записва часовете си в отделен лист в края на седмицата, фактурирането и разходите по проекта вероятно са неточни.
- Комуникацията е бавна – Когато клиент поиска актуализация, трябва да преровите файловете, за да му дадете отговор.
Ползите от надграждането
Преминаването към специализиран инструмент помага да направите ежедневните си операции по-ефективни.
- Централизирана информация : Всичко, свързано с даден проект (задачи, файлове, дневници за време, съобщения от клиенти и др.), се намира на едно място. Ръководителите на проекти могат да влязат в системата и да видят точно къде се намира проектът.
- Автоматизация : Вместо ръчно въвеждане на данни, инструмент за PSA обработва повтарящите се неща. Например, когато дадена задача е завършена, следващият човек на опашката се уведомява автоматично.
- По-добра точност : Тъй като проследяването на времето и управлението на задачите се извършват в една и съща система, вашите отчети за рентабилността и натовареността на екипа се генерират автоматично въз основа на реални данни.
Функции, които помагат на вашия бизнес да расте
OneDesk предоставя специфични инструменти, които електронните таблици просто не могат да предложат:
- Интегрирано проследяване на времето : Членовете на екипа могат да стартират таймер директно върху задачата, по която работят. Това гарантира, че таксувате клиентите за всяка отработена минута и разбирате колко време всъщност отнемат проектите.
- Интеграция с Help Desk : OneDesk обработва имейлите и заявките за поддръжка на вашите клиенти. Ако клиент изпрати заявка по имейл, можете да превърнете този имейл в задача с едно щракване. Това гарантира, че заявките на клиентите никога няма да бъдат загубени.
- Управление на работното натоварване : Можете да видите общ поглед върху това кой е зает и кой има излишен капацитет. Това ви помага да разпределяте работата справедливо и да използвате максимално ресурсите.
- Клиентски портал : Можете да поканите клиентите си в портала, за да видят напредъка по задачи или заявки. Това намалява броя на имейлите за „регистрация“ и изгражда доверие чрез прозрачност.
- Шаблони за проекти : Вместо да създавате нова електронна таблица за всеки клиент, можете да използвате шаблони, за да стартирате нови проекти за секунди, като гарантирате, че екипът ви следва един и същ процес всеки път.
- Правила за валидиране : Задайте правила, за да се уверите, че членовете на екипа регистрират времето или изпращат съобщения на клиенти. Това помага да се предотврати забравянето на важни стъпки от страна на екипа.
- Автоматизация : OneDesk ви помага да намалите ръчната работа и да конфигурирате работните си процеси. Актуализирайте задачи, изпращайте напомняния и много други.
Заключение
Електронните таблици са добра отправна точка, но не са създадени за управление на разрастващ се екип за професионални услуги. Надграждането до инструмент като OneDesk ви помага да намалите ръчната административна работа, да получите по-ясна представа за бизнеса си и да предоставите по-добро обслужване на клиентите си.
Ако установите, че се борите с електронните си таблици повече, отколкото да ги използвате, това е добър знак, че вашият бизнес е готов за по-добра система.
Искате да научите повече? Говорете с някой от нашия екип или започнете безплатен пробен период .