Al principio, cuando se inicia un negocio, las hojas de cálculo son una excelente manera de mantenerse organizado. Son flexibles, fáciles de usar y gratuitas. Pero a medida que el equipo crece y se consiguen más clientes, depender de las hojas de cálculo para gestionar las operaciones suele traducirse en más trabajo, no en menos.
Si sientes que dedicas demasiado tiempo a actualizar filas y columnas en lugar de centrarte en tu trabajo real, aquí te explicamos por qué una herramienta de automatización de servicios profesionales (PSA, por sus siglas en inglés) como OneDesk se adapta mejor a tu crecimiento.
Señales de que las hojas de cálculo ya no te sirven
Puede ser difícil saber cuándo una hoja de cálculo deja de ser útil y empieza a ser un problema. Aquí tienes algunas señales de que necesitas un sistema más unificado:
- La información está dispersa: hay que revisar varias pestañas, correos electrónicos y mensajes de chat solo para encontrar el estado de una tarea.
- Los datos suelen ser inexactos: es fácil que alguien borre accidentalmente una celda o introduzca un número incorrecto, lo que invalida todo el informe.
- Falta de actualizaciones en tiempo real: tienes que pedirle manualmente a tu equipo que te dé actualizaciones porque la hoja de cálculo no muestra el progreso a medida que se produce.
- Dificultad para controlar el tiempo: si su equipo tiene que acordarse de registrar sus horas en una hoja aparte al final de la semana, es probable que su facturación y los costes del proyecto sean inexactos.
- La comunicación es lenta: cuando un cliente solicita una actualización, hay que rebuscar entre los archivos para darle una respuesta.
Los beneficios de la actualización
Utilizar una herramienta especializada contribuye a que sus operaciones diarias sean más eficientes.
- Información centralizada : Todo lo relacionado con un proyecto (tareas, archivos, registros de tiempo, mensajes de clientes, etc.) se encuentra en un solo lugar. Los gestores de proyectos pueden iniciar sesión y ver exactamente en qué estado se encuentra cada proyecto.
- Automatización : En lugar de introducir datos manualmente, una herramienta PSA se encarga de las tareas repetitivas. Por ejemplo, cuando se termina una tarea, se notifica automáticamente a la siguiente persona.
- Mayor precisión : Dado que el seguimiento del tiempo y la gestión de tareas se realizan en el mismo sistema, sus informes sobre rentabilidad y carga de trabajo del equipo se generan automáticamente en función de datos reales.
Funcionalidades que ayudan a que su negocio crezca
OneDesk proporciona herramientas específicas que las hojas de cálculo simplemente no pueden ofrecer:
- Control de tiempo integrado : Los miembros del equipo pueden iniciar un cronómetro directamente en la tarea que están realizando. Esto garantiza que factures a los clientes por cada minuto trabajado y que sepas cuánto tiempo duran realmente los proyectos.
- Integración con el servicio de asistencia técnica : OneDesk gestiona los correos electrónicos y las solicitudes de soporte de tus clientes. Si un cliente envía una solicitud por correo electrónico, puedes convertirla en una tarea con un solo clic. Esto garantiza que las solicitudes de los clientes nunca se pierdan.
- Gestión de la carga de trabajo : Podrás tener una visión general de quién está ocupado y quién tiene disponibilidad. Esto te ayudará a asignar el trabajo de forma equitativa y a optimizar los recursos.
- Portal del cliente : Puede invitar a sus clientes al portal para que vean el progreso de sus tareas o incidencias. Esto reduce la cantidad de correos electrónicos de seguimiento y fomenta la confianza mediante la transparencia.
- Plantillas de proyecto : En lugar de crear una nueva hoja de cálculo para cada cliente, puede usar plantillas para lanzar nuevos proyectos en segundos, lo que garantiza que su equipo siga el mismo proceso en cada ocasión.
- Reglas de validación : Establece reglas para asegurarte de que los miembros del equipo registren su tiempo o envíen mensajes a los clientes. Esto ayuda a evitar que tu equipo olvide pasos importantes.
- Automatización : OneDesk te ayuda a reducir el trabajo manual y a configurar tus flujos de trabajo. Actualiza tareas, envía recordatorios y mucho más.
Conclusión
Las hojas de cálculo son un buen punto de partida, pero no están diseñadas para gestionar un equipo de servicios profesionales en crecimiento. Actualizar a una herramienta como OneDesk te ayuda a reducir el trabajo administrativo manual, obtener una visión más clara de tu negocio y brindar un mejor servicio a tus clientes.
Si te encuentras luchando con tus hojas de cálculo más de lo que las utilizas, es una buena señal de que tu negocio está listo para un sistema mejor.
¿Quieres saber más? Habla con alguien de nuestro equipo o empieza una prueba gratuita .