Le suivi budgétaire est un aspect clé d’une gestion de projet réussie. La nouvelle application financière de OneDesk vous permet d’estimer, de prévoir et de surveiller facilement le budget de votre entreprise. Quelle que soit la taille de votre équipe ou la manière dont vous facturez vos clients, l’application financière offre la flexibilité de définir les coûts et de suivre les finances de votre entreprise en temps réel.
Aperçu
- Prévision des coûts et facturation
- Données financières prévues par rapport aux données réelles
- Estimer les bénéfices
- Allouer des ressources
- Intégration avec les feuilles de temps et le suivi du temps (facturable et non facturable)
- Intégration avec le flux de travail de gestion de projet
Budget prévu du projet
Il est important de garder une trace du temps consacré aux projets et de leurs coûts associés pour toute entreprise, mais cela est particulièrement vrai pour les entreprises qui facturent les clients en fonction des projets de service.
Décrivez vos projets
Commencez par prévoir les échéanciers de votre projet, en particulier les horaires prévus et les heures de travail prévues. L’application Financials, associée aux autres outils de OneDesk, permet de prévoir facilement les coûts et les montants de facturation en fonction des tarifs que vous avez définis et vous permet de suivre en temps réel les montants et les coûts de facturation prévus et réels.
Définir les taux de coût
Pour commencer à budgétiser, commencez par fixer les tarifs de vos services. Une méthode courante consiste à définir un taux de facturation (horaire ou forfaitaire) pour chaque projet individuel. Une autre méthode consiste à définir des taux de facturation (horaires ou forfaitaires) par type de projet. Fixer des tarifs par projet ou type de projet est préférable pour les équipes ou les entreprises qui ont un coût fixe pour les services. Vous devez également peser les coûts de vos projets par rapport à vos montants de facturation et les ajuster en conséquence. Les coûts diffèrent pour chaque entreprise, mais peuvent inclure, par exemple, le coût de la main-d’œuvre des employés.
Prenons par exemple une société de développement Web. La société offre deux services principaux : la conception de sites Web et le développement de sites Web. L’entreprise facture aux clients un taux horaire pour les projets de service et a également des employés travaillant sur les projets qui sont payés à l’heure.
Tout d’abord, fixons les taux horaires de nos employés en fonction de leur fonction.
Comme ci-dessus, nous avons sélectionné le taux de coût par équipe. Ainsi, par exemple, le taux de rémunération de notre équipe de conception est de 20/h. Par conséquent, nos coûts sur les projets confiés aux membres de cette équipe seront calculés sur la base de ce taux horaire.
Définir les taux de facturation
Ensuite, l’utilisation du taux par « type de projet » permet à notre société de créer des estimations distinctes pour les projets avec différentes catégories ou exigences. Par conséquent, nous définirons le niveau de calcul de la facturation sur “Type de projet”.
Comme indiqué ci-dessus, la société a déterminé que le taux de facturation pour les projets de « type de conception » est de 40 $ de l’heure. Ce montant de facturation est le montant que l’entreprise facture à ses clients pour les projets de conception et, comme nous le verrons, est pondéré par les coûts induits par les salaires de nos équipes.
Notre entreprise peut maintenant planifier des tâches et des projets comme d’habitude. Utilisez les applications Tâches et Projets pour rester sur la bonne voie et respecter les objectifs et les délais, hiérarchiser les tâches et allouer les ressources. (Voir les articles associés pour en savoir plus sur la gestion de projet avec OneDesk)
Par exemple ci-dessus, j’ai défini le travail prévu pour notre tâche “Wireframing” à 6 heures.
En revenant à l’application des finances, nous pouvons voir ci-dessous qu’en fonction des heures planifiées de mes tâches et du taux de coût de mon projet, mon coût planifié a été généré, basé sur 6 heures multipliées par 20 $/h pour un total de 120,00 $. De plus, mon montant facturable prévu est généré à 40 $/h pendant 6 heures pour un total de 240,00 $. Le total de mon projet est calculé par le montant de toutes les tâches du projet de conception.
Surveillez vos coûts réels et vos montants de facturation
Les taux horaires de mon équipe s’appliquent aux entrées de feuille de temps, de sorte que tout concepteur affecté au projet générera des montants pour le coût réel du projet sur lequel il travaille en fonction des taux d’équipe que nous avons définis précédemment. Cela permet au chef de projet de suivre en temps réel l’avancement de l’équipe et de savoir si les montants prévus sont en ligne avec le travail en cours.
Comme on le voit ci-dessous, un de mes designers a soumis une feuille de temps pour 2 heures de travail. À 20 $/h pour 2 heures, mon coût réel est maintenant de 40,00 $. De plus, vous pouvez voir que mon montant facturable réel a été généré par le travail effectué, 2 heures à 40 $/h pour 80,00 $. Enfin, le bénéfice (40 $) est calculé sur la base du montant facturable réel (80 $) moins les coûts réels (40 $).
Désormais, notre chef de projet peut suivre de manière dynamique si son budget de coûts prévu est conforme aux coûts réels. Avec l’application Financials, il est facile d’estimer ou de réévaluer dynamiquement vos taux de facturation.
Disons que ma tâche prend plus de temps que prévu ! Comme on le voit ci-dessous, mon designer a soumis un total de 8 heures à la tâche Wireframing, 2 heures de plus que mon montant prévu.
Le montant facturable réel a également été ajusté et nous aurions besoin de facturer notre client ou d’ajuster nos plans en conséquence. Avec l’application Financials de OneDesk, il est facile de surveiller vos finances et de rester sur la bonne voie en temps réel.
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