No sé si este es realmente el caso, pero me gustaría discutir lo que considero que son los ingredientes clave para las grandes oficinas de gestión de proyectos, o PMO. He visto cómo se construyen y derriban varias oficinas de proyectos en organizaciones bien intencionadas que de otro modo eran productivas … excepto por el hecho de que eran malas para proporcionar una sólida infraestructura de gestión de proyectos. Incluso estaba construyendo mi propia PMO e infraestructura, también con éxito, antes de que toda la organización colapsara repentina e inesperadamente, lo que es forraje para un libro algún día, aunque creo que ya se ha escrito uno al respecto.
Desde que he visto a varias PMO subir y bajar, he llegado a tener opiniones sobre cuáles son los ingredientes buenos y malos para las oficinas de gestión de proyectos. A los efectos de este artículo, me centraré en lo que considero que son los cuatro ingredientes principales para una oficina de gestión de proyectos eficaz.
Lead fuerte y enfocado ership
Esto puede sonar o parecer obvio, pero déjame explicarte más. He visto muchas PMO dirigidas por directores de PMO que eran básicamente los PM con más experiencia del grupo. Esa experiencia no los convierte en un buen líder. Además, a menudo ellos mismos lideraban proyectos. Considero que es un error. Si está dedicado a crear una oficina de gestión de proyectos eficaz, coloque un buen director de PMO para que la lidere y libérelo de la gestión de proyectos, excepto en los casos más extremos en los que se necesita su opinión para superar algún obstáculo o problema. Los PM necesitan orientación, capacitación, desarrollo profesional y responsabilidad. El director de la PMO ya debería tener un plato lleno solo con esas responsabilidades.
Respaldo ejecutivo
La PMO de larga duración tiene la aceptación de los ejecutivos. Es fundamental que la PMO se tome realmente en serio en la organización. Las empresas con PMO que no cuentan con el respaldo de la participación ejecutiva pueden carecer de financiación y también pueden ver proyectos clave dirigidos por grupos especiales creados fuera de la PMO. Esto solo hará que la PMO sea vista como una entidad no crítica con el tiempo … lo que conducirá a su eventual desaparición.
Experiencia en las filas
Una PMO llena de gerentes de proyectos con PMP y otras certificaciones no garantizará el éxito. Es fundamental que su PMO esté formada por personas con éxitos (y fracasos) de proyectos en su haber. La tutoría es esencial y estos PM experimentados que no solo tienen historias de éxito reales, sino también sobre cómo superar y aprender de sus fracasos, serán las mejores personas para ayudar a los nuevos gerentes de proyectos en la organización a aprender cómo administrar los compromisos de manera efectiva y exitosa de manera continua. .
Mejores prácticas
Las mejores prácticas pueden significar muchas cosas. Pero principalmente en lo que me estoy enfocando aquí son cosas como plantillas reutilizables, una metodología sólida y una estructura de gestión de proyectos que promueve una comunicación sólida, buenos comentarios, prácticas consistentes e informes semanales regulares del estado del proyecto. Los PM tienen mucho que manejar de manera regular, especialmente si a menudo lideran cinco o seis proyectos al mismo tiempo, como suele ser el caso. Cuanto más podamos equiparlos con herramientas y prácticas de software sólidas que ayuden a generar el éxito regular del proyecto y una presentación coherente a los clientes del proyecto con los que se involucran, mejor será y más seguro estarán en la gestión de sus proyectos en un Diariamente.
Resumen
Nada garantiza que su PMO dure para siempre y que el 80% o más de sus proyectos sean exitosos. Pero si sigue estos conceptos al construir, o reestructurar, si es necesario, la PMO de su organización, probablemente verá un éxito más consistente en los proyectos que está administrando. Comparta sus pensamientos y opiniones sobre lo que considera que son ingredientes clave para el éxito de las PMO. Nuestras experiencias con los éxitos y fracasos de PMO nos ayudan a llevarlos adelante y construir infraestructuras de PM aún mejores en el futuro.