Quando si avvia un’attività, i fogli di calcolo sono un ottimo strumento per rimanere organizzati. Sono flessibili, facili da usare e gratuiti. Ma man mano che il team cresce e si acquisiscono più clienti, affidarsi esclusivamente ai fogli di calcolo per gestire le operazioni di solito porta a un aumento del lavoro, non a una riduzione.
Se hai la sensazione di dedicare troppo tempo all’aggiornamento di righe e colonne anziché concentrarti sul tuo lavoro effettivo, ecco perché uno strumento PSA (Professional Services Automation) come OneDesk è più adatto alla tua crescita.
Segnali che indicano che i fogli di calcolo non sono più adatti a te.
Può essere difficile capire quando un foglio di calcolo smette di essere utile e inizia a diventare un problema. Ecco alcuni segnali che indicano la necessità di un sistema più integrato:
- Le informazioni sono sparse: bisogna consultare diverse schede, email e messaggi di chat solo per trovare lo stato di un’attività.
- I dati sono spesso imprecisi: è facile che qualcuno cancelli accidentalmente una cella o inserisca un numero errato, compromettendo l’intero report.
- Mancanza di aggiornamenti in tempo reale: è necessario richiedere manualmente gli aggiornamenti al proprio team perché il foglio di calcolo non mostra i progressi man mano che si verificano.
- Difficoltà nel monitoraggio del tempo: se il tuo team deve ricordarsi di annotare le ore lavorate su un foglio separato alla fine della settimana, è probabile che la fatturazione e i costi del progetto siano imprecisi.
- La comunicazione è lenta: quando un cliente chiede un aggiornamento, bisogna spulciare tra i documenti per trovare una risposta.
I vantaggi dell’aggiornamento
Il passaggio a uno strumento dedicato contribuisce a rendere più efficienti le operazioni quotidiane.
- Informazioni centralizzate : tutto ciò che riguarda un progetto (attività, file, registrazioni orarie, messaggi dei clienti, ecc.) è raccolto in un unico luogo. I responsabili di progetto possono accedere e visualizzare con precisione lo stato di avanzamento del progetto.
- Automazione : anziché inserire manualmente i dati, uno strumento PSA gestisce le attività ripetitive. Ad esempio, al termine di un’attività, la persona successiva in coda viene avvisata automaticamente.
- Maggiore precisione : poiché il monitoraggio del tempo e la gestione delle attività avvengono nello stesso sistema, i report su redditività e carico di lavoro del team vengono generati automaticamente sulla base di dati reali.
Funzionalità che aiutano la tua azienda a crescere
OneDesk offre strumenti specifici che i fogli di calcolo semplicemente non possono fornire:
- Monitoraggio del tempo integrato : i membri del team possono avviare un timer direttamente sull’attività a cui stanno lavorando. Questo garantisce la fatturazione ai clienti per ogni minuto lavorato e consente di comprendere la durata effettiva dei progetti.
- Integrazione con l’Help Desk : OneDesk gestisce le email dei clienti e i ticket di supporto. Se un cliente invia una richiesta via email, è possibile trasformarla in un’attività con un solo clic. In questo modo, le richieste dei clienti non andranno mai perse.
- Gestione del carico di lavoro : puoi avere una panoramica completa di chi è occupato e chi ha capacità disponibile. Questo ti aiuta ad assegnare il lavoro in modo equo e a ottimizzare le risorse.
- Portale clienti : puoi invitare i tuoi clienti ad accedere al portale per visualizzare lo stato di avanzamento di attività o ticket. Questo riduce il numero di email di “verifica” e rafforza la fiducia grazie alla trasparenza.
- Modelli di progetto : anziché creare un nuovo foglio di calcolo per ogni cliente, è possibile utilizzare i modelli per avviare nuovi progetti in pochi secondi, garantendo che il team segua sempre lo stesso processo.
- Regole di convalida : Imposta delle regole per assicurarti che i membri del team registrino il tempo impiegato o inviino messaggi ai clienti. Questo aiuta a evitare che il team dimentichi passaggi importanti.
- Automazione : OneDesk ti aiuta a ridurre il lavoro manuale e a configurare i tuoi flussi di lavoro. Aggiorna le attività, invia promemoria e molto altro ancora.
Conclusione
I fogli di calcolo sono un buon punto di partenza, ma non sono stati concepiti per gestire un team di servizi professionali in crescita. Passare a uno strumento come OneDesk ti aiuta a ridurre il lavoro amministrativo manuale, ad avere una visione più chiara della tua attività e a fornire un servizio migliore ai tuoi clienti.
Se vi ritrovate a lottare con i vostri fogli di calcolo più di quanto li utilizziate, è un buon segno che la vostra azienda è pronta per un sistema migliore.
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