El seguimiento del tiempo se refiere a cómo las empresas registran el tiempo dedicado a tareas y proyectos de trabajo. El uso del seguimiento del tiempo permite a las empresas realizar un seguimiento del progreso de las tareas, controlar la productividad y compensar con precisión a los empleados o facturar a los clientes. Comúnmente, las empresas utilizan software de gestión del trabajo para cumplir con sus necesidades de seguimiento del tiempo. El software de gestión del trabajo tiende a incluir también una serie de beneficios y herramientas adicionales, como temporizadores integrados, hojas de tiempo, registros de trabajo o actividad y capacidades de generación de informes.
¿Por qué es importante el seguimiento del tiempo?
Hacer uso de un software de seguimiento de tiempo como OneDesk tiene muchos beneficios para las empresas y sus empleados.
- Manténgase enfocado y al día: el seguimiento del tiempo ayuda a empoderar a los empleados para que se concentren en la tarea que tienen entre manos. Con el tiempo, puede ayudar a su equipo a comprender las brechas o los contratiempos.
- Supervise la productividad y administre proyectos : los registros de trabajo pueden revelar mucho sobre los hábitos de trabajo de su equipo y el progreso de los proyectos. Supervise los registros de trabajo para asegurarse de que los empleados prioricen las tareas correctas y cumplan los plazos. El software de seguimiento de tiempo de OneDesk funciona a la perfección con nuestras funciones de gestión y planificación de tareas y proyectos. A medida que los equipos registran el tiempo, los gerentes pueden monitorear visualmente el progreso en tiempo real en comparación con sus planes utilizando herramientas como el diagrama de Gantt .
- Obtenga una mejor perspectiva : comprenda en qué se gasta su tiempo y su presupuesto. Con informes y análisis, con el tiempo, la planificación y la predicción se vuelven más efectivas. La aplicación de finanzas en OneDesk es donde supervisa su presupuesto en tiempo real en función del tiempo facturable enviado por su equipo.
- Habilite la visibilidad y la transparencia del equipo : el trabajo de registro puede permitir que su equipo reduzca las reuniones y los intercambios. Su equipo puede ver cuándo se ejecutan los temporizadores. Los gerentes pueden consultar el registro de trabajo para ver en qué tareas se ha trabajado. Las funciones de administración del trabajo colaborativo de OneDesk permiten a los administradores volver a priorizar o administrar los recursos de forma dinámica. Mientras que los equipos también pueden etiquetar a colegas, enviar mensajes o compartir archivos en contexto.
- Construya relaciones sólidas con los clientes : informe con precisión sobre cómo se dedica el tiempo a los proyectos de los clientes con registros de tiempo detallados. El seguimiento del tiempo también permite una facturación simple pero precisa a los clientes.
¿El seguimiento del tiempo mejora la productividad?
El seguimiento del tiempo puede aumentar la productividad de su equipo al permitir un trabajo enfocado. Realice un seguimiento del tiempo en ciertas tareas para mantenerse enfocado en una sola tarea a la vez. Los gerentes pueden determinar fácilmente en qué están trabajando los empleados en función de los temporizadores en tiempo real o mediante registros de hojas de tiempo. Este aspecto del seguimiento del tiempo tiene muchos beneficios, tales como:
1. Permitir que los gerentes prioricen las tareas de forma dinámica.
2. Habilitar a los gerentes para administrar los recursos y monitorear el progreso.
Para los gerentes de proyecto, el seguimiento del tiempo puede ser una herramienta invaluable para el éxito en el cumplimiento de los plazos del proyecto. Administre los recursos de forma dinámica cambiando los objetivos o hitos, asignando miembros adicionales del equipo a las tareas o manteniendo informados a los clientes. El seguimiento del tiempo es especialmente importante para el crecimiento y la productividad a largo plazo, ya que les permite a los gerentes de proyectos saber cuánto tiempo están tomando realmente las tareas y, por lo tanto, ser capaces de hacer planes futuros más precisos.
¿Cómo controlo el tiempo de mis empleados?
Hay muchas opciones para hacer un seguimiento del tiempo de los empleados, desde hojas de horas en papel hasta relojes de tiempo tradicionales. En estos días, las empresas pueden hacer uso del software de gestión del trabajo. Con las herramientas de seguimiento de tiempo en línea incluidas en el software de administración del trabajo, el registro del trabajo es simple y, a menudo, incluye muchas características adicionales para planificar el trabajo, monitorear el progreso o analizar el rendimiento. OneDesk incluye temporizadores y hojas de tiempo para registrar el tiempo. Además, OneDesk ofrece un conjunto de funciones útiles para planificar proyectos, monitorear el progreso y trabajar en colaboración.
Temporizadores integrados de OneDesk
Los temporizadores en OneDesk son una forma sencilla de registrar el tiempo exacto de las tareas. En lugar de tratar de recordar cuándo comenzó, simplemente inicie el temporizador y comience a trabajar. ¿Necesitar un descanso? Simplemente pause el temporizador o presione el botón de reproducción cuando esté listo para comenzar de nuevo. Lo mejor de todo es que su equipo puede realizar un seguimiento del tiempo desde cualquier lugar con la aplicación móvil OneDesk. La aplicación móvil permite a los usuarios acceder a sus tareas desde cualquier lugar. Con el seguimiento de tiempo móvil, los empleados pueden simplemente iniciar un temporizador para realizar un seguimiento de su trabajo al minuto. Cuando se detiene un temporizador, los empleados pueden completar información adicional sobre el trabajo, como notas sobre lo que hicieron o si el tiempo era facturable.
Hojas de tiempo de los empleados en OneDesk
Las hojas de tiempo son fáciles de completar y registrar desde cualquier lugar. OneDesk es un software de seguimiento de tiempo basado en la nube, lo que significa que los empleados pueden simplemente iniciar sesión para enviar el tiempo de las tareas.
La vista del panel de hojas de horas en OneDesk es la ubicación central para las hojas de horas de los empleados. El tablero se puede filtrar, agrupar u ordenar para obtener los datos que necesita. Como las hojas de tiempo en OneDesk pueden ser facturables o no facturables, puede realizar un seguimiento exacto de las horas que necesita para facturar a los clientes. Con la exportación de datos con un solo clic, puede optimizar los informes y la facturación de los clientes. Esta característica es excelente para construir relaciones con los clientes, ya que puede enviar registros de trabajo completos a los clientes, que muestran exactamente dónde se dedicó el tiempo facturable.
Las hojas de tiempo en OneDesk también se pueden configurar para adaptarse a las necesidades de diferentes empresas. De forma predeterminada, las hojas de tiempo pueden contener notas o tener estados de aprobación, pero también pueden incluir campos personalizados para capturar información específica de la industria. Otra característica poderosa de las hojas de tiempo de OneDesk son las automatizaciones del flujo de trabajo. Las automatizaciones de flujo de trabajo son reglas que puede configurar para realizar acciones por usted, lo que le permite reducir la repetición y ahorrar tiempo. Por ejemplo, puede configurar automatizaciones para hacer cosas como: cambiar el estado de aprobación de una hoja de tiempo o enviar un correo electrónico a un gerente cuando un empleado envía una hoja de tiempo facturable.
Software de seguimiento de tiempo para empleados
Los análisis de seguimiento de tiempo son una excelente manera de realizar un seguimiento del progreso, en qué está trabajando su equipo y si su equipo está trabajando en las tareas de mayor prioridad. El seguimiento del tiempo también puede ser una forma de compensar a los empleados por su trabajo. Como OneDesk incluye múltiples opciones para exportar o analizar registros de trabajo, puede facturar o facturar con menos ida y vuelta. Puede programar informes para que se envíen a un gerente, cliente o empleado. Por ejemplo, asegúrese de que a los empleados se les pague de manera precisa y puntual programando un informe semanal del tiempo de cada empleado. O exporte datos con un solo clic para realizar sus propios análisis. Además, una gran variedad de tablas y gráficos de KPI en tiempo real lo ayudan a analizar visualmente el progreso, la carga de trabajo y más.
El conjunto de funciones de gestión del trabajo de OneDesk
OneDesk es una herramienta detallada para administrar múltiples proyectos de todos los tamaños y complejidades. El seguimiento del tiempo funciona a la perfección junto con una serie de otras funciones para administrar su trabajo y optimizar su productividad.
Calcule el esfuerzo de las tareas, delegue el trabajo y planifique cronogramas utilizando las vistas de diagrama de Gantt, tablero Kanban, lista y calendario. Desde sus vistas de trabajo, su equipo puede monitorear el ‘trabajo planificado’ frente al ‘trabajo real en curso’. El trabajo real en las tareas se registra en función del tiempo que envía su equipo. Supervise dinámicamente el progreso de las tareas o proyectos de múltiples maneras utilizando estas vistas de trabajo configurables. Por ejemplo, en el diagrama de Gantt puede obtener una representación visual del progreso. Allí, el azul representa el trabajo planificado y el verde representa el trabajo real. Consulte una lista completa de las funciones de gestión de proyectos de OneDesk .
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