Il monitoraggio del tempo dell’agenzia si riferisce al processo di monitoraggio e registrazione della quantità di tempo che un’agenzia e i suoi dipendenti dedicano ai progetti e alle attività dei clienti. Agenzia è un termine ampio che comprende aziende quali: agenzie governative, agenzie di marketing e servizi creativi. Nel blog di oggi esamineremo alcune strategie per implementare e utilizzare il monitoraggio del tempo in un contesto di agenzia.
Perché il monitoraggio del tempo dell’agenzia?
Il monitoraggio del tempo è importante per le agenzie per una serie di motivi, tra cui:
- Fatturazione e fatturazione: è molto comune che le agenzie fatturino i propri clienti in base al numero di ore lavorate. Il monitoraggio accurato del tempo è essenziale per una fatturazione accurata. Aiuta inoltre le agenzie a rimanere redditizie e a mantenere la fiducia e la trasparenza con i propri clienti.
- Monitoraggio e pianificazione del progetto: il monitoraggio del tempo è un modo per fornire informazioni dettagliate sul tempo impiegato nelle attività. Con questi parametri, le agenzie possono elaborare piani futuri migliori e allocare le risorse in modo efficace. Inoltre, le agenzie possono tenere traccia dello stato di avanzamento del progetto in tempo reale.
- Reporting e monitoraggio delle prestazioni: il monitoraggio del tempo può aiutare le agenzie a valutare le prestazioni dei dipendenti. Crea report sulle metriche temporali e migliora i processi nel tempo utilizzando un approccio basato sui dati.
- Monitoraggio di costi e ricavi: utilizza le metriche di monitoraggio del tempo per prendere decisioni più informate sulle stime dei prezzi. Hai superato il budget dell’ultimo progetto? Rivaluta i tuoi preventivi e stime in base al tempo misurato nel progetto. Con il software di monitoraggio del tempo dell’agenzia, puoi anche gestire le risorse in modo dinamico per assicurarti che la tua agenzia non superi il budget.
- Requisiti legali: il monitoraggio del tempo è talvolta necessario a seconda della posizione e del settore. Ciò può includere la conformità o altri requisiti legali che richiedono la rendicontazione come leggi sui salari, conservazione dei documenti o scopi fiscali.
In che modo le agenzie monitorano il tempo?
La scelta del metodo e dello strumento può dipendere dalle esigenze specifiche dell’agenzia e dalla natura del lavoro svolto. I metodi di monitoraggio del tempo possono includere: Schede attività tradizionali, cartacee o digitali. Orologi per il cronometraggio, orologi fisici in cui i dipendenti timbrano l’entrata e l’uscita. Software di monitoraggio del tempo o di gestione del lavoro, app che utilizzano timer o schede attività per registrare il tempo dal Web o da un’app mobile. Questi strumenti di monitoraggio del tempo spesso forniscono reporting, fatturazione e altre funzionalità integrate per semplificare i processi di lavoro.
Strategie per monitorare il tempo per le agenzie
Ecco alcune strategie per implementare in modo efficace il monitoraggio del tempo nelle impostazioni dell’agenzia:
Stabilisci aspettative chiare
Comunica chiaramente il tuo processo di monitoraggio del tempo, soprattutto quando nuovi dipendenti si uniscono al tuo team. Sottolinea perché il monitoraggio del tempo è importante, concentrandoti su come viene utilizzato nella tua agenzia.
Utilizza schede attività dettagliate
Utilizza schede attività che acquisiscono facilmente (e idealmente automaticamente) tutte le informazioni necessarie per una fatturazione e una tenuta dei registri accurate. I dettagli possono includere le date in cui è stato eseguito il lavoro, il cliente associato e lo stato fatturabile.
Standardizza il monitoraggio del tempo
Stabilire pratiche e linee guida standardizzate per il monitoraggio del tempo che tutti i membri del team dovrebbero seguire. Ciò include la categorizzazione e la frequenza con cui le voci devono essere inviate.
Implementare un software di monitoraggio del tempo
Scegli uno strumento di monitoraggio del tempo adatto alle esigenze della tua agenzia. Un software di monitoraggio del tempo consente alla tua agenzia di registrare il tempo dedicato alle attività del cliente. Le funzionalità includono il monitoraggio automatico del tempo e schede attività configurabili. Cerca funzionalità aggiuntive come la collaborazione in team, il monitoraggio di progetti e clienti e funzionalità di reporting. OneDesk è uno strumento di gestione del lavoro creato pensando al settore dei servizi professionali. Crea progetti e attività per i clienti, quindi registra il tempo utilizzando timer automatici o schede attività. Inviare schede attività in OneDesk è semplice, poiché molte proprietà vengono generate automaticamente. Ad esempio, se l’attività è per un determinato cliente, anche la scheda attività verrà associata a quel cliente.
Automatizza ove possibile
Molte soluzioni software includono opzioni di automazione per il monitoraggio del tempo. Configura le automazioni per adattarle ai tuoi flussi di lavoro specifici. Le automazioni possono aiutare a risparmiare tempo eseguendo determinate azioni senza lavoro aggiuntivo. Alcuni esempi potrebbero includere: aggiornamento dello stato fatturabile su una scheda attività, invio di notifiche ai manager quando vengono registrate determinate schede attività e altro ancora.
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