Il monitoraggio del budget è un aspetto chiave per una gestione di successo del progetto. La nuova app finanziaria in OneDesk ti consente di stimare, prevedere e monitorare facilmente il budget della tua azienda. Indipendentemente dalle dimensioni del tuo team o da come fatturerai i tuoi clienti, l’app per i dati finanziari offre flessibilità per impostare i costi e tenere traccia delle finanze della tua azienda in tempo reale.
Panoramica
- Costo previsionale e fatturazione
- Dati finanziari pianificati rispetto a quelli effettivi
- Stimare i profitti
- Allocare risorse
- Integrazione con schede attività e monitoraggio del tempo (fatturabile e non fatturabile)
- Integrazione con il flusso di lavoro di gestione del progetto
Budget pianificato del progetto
È importante tenere traccia del tempo impiegato per i progetti e dei costi associati per qualsiasi azienda, ma questo è particolarmente vero per le aziende che fatturano i clienti in base ai progetti di servizio.
Delinea i tuoi progetti
Inizia prevedendo le tempistiche del tuo progetto, in particolare le pianificazioni pianificate e le ore di lavoro pianificate. L’app Financials, in combinazione con gli altri strumenti di OneDesk, prevede facilmente i costi e gli importi di fatturazione in base alle tariffe impostate e ti consente di tenere traccia degli importi e dei costi di fatturazione pianificati ed effettivi in tempo reale.
Imposta le tariffe
Per iniziare a definire il budget, inizia impostando le tariffe per i tuoi servizi. Un metodo comune consiste nell’impostare una tariffa di fatturazione (oraria o fissa) per ogni singolo progetto. Un altro metodo consiste nell’impostare le tariffe di fatturazione (oraria o fissa) in base al tipo di progetto. L’impostazione delle tariffe per progetto o tipo di progetto è la cosa migliore per i team o le aziende che hanno un costo fisso per i servizi. Dovresti anche soppesare i costi dei tuoi progetti rispetto agli importi di fatturazione e adeguarti di conseguenza. I costi differiscono per ogni azienda, ma possono includere, ad esempio, il costo del lavoro dei dipendenti.
Prendiamo ad esempio una società di sviluppo web. L’azienda fornisce due servizi principali: progettazione di siti Web e sviluppo di siti Web. L’azienda addebita ai clienti una tariffa oraria per i progetti di servizio e ha anche dipendenti che lavorano ai progetti che vengono pagati ogni ora.
Innanzitutto, impostiamo le tariffe orarie per i nostri dipendenti in base al loro ruolo lavorativo.
Come sopra, abbiamo selezionato la tariffa per squadra. Quindi, ad esempio, la tariffa retributiva del nostro team di progettazione è di 20/ora. Pertanto i nostri costi sui progetti assegnati ai membri di questo team saranno calcolati in base a questa tariffa oraria.
Imposta tariffe di fatturazione
Successivamente, l’utilizzo della tariffa per “tipo di progetto” consente alla nostra azienda di creare preventivi separati per progetti con diverse categorie o requisiti. Pertanto, imposteremo il livello di calcolo della fatturazione su “Tipo di progetto”.
Come visto sopra, la società ha stabilito che la tariffa di fatturazione per i progetti di “tipo di progettazione” è di $ 40 all’ora. Questo importo di fatturazione è l’importo che l’azienda addebita ai propri clienti per i progetti di design e, come vedremo, viene ponderato rispetto ai costi sostenuti dagli stipendi dei nostri team.
La nostra azienda può ora pianificare attività e progetti normalmente. Usa le app Attività e Progetti per tenere traccia e rispettare obiettivi e scadenze, dare priorità alle attività e allocare risorse. (Vedi i post correlati per ulteriori informazioni sulla gestione dei progetti con OneDesk)
Ad esempio sopra, ho impostato il lavoro pianificato per la nostra attività “Wireframing” su 6 ore.
Tornando all’app finanziaria, possiamo vedere di seguito che in base alle ore pianificate delle mie attività e al costo del mio progetto, il mio costo pianificato è stato generato, sulla base di 6 ore moltiplicate per $ 20/h per un totale di $ 120,00. Inoltre, il mio importo fatturabile pianificato viene generato a $ 40/ora per 6 ore per un totale di $ 240,00. Il totale del mio progetto viene calcolato in base all’importo in tutte le attività nel progetto di design.
Monitora i tuoi costi effettivi e gli importi di fatturazione
Le tariffe orarie del mio team si applicano alle voci del foglio presenze, quindi tutti i designer assegnati al progetto genereranno importi per il costo effettivo del progetto su cui stanno lavorando in base alle tariffe del team che abbiamo impostato in precedenza. Ciò consente al project manager di monitorare in tempo reale i progressi del team e se gli importi pianificati sono in linea con il lavoro in corso.
Come visto di seguito, uno dei miei designer ha inviato una scheda attività per 2 ore di lavoro. A $ 20/ora per 2 ore, il mio costo effettivo è ora di $ 40,00. Inoltre, puoi vedere che il mio importo fatturabile effettivo è stato generato dal lavoro svolto, 2 ore a $ 40/ora per $ 80,00. Infine, il profitto ($ 40) viene calcolato in base all’importo fatturabile effettivo ($ 80) meno i costi effettivi ($ 40).
Ora il nostro project manager può monitorare dinamicamente se il budget dei costi pianificato è in linea con i costi effettivi. Con l’app finanziaria è facile stimare o rivalutare dinamicamente le tariffe di fatturazione.
Diciamo che il mio compito sta richiedendo più tempo del previsto! Come mostrato di seguito, il mio designer ha inviato un totale di 8 ore all’attività Wireframing, 2 ore in più rispetto all’importo pianificato.
Anche l’importo fatturabile effettivo è stato modificato e dovremmo fatturare al nostro cliente o adattare i nostri piani di conseguenza. Con l’app Financials di OneDesk è facile monitorare le tue finanze e rimanere in pista in tempo reale.
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