На начальном этапе развития бизнеса электронные таблицы — отличный способ поддерживать порядок. Они гибкие, простые в использовании и бесплатные. Но по мере роста вашей команды и увеличения числа клиентов, использование электронных таблиц для управления операциями обычно приводит к увеличению объема работы, а не к его уменьшению.
Если вам кажется, что вы тратите слишком много времени на обновление строк и столбцов вместо того, чтобы сосредоточиться на своей основной работе, вот почему инструмент автоматизации профессиональных услуг (PSA), такой как OneDesk, лучше подойдет для вашего развития.
Признаки того, что вы переросли электронные таблицы.
Трудно определить, когда электронная таблица перестает быть полезной и начинает создавать проблемы. Вот несколько признаков того, что вам нужна более унифицированная система:
- Информация разрознена — приходится просматривать множество вкладок, электронных писем и сообщений в чате, чтобы узнать статус одной задачи.
- Данные часто бывают неточными — кто-то легко может случайно удалить ячейку или ввести неверное число, что исказит весь отчет.
- Отсутствие обновлений в режиме реального времени — вам приходится вручную запрашивать у своей команды информацию о ходе работы, поскольку таблица не отображает прогресс по мере его выполнения.
- Сложности с отслеживанием рабочего времени — если вашей команде приходится помнить о необходимости записывать отработанные часы в отдельный лист в конце недели, ваши расчеты и учет проектных затрат, скорее всего, будут неточными.
- Обмен информацией происходит медленно — когда клиент запрашивает обновление, вам приходится перебирать файлы, чтобы дать ему ответ.
Преимущества обновления
Переход на специализированный инструмент поможет повысить эффективность вашей повседневной работы.
- Централизованная информация : Все, что связано с проектом (задачи, файлы, журналы учета рабочего времени, сообщения от клиентов и т. д.), хранится в одном месте. Менеджеры проектов могут войти в систему и точно видеть, на каком этапе находится проект.
- Автоматизация : Вместо ручного ввода данных инструмент PSA берет на себя рутинные задачи. Например, когда задача выполнена, следующий сотрудник в очереди автоматически получает уведомление.
- Повышенная точность : поскольку учет рабочего времени и управление задачами происходят в одной системе, ваши отчеты о прибыльности и рабочей нагрузке команды генерируются автоматически на основе реальных данных.
Функции, которые помогут вашему бизнесу расти.
OneDesk предоставляет уникальные инструменты, недоступные в электронных таблицах:
- Интегрированная система учета рабочего времени : Члены команды могут запускать таймер непосредственно для задачи, над которой они работают. Это позволяет выставлять клиентам счета за каждую отработанную минуту и понимать, сколько времени на самом деле занимают проекты.
- Интеграция со службой поддержки : OneDesk обрабатывает электронные письма и заявки в службу поддержки ваших клиентов. Если клиент отправляет запрос по электронной почте, вы можете одним щелчком мыши превратить это письмо в задачу. Это гарантирует, что запросы клиентов никогда не будут потеряны.
- Управление рабочей нагрузкой : Вы можете получить общее представление о том, кто занят, а у кого есть свободные ресурсы. Это помогает справедливо распределять работу и максимально эффективно использовать ресурсы.
- Клиентский портал : Вы можете пригласить своих клиентов на портал, чтобы отслеживать прогресс выполнения задач или заявок. Это сокращает количество писем с уведомлениями и укрепляет доверие благодаря прозрачности.
- Шаблоны проектов : Вместо того чтобы создавать отдельную электронную таблицу для каждого клиента, вы можете использовать шаблоны для запуска новых проектов за считанные секунды, гарантируя, что ваша команда будет следовать одному и тому же процессу каждый раз.
- Правила проверки : Настройте правила, чтобы убедиться, что члены команды регистрируют время работы или сообщения клиентам. Это поможет предотвратить забывание важных шагов вашей командой.
- Автоматизация : OneDesk помогает сократить ручной труд и настроить рабочие процессы. Обновляйте задачи, отправляйте напоминания и многое другое.
Заключение
Электронные таблицы — это хорошая отправная точка, но они не предназначены для управления растущей командой специалистов по оказанию профессиональных услуг. Переход на такой инструмент, как OneDesk, поможет вам сократить объем ручной административной работы, получить более четкое представление о вашем бизнесе и предоставлять более качественные услуги вашим клиентам.
Если вы обнаруживаете, что чаще боретесь со своими электронными таблицами, чем используете их, это хороший признак того, что вашему бизнесу необходима более совершенная система.
Хотите узнать больше? Свяжитесь с кем-нибудь из нашей команды или начните бесплатную пробную версию .