Si vous souhaitez verrouiller votre compte OneDesk pour limiter ce que vos utilisateurs peuvent voir et faire dans OneDesk, il y a quelques éléments à prendre en compte:
Projets – L’unité de partage
Le mécanisme pour empêcher vos utilisateurs de voir des données spécifiques dans votre compte est simple. Si vous ne souhaitez pas qu’un utilisateur voie certaines tâches ou certains tickets, ne partagez pas le projet avec lui. Pour cette raison, certaines configurations OneDesk dirigent les nouveaux tickets vers un projet qu’ils ont désigné pour capturer tous les tickets entrants avant qu’ils ne soient triés.
Chaque utilisateur ne verra les tickets ou les tâches dans un projet que si le projet est partagé avec eux. Par conséquent, pour différencier l’accès aux données entre les utilisateurs, il s’agit simplement de partager vos projets avec les bonnes personnes.
Si vous êtes un administrateur, vous ne verrez pas non plus les projets dont vous n’êtes pas membre, mais vous pouvez rejoindre ces projets sans être invité. Les non-administrateurs ne peuvent y accéder qu’en étant invités par le chef de projet de ce projet.
Les clients peuvent également avoir accès au contenu des projets. Pour ce faire, définissez les paramètres corrects sur le portail client et ajoutez le client au projet.
Autorisations au niveau de l’organisation
Tous les utilisateurs n’ont pas besoin d’avoir les mêmes autorisations dans votre compte. Accédez à ces options à partir du profil de l’utilisateur individuel. Voici les droits d’accès que vous pouvez contrôler:
Accès aux applications : Ceci contrôle les applications qui seront visibles pour l’utilisateur. Les options sont:
- Administrateur (toutes les applications) : Peut tout faire et accéder à toutes les données. Vous pouvez avoir plusieurs administrateurs.
- Non-administrateur : peut avoir des autorisations sur une base par application. Les applications auxquelles vous pouvez configurer l’accès sont : Tickets, Tâches, Feuilles de temps, Clients, Utilisateurs, Projets, Analytics, Messenger, Financials.
- Chacune de ces applications a différents types d’accès en fonction de l’application. Dans Tickets, un utilisateur non administrateur peut avoir un accès complet ou un accès limité. L’accès complet n’a aucune restriction à l’application Tickets. L’accès limité masque l’application de tickets à l’utilisateur, l’utilisateur ne peut pas non plus créer ou supprimer des tickets.
Rôles au niveau du projet
Une fois qu’un projet est partagé avec un utilisateur, vous pouvez également limiter ce qu’il peut faire au sein du projet en lui donnant un rôle-projet . Les voici:
- Chef de projet – Accès complet à toutes les données et autorisations du projet, possibilité d’ajouter ou de supprimer des membres et de modifier les rôles du projet
- Chef de projet – Accès complet à toutes les données et autorisations du projet, impossible d’ajouter ou de supprimer des membres et de modifier les rôles du projet
- Membre standard – Peut accéder à toutes les données du projet mais ne peut modifier que les éléments qu’il a créés ou qui lui ont été attribués, peut participer à toutes les discussions du projet
- Membre restreint – Peut accéder à toutes les données du projet mais ne peut pas les modifier, peut participer à toutes les discussions du projet
Nous vous recommandons d’accorder le niveau de rôle le plus élevé avec lequel vous êtes à l’aise. Sinon, vos administrateurs passeront du temps à accorder à leurs utilisateurs des autorisations différentes dans différents projets lorsque les utilisateurs rencontrent des choses qu’ils ne peuvent pas faire.