La programación es un aspecto clave de la gestión de proyectos. La programación eficaz de la gestión de proyectos incluye más que simplemente establecer la fecha de vencimiento del proyecto. Más bien, para una planificación efectiva, un gerente de proyecto debe asegurarse de definir la tarea y las actividades del proyecto, estimar el esfuerzo y la duración, determinar las dependencias y monitorear todo en tiempo real. OneDesk ofrece muchas opciones y herramientas útiles para programar y monitorear el progreso de sus tareas y proyectos. Este artículo cubrirá cómo planificar, programar, estimar el esfuerzo y crear dependencias en OneDesk.
Una descripción general de las capacidades de programación de tareas y proyectos:
- Establezca cronogramas planificados para tareas y proyectos desde sus paneles de detalles, desde el diagrama de Gantt o desde el calendario. Puede programar tareas para un día determinado o para varios días, y para que comiencen y finalicen a una hora específica.
- Calcule el esfuerzo de las tareas en función de días, horas y/o minutos.
- Calcule el esfuerzo para tareas y proyectos utilizando un sistema de puntos ágil.
- Cree “enlaces de programación” entre tareas dentro del mismo proyecto, que conectarán sus horas de inicio o finalización. Estos son fáciles de visualizar (y crear) en el diagrama de Gantt, pero también se pueden crear de otras maneras.
- Habilite restricciones a la programación de tareas (es decir, una tarea debe comenzar en una fecha específica).
- Supervise el trabajo planificado frente al real realizado en tareas y proyectos.
Programación de tareas y proyectos.
Programar una tarea en el panel de detalles
Primero, puede programar una tarea (o proyecto) directamente desde el panel de detalles . El panel de detalles es donde su equipo trabaja en las tareas, incluida la visualización de una descripción de la tarea, el registro del tiempo y la comunicación con los compañeros de equipo.
Sigue estos pasos:
- En el panel de detalles, haga clic en las fechas junto a “Horario planificado”.
2. Ingrese el esfuerzo planificado (cuánto tiempo espera que tome la tarea).
3. Establezca las fechas planificadas haciendo clic en el campo de fechas planificadas. Haga clic en un día para configurar la tarea para un día específico. Haga clic y arrastre para especificar una tarea para varios días.
4. Especifique la hora de inicio y finalización. Haga clic en las horas junto a la hora de inicio. Haga clic en una hora en el reloj y esto lo llevará automáticamente a configurar los minutos. Alternativamente, puede desplazarse por las horas con la rueda del mouse y luego hacer clic fuera del reloj. Esta acción no lo llevará automáticamente a la selección de minutos.
Puede seleccionar los minutos de forma independiente. Al igual que la selección de horas, puede hacer clic directamente en los minutos para seleccionar los minutos y esto cerrará automáticamente la ventana. O bien, puede desplazarse por los minutos con la rueda del mouse y luego hacer clic fuera del reloj para guardar su selección.
- Siga los mismos pasos que el n. ° 4 para establecer sus horas de finalización.
Programar una tarea en el calendario
El calendario tiene vista diaria, semanal y mensual. Seleccione su nivel de vista en la parte superior izquierda del calendario. Al igual que otras vistas en OneDesk, su calendario puede tener vistas personalizadas . Consulte los artículos relacionados para obtener explicaciones más detalladas sobre las vistas personalizadas. En resumen, puede filtrar qué tareas ver en el calendario. Por ejemplo, puede filtrar para ver solo las tareas asignadas a un equipo específico. Puede tener múltiples vistas personalizadas, cada una con diferentes opciones aplicadas, luego guarde sus vistas y cambie entre ellas. También puede seleccionar ver las programaciones planificadas o reales o las programaciones planificadas y reales juntas en el calendario.
Para crear una vista personalizada del calendario, seleccione el icono junto a ‘Mis vistas’
Funciones de calendario por nivel de vista:
En todos los niveles de vista (día, semana, mes) puede:
- Haga clic en la tarea para que aparezcan las opciones: ver detalles, editar o eliminar la tarea.
- Haga doble clic para abrir el panel de detalles.
- Haga doble clic para crear una nueva tarea o haga clic y arrastre para crear una nueva tarea con un horario.
En vista de día:
- Arrastre la parte inferior de la tarea para aumentar o disminuir la duración (horas y minutos de finalización) de la tarea.
- Haga clic y arrastre la tarea para cambiar su hora de inicio.
En vista de semana:
- Haga clic y arrastre la parte inferior de la tarea para aumentar o disminuir la duración (horas y minutos de finalización) de la tarea.
- Haga clic y arrastre la tarea hacia arriba o hacia abajo para cambiar su hora de inicio.
- Haga clic y arrastre la tarea hacia la izquierda o hacia la derecha para cambiar su día planificado.
En vista de mes:
- Arrastra y suelta la tarea a lo largo del mes manteniendo la duración.
Programar una tarea en el diagrama de Gantt
El diagrama de Gantt se puede escalar a: minuto, hora, día, semana, mes, trimestre y año. Para escalar, seleccione la opción de escala en el lado superior izquierdo del diagrama de Gantt o mantenga presionada la tecla Ctrl y desplácese con la rueda del mouse.
Al igual que otras vistas en OneDesk, puede filtrar o agrupar su vista de Gantt con vistas personalizadas. Por ejemplo, agrupe por equipo o filtre la vista a un proyecto específico.
- Arrastra las tareas horizontalmente a lo largo del Gantt para establecer las fechas de inicio.
- Arrastre el inicio o el final de la tarea para aumentar la duración de la tarea.
En el Gantt, las barras azules representan el cronograma planificado. Las barras verdes representan el progreso real de la tarea. Esta característica le permite a su equipo monitorear dinámicamente el progreso de tareas y proyectos en relación con sus planes. También notará que a medida que planifica tareas, las barras de sus proyectos y carpetas se vuelven de color azul más oscuro, lo que representa más tareas programadas al mismo tiempo.
Programar enlaces en el diagrama de Gantt
Puede vincular tareas a través de enlaces de fin a comienzo, de comienzo a comienzo y de fin a fin. OneDesk hará uso de estos enlaces para programar sus tareas en el proyecto más corto posible.
Puede crear estos enlaces arrastrando y soltando desde (y hacia) los círculos que aparecen cuando pasa el mouse por encima o selecciona las barras de tareas. Puede eliminar las restricciones en el Gantt haciendo clic en el icono de bloqueo de restricción o en la flecha de enlace.
Programar de principio a fin en vista de árbol o plana
Dado que el vínculo de fin a inicio es la opción más común, hay una opción de menú en la vista de árbol que le permite vincular una cadena de estos con una sola acción. Simplemente seleccione varias tareas que desea vincular, haga clic en el menú de acciones y seleccione “Programar elementos de fin a inicio”. También puede romper estos enlaces seleccionando “Eliminar el enlace Finalizar para comenzar en los elementos”
Establecer restricciones de fecha
De manera predeterminada, OneDesk usa la restricción muy amplia de “No comenzar antes de” y elige la fecha de hoy o la fecha de inicio del proyecto. Hay otros tipos de restricciones que puede elegir:
- Lo antes posible
- Lo más tarde posible
- Debe comenzar el (ancla la fecha de inicio a una fecha)
- Must Finish On (ancla la fecha de finalización a una fecha)
- Comenzar a más tardar (limita la fecha de inicio a cualquier momento antes de una fecha)
- Finalizar a más tardar (limita la fecha de finalización a cualquier momento antes de una fecha)
- No comenzar antes de (limita la fecha de inicio a cualquier momento posterior a una fecha)
- No finalizar antes de (limita la fecha de finalización a cualquier momento posterior a una fecha)
Puede establecer una restricción de fecha para una tarea en los valores planificados de la tarea. Para que aparezcan los Valores planificados de la tarea, haga clic en la tarea para que aparezca el panel de detalles y haga clic en las fechas junto a “Programación planificada”, como lo haría para programar desde el panel de detalles de la tarea. (Nota: en Herramientas en el panel superior, seleccione “Acoplar paneles de detalles a la derecha” para abrir el panel de detalles sin salir del diagrama de Gantt).