OneDesk es una herramienta de gestión de proyectos y servicio de asistencia flexible y personalizable, que permite campos personalizados y estados del ciclo de vida. De esta forma, OneDesk se puede utilizar para adaptarse a muchos equipos y flujos de trabajo diferentes. El siguiente artículo analiza una función útil de OneDesk llamada “validación en el cambio de estado”. Esta característica ayuda a su equipo a cometer menos errores cuando trabaja en tickets o tareas al solicitarles que completen acciones antes de cambiar el estado del ciclo de vida.
¿Qué es la validación en el cambio de estado?
La validación en el cambio de estado o “Solicitud de finalización” es una configuración que se puede aplicar al estado del ciclo de vida de un ticket o tarea. La validación del cambio de estado aplica una regla al estado del ciclo de vida especificado. La regla solicitará a una persona que realice una acción (o acciones) antes de que se pueda cambiar el estado del ciclo de vida. Por ejemplo, puede configurar una validación que solicite a una persona que complete una hoja de tiempo antes de que la tarea se configure para completarse.
Crear una validación en el cambio de estado
Puede aplicar una validación en el cambio de estado a cualquier ticket o estado del ciclo de vida de la tarea, incluidos sus estados personalizados .
Paso 1 : para crear una nueva validación, haga clic en Administración → Tickets/Tareas → Administrar estados .
Paso 2: en la ventana emergente, haga clic en el ícono debajo de “Solicitar completar” junto al estado para el que desea crear una validación. Por ejemplo, si desea que su equipo complete un campo antes de que el estado se establezca en “en progreso”, debe seleccionar ese estado.
Paso 3: seleccione los campos que desea solicitar a un usuario que complete antes del cambio de estado. Puede seleccionar varios campos para el aviso, incluidos los campos personalizados que haya configurado. Por ejemplo, a continuación configuro las indicaciones de “Hojas de tiempo” y “Finalización” para el estado “Cerrado”.
Uso de la validación en el cambio de estado
Ahora, cuando el usuario intente cambiar el estado del ciclo de vida, aparecerá un aviso advirtiendo al usuario y resaltando los campos obligatorios. Por ejemplo, a continuación, intento cambiar mi tarea para completarla. El indicador muestra una advertencia roja y resalta los campos necesarios antes de que se pueda cambiar el estado.
Nota : El campo solo necesita ser llenado. No puede seleccionar criterios específicos para agregarlos al campo. Por ejemplo, si selecciona “Finalización”, se puede utilizar cualquier porcentaje de finalización para validar el estado. En otras palabras, no puede exigir que la finalización sea del 100%.
Este matiz se aplica a los campos con valores predeterminados. Por ejemplo, si su campo personalizado tiene un valor predeterminado, el estado se puede completar sin que un usuario complete el campo.
Nota : es posible cambiar un estado sin generar un aviso, como con las automatizaciones de flujo de trabajo. Por ejemplo, la automatización: Cambiar cualquier tarea al 100% completa –> cambiar estado estado a “Finalizar” cambiará el estado independientemente de si el campo validado está completo.