La pianificazione è un aspetto chiave della gestione dei progetti. Un’efficace pianificazione della gestione del progetto include molto di più della semplice impostazione della data di scadenza del progetto. Piuttosto, per una pianificazione efficace, un project manager dovrebbe assicurarsi di definire l’attività e le attività del progetto, stimare lo sforzo e la durata, determinare le dipendenze e monitorare tutto in tempo reale. OneDesk offre molte opzioni e strumenti utili per la pianificazione e il monitoraggio dello stato di avanzamento delle attività e dei progetti. Questo articolo illustra come pianificare, programmare, stimare il lavoro e creare dipendenze in OneDesk.
Una panoramica delle capacità di pianificazione di attività e progetti:
- Imposta le pianificazioni pianificate per attività e progetti dai pannelli dei dettagli, dal diagramma di Gantt o dal calendario. È possibile pianificare le attività per un determinato giorno o per più giorni e per iniziare e terminare a un’ora specifica.
- Stimare lo sforzo per le attività in base a giorni, ore e/o minuti.
- Stimare lo sforzo per attività e progetti utilizzando un sistema di punti agile.
- Crea “collegamenti di pianificazione” tra le attività all’interno dello stesso progetto, che collegheranno insieme l’ora di inizio e di fine. Questi sono facili da visualizzare (e creare) sul diagramma di Gantt, ma possono essere creati anche in altri modi.
- Abilita i vincoli alla pianificazione delle attività (ad es. un’attività deve iniziare in una data specifica).
- Monitorare il lavoro pianificato rispetto a quello effettivo svolto su attività e progetti.
Pianificazione di attività e progetti
Pianifica un’attività nel pannello dei dettagli
Innanzitutto, puoi pianificare un’attività (o un progetto) direttamente dal pannello dei dettagli . Il pannello dei dettagli è il punto in cui il tuo team lavora sulle attività, inclusa la visualizzazione di una descrizione dell’attività, la registrazione del tempo e la comunicazione con i compagni di squadra.
Segui questi passi:
- Dal pannello dei dettagli, fai clic sulle date accanto a “Pianificazione pianificata”.
2. Inserisci lo sforzo pianificato (quanto tempo ti aspetti che l’attività richieda).
3. Impostare le date pianificate facendo clic sul campo delle date pianificate. Fare clic su un giorno per impostare l’attività per un giorno specifico. Fare clic e trascinare per specificare un’attività per più giorni.
4. Specificare l’ora di inizio e di fine. Fare clic sulle ore accanto all’ora di inizio. Fai clic su un’ora sull’orologio e questo ti porterà automaticamente a impostare i minuti. In alternativa, puoi scorrere le ore utilizzando la rotellina del mouse, quindi fare clic al di fuori dell’orologio. Questa azione non ti porterà automaticamente nella selezione dei minuti.
Puoi selezionare i minuti in modo indipendente. Come per la selezione delle ore, puoi cliccare direttamente sui minuti per selezionare i minuti e questo chiuderà automaticamente la finestra. Oppure puoi scorrere i minuti con la rotellina del mouse, quindi fare clic al di fuori dell’orologio per salvare la selezione.
- Segui gli stessi passaggi del n. 4 per impostare l’ora di fine.
Pianifica un’attività sul calendario
Il calendario ha una visualizzazione giornaliera, settimanale e mensile. Seleziona il livello di visualizzazione nella parte in alto a sinistra del calendario. Come altre visualizzazioni in OneDesk, il tuo calendario può avere visualizzazioni personalizzate . Consulta gli articoli correlati per spiegazioni più dettagliate sulle visualizzazioni personalizzate. In sintesi, puoi filtrare quali attività visualizzare sul calendario. Ad esempio, puoi filtrare per vedere solo le attività assegnate a un team specifico. Puoi avere più visualizzazioni personalizzate, ognuna con diverse opzioni applicate, quindi salvare le visualizzazioni e passare da una all’altra. È inoltre possibile selezionare di visualizzare le pianificazioni pianificate o effettive o entrambe le pianificazioni pianificate ed effettive insieme sul calendario.
Per creare una visualizzazione personalizzata del calendario, seleziona l’icona accanto a “Le mie visualizzazioni”
Funzioni del calendario per livello di visualizzazione:
In tutti i livelli di visualizzazione (giorno, settimana, mese) puoi:
- Fare clic sull’attività per visualizzare le opzioni: visualizzare i dettagli, modificare o eliminare l’attività.
- Fare doppio clic per aprire il pannello dei dettagli.
- Fare doppio clic per creare una nuova attività o fare clic e trascinare per creare una nuova attività con una pianificazione.
In vista giorno:
- Trascina la parte inferiore dell’attività per aumentare o diminuire la durata (ore e minuti di fine) dell’attività.
- Fare clic e trascinare l’attività per modificarne l’ora di inizio.
In vista settimana:
- Fare clic e trascinare la parte inferiore dell’attività per aumentare o diminuire la durata (ore e minuti di fine) dell’attività.
- Fare clic e trascinare l’attività verso l’alto o verso il basso per modificarne l’ora di inizio.
- Fare clic e trascinare l’attività a sinistra oa destra per modificare il giorno pianificato.
In vista mese:
- Trascina e rilascia l’attività lungo il mese con la durata mantenuta.
Pianifica un’attività sul diagramma di Gantt
Il diagramma di Gantt può essere ridimensionato a: minuto, ora, giorno, settimana, mese, trimestre e anno. Per ridimensionare, seleziona l’opzione di scala nella parte superiore sinistra del diagramma di Gantt o tieni premuto Ctrl e scorri con la rotellina del mouse.
Come altre viste in OneDesk, puoi filtrare o raggruppare la tua vista Gantt con viste personalizzate. Ad esempio, raggruppa per team o filtra la vista su un progetto specifico.
- Trascina le attività orizzontalmente lungo il Gantt per impostare le date di inizio.
- Trascina l’inizio o la fine dell’attività per aumentare la durata dell’attività.
Sul Gantt le barre blu rappresentano il programma pianificato. Le barre verdi rappresentano lo stato di avanzamento effettivo dell’attività. Questa funzione consente al tuo team di monitorare dinamicamente lo stato di avanzamento delle attività e dei progetti in relazione ai tuoi piani. Noterai anche che mentre pianifichi le attività, le barre dei tuoi progetti e delle cartelle diventano di un blu più scuro, rappresentando più attività pianificate contemporaneamente.
Pianifica i collegamenti sul diagramma di Gantt
Puoi collegare tra loro le attività tramite i collegamenti Fine-Inizio, Inizio-Inizio e Fine-Fine. OneDesk utilizzerà questi collegamenti per programmare le attività nel più breve tempo possibile.
Puoi creare questi collegamenti trascinando e rilasciando da (e verso) le cerchie che appaiono quando passi il mouse o selezioni le barre delle attività. È possibile rimuovere i vincoli sul Gantt facendo clic sull’icona di blocco dei vincoli o sulla freccia di collegamento.
Pianifica dall’inizio all’inizio nella vista ad albero o piana
Poiché il collegamento da fine a inizio è la scelta più comune, c’è un’opzione di menu nella vista ad albero che ti consente di collegare insieme una stringa di questi con un’azione. Seleziona più attività che desideri collegare, fai clic sul menu delle azioni e seleziona “Pianifica elementi dalla fine all’inizio”. Puoi anche interrompere questi collegamenti selezionando “Rimuovi il collegamento Fine per iniziare sugli articoli”
Impostazione dei vincoli di data
Per impostazione predefinita, OneDesk utilizza il vincolo molto ampio di “Inizia non prima di” e sceglie la data odierna o la data di inizio del progetto. Ci sono altri tipi di vincolo che puoi scegliere:
- Il prima possibile
- Il più tardi possibile
- Deve iniziare il (fissa la data di inizio a una data)
- Deve finire il (fissa la data di fine a una data)
- Inizia non più tardi di (vincola la data di inizio in qualsiasi momento prima di una data)
- Fine entro e non oltre (vincola la data di fine in qualsiasi momento prima di una data)
- Inizia non prima di (vincola la data di inizio a qualsiasi momento successivo a una data)
- Fine non prima di (vincola la data di fine a qualsiasi momento successivo a una data)
È possibile impostare un vincolo di data per un’attività in Valori pianificati attività. Per visualizzare i valori pianificati dell’attività, fai clic sull’attività per visualizzare il pannello dei dettagli e fai clic sulle date accanto a “Pianificazione pianificata, come faresti per la pianificazione dal pannello dei dettagli dell’attività. (Nota: da Strumenti nel pannello superiore seleziona “Ancora pannelli dettagli a destra” per aprire il pannello dettagli senza uscire dal diagramma di Gantt).