Transkripsjon:
Administrerte tjenesteleverandører eller MSP-er fjernadministrerer IT og systemer til sine kunder og sluttbrukere og fakturerer dem under en abonnementsmodell. Disse tjenestene leveres under en servicenivåavtale for å yte den beste servicen til sine kunder. Disse selskapene trenger også selvbetjeningsapplikasjoner, for eksempel en kunnskapsbase for å svare på de spesifikke spørsmålene til kundene deres. Når det gjelder kommunikasjon, er MSPer avhengige av å dele informasjon med partnere, prosjektledere, kunder og aksjonærer. Utfordringen ligger imidlertid i å effektivisere kommunikasjonen og sikre en problemfri opplevelse. Prosjektledelse for MSP-er skiller seg sterkt fra andre bransjer. Dette er fordi MSPer er avhengige av sin prismodell for å holde seg lønnsomme, og derfor er det absolutt nødvendig å kontrollere kostnader eller budsjett for å lykkes med prosjektene deres. Dette er grunnen til at det er viktig for MSPer å ha et robust system på plass som målretter mot flere funksjoner og forenkler arbeidsflyten deres.
OneDesk er en kombinasjon av helpdesk og prosjektledelse i én applikasjon. Med OneDesk kan du støtte kundene dine, administrere prosjekter uten å måtte kjøpe, lære, integrere og bytte mellom flere applikasjoner. OneDesk tilbyr samarbeidsverktøy som live chat, nettskjemaer, nettstedsportaler, slik at alle parter kan sende inn og spore prosjektforespørsler, problemer eller billetter. Med OneDesk kan du gi automatiserte svar, arbeidsflyter, SLAer, tidsregistrering og mer som vil øke teamets produktivitet. Du kan også bruke OneDesks kunnskapsbase til å svare på spørsmål og veilede kundene dine til selvbetjeningsartikler, noe som vil redusere billettbelastningen din betraktelig. I dette panelet kan du lage prosjekter og porteføljer. Disse porteføljene fungerer som beholdere for prosjektene dine. Porteføljer kan tituleres i henhold til kundenavnet, klientorganisasjonen, prosjekttypen eller avdelingene i din virksomhet som administrerer de tildelte prosjektene. Managed tech tilbyr et komplett utvalg av IT-tjenester for å møte kundenes krav.
Dette selskapet mottar henvendelser om sine tjenester, som maskinvare, salg og lisensiering, integrert sikkerhetssystem, Office 365-opplæring og mer. Hver forespørsel genererer billetter, som deretter organiseres i porteføljer i OneDesk. For eksempel opprettet vi en portefølje kalt tjenestehenvendelser. Porteføljen inneholder flere prosjekter som inkluderer tjenesteforespørsler for skytjenester, maskinvaresalg og lisensiering, backup og kontinuitetsplan og mer. Porteføljen består av flere prosjekter som inneholder kundeforespørsler og planlagte oppdrag som kan sees ved hjelp av applikasjonen for billetter og oppgaver. Administrerte tjenesteleverandører trenger et kraftig billettsystem som lar dem fange opp og spore og overvåke støttebillettene deres. MSPer er avhengige av billetter for å svare på kundehenvendelser, serviceforespørsler og mer. I OneDesk kan du fange billetter på flere måter og holde styr på disse billettene i en enkelt enhetlig visning. billetter krever umiddelbar oppmerksomhet og kan løses med en gang.
Den første måten er ved automatisk videresending, din støtte-e-post til e-posten du finner her. OneDesk fanger opp alle detaljene i kundens e-post og genererer en billett i OneDesk-billettapplikasjonen. For eksempel vil emnebeskrivelsesvedlegget til e-posten bli fanget opp i billetten, slik at teammedlemmene dine kan svare på forespørselen mer effektivt. Den andre måten er ved å motta en forespørsel til live chat-applikasjonen. OneDesk live chat-applikasjon er en kundevendt applikasjon som fremmer kommunikasjon med kundene dine i sanntid, appen kan konfigureres i sitt utseende, du kan tilpasse chattevinduet med logoselskapet ditt, fargeskjemaet og legge til en bot-avatar. Når klienten sender deg meldinger via live chat, kan teammedlemmene se dette i deres messenger-applikasjon, svare og lage billetten fra samtalen. På den måten kobler OneDesk billetten og samtalen sammen. slik at teamet ditt kan se alle nødvendige data fra én plattform. I tillegg kan du også lage nettskjemaer for kunder eller henvendelser om tjenesteforespørsel. Du kan klassifisere nettskjemaene dine basert på vanlige spørsmål eller tjenester levert av din bedrift. For eksempel har Manage Tech laget skjemaer for hver av tjenestene de tilbyr. Når klienten har sendt inn nettskjemaet, opprettes billetter i OneDesk-billettapplikasjonen, nettskjemaer er svært effektive når de fanger opp all nødvendig informasjon fra klientene og krever at de svarer på spesifikke spørsmål. Du kan lage flere nettskjemaer i OneDesk. Disse skjemaene er knyttet til spesifikke billetttyper, organiserer og skiller fra hverandre. For å generere disse skjemaene må du gå til administrasjonsinnstillingene i OneDesk og deretter bla ned til kundeapper for å velge nettskjemaer. Velg en billetttype for å lage nettskjemaet og angi alle egenskapene som er knyttet til skjemaet.
Standard nettskjema inkluderer tre grunnleggende egenskaper, emne, beskrivelse og vedlegg. Når billetten genereres på dashbordet ditt, blir emnet, beskrivelsesvedlegg også fanget opp i billetten. I OneDesk kan webskjemaer tilpasses ved å legge til egendefinerte felt. For å opprette egendefinerte felt, må du først kreve den typen informasjon du ønsker å samle inn fra kundene dine. Du kan velge felt basert på tekst, antall, dato, pris, valg, og deretter gi det tilpassede feltet passende navn basert på valget ditt. Disse feltene kan settes etter behov for å fange opp viktig informasjon fra kundene dine. Du kan for eksempel opprette et kontaktskjema for kunder som kan ha spørsmål om din backup- og kontinuitetsplan. De kan navigere i kundeportalen din og velge nettskjemaet med tittelen backup og kontinuitetsplan. Du kan deretter legge til standard eller tilpassede felt for å fange opp den nødvendige informasjonen som trengs for å løse billetten.
Du kan også konfigurere disse feltene til å være obligatoriske, for å sikre at all nødvendig informasjon fanges opp. Når klienten din har fullført det valgte nettskjemaet, vil du generere en billett i billettapplikasjonen din i OneDesk. Billetten lar deg se detaljene som ble fylt ut på nettskjemaet. Du kan deretter tilordne denne billetten til et bestemt individuelt team eller avdeling. OneDesk lar deg tilordne flere teammedlemmer og avdelinger til en billett. Du kan imidlertid eliminere manuell tildeling av team ved å automatisere prosessen. Kundene dine kan deretter kommunisere med teammedlemmene dine og se billettene deres fra portalen. Portalen lar kundene dine sjekke fremdriften til billettene deres og gir kundene dine mulighet til å diskutere ved å opprette samtaler direkte fra portalen for å opprettholde konfidensialiteten til informasjonen du kan kreve at kundene dine logger på portalen.
Du kan også kontrollere hva kundene dine kan se og gi rollebasert tilgang til å håndtere konfidensiell informasjon. Du kan aktivere visningsalternativer for klienter å fylle billettene sine i henhold til billettforespørselstype, prosjektet den tilhører og mer. Hver gang en klient sender deg en e-postforespørsel eller sender inn et nettskjema. OneDesk fanger opp klientinformasjon og oppretter en post i kundens applikasjon. Kundeapplikasjonen oppretter et organisasjonsnavn basert på domenenavnet til klienten og ordner alle klienter innenfor den aktuelle organisasjonen. Du kan også legge til klienter og klientorganisasjoner manuelt. Du kan se flere detaljer om dine kunder og kundeorganisasjoner ved å klikke på rullegardinlisten og velge vis flere detaljer her, du kan oppdatere mer detaljert informasjon om kunden din og opprette egendefinerte felt for å fange opp tilleggsinformasjon. Bortsett fra det kan du lage filtre for å finne dine høyprioriterte klienter, nye klienter og mer. Det kan være lurt å redusere antall billetter du mottar fra kundene dine per dag.
Kunder stiller vanlige spørsmål som enkelt kan besvares ved å ha en kunnskapsbase på plass. OneDesk kunnskapsbase fungerer som et informasjonssenter for kundene dine og lar dem få tilgang til artikler, videoer, opplæringsmoduler du laster opp. Ved å gjøre det kan du og teamet ditt ganske enkelt videresende lenken til kunnskapsbaseartikkelen til kunden din og fokusere på mer produktive oppgaver. Arbeidsflytautomatisering er regler som lar deg automatisere handlinger i OneDesk. Denne automatiseringen inneholder tre elementer, filtre, utløsere og handlinger. Den blå taggen representerer billetttypen din og fungerer som filtre. Den oransje taggen representerer utløserhendelse. Mens den grønne taggen representerer handlingene som OneDesk vil ta, når denne utløserhendelsen inntreffer på disse elementene. Når reglene er satt, vil OneDesk generere et navn på automatiseringen din. Ellers har du muligheten til å endre navn på automatiseringen. OneDesk kan automatisere arbeidsflyten din og eliminere enhver manuell intervensjon for å rute billetter til riktig team eller prosjekt. Med OneDesks arbeidsflytautomatiseringer kan du rute elementer til team og prosjekter, automatisk svare til klienter og legge til tilpassede varsler og mye mer. For å lage dine automatiseringer, navigerer du til administrasjonsinnstillingene dine og klikker på billettfanen og ruller ned til arbeidsflytautomatiseringer. Du kan opprette nye arbeidsflytautomatiseringer eller redigere en eksisterende. For eksempel, hvis en potensiell klient sender inn en tjenesteforespørsel om Office 365-opplæringsadopsjon, kan du rute denne billetten til det aktuelle teamet eller tildele teammedlemmer som er best egnet til å svare på spørsmålet.
En annen måte å øke effektiviteten på er å bruke automatisering for å varsle kundene dine om oppdateringene av de forespurte billettene. Dette vil holde kundene dine oppdatert og eliminere behovet for å sende e-poster for å spørre om billettstatus. Den største utfordringen for MSP-er er å håndtere kundenes forventninger. Dette er vanskelig på grunn av de fortvilte samarbeidsverktøyene som ikke fungerer godt sammen. OneDesk løser dette problemet ved å koble alle kommunikasjonsverktøyene sammen, slik at teammedlemmet kan se all delt kommunikasjon fra forskjellige samarbeidsverktøy. Hvis klienter ønsker å følge opp billetten sin, kan de svare via e-post eller opprette samtaler direkte fra portalen. Denne meldingen vil vises i messenger og vil også være knyttet til den spesifikke billetten. Teammedlemmene dine kan svare på denne eksisterende samtalen for å kommunisere med sluttbrukeren eller opprette interne meldinger for teammedlemmene. Interne samtaler er skjult for klienter da de vises som et internt svar. Ved å skrive @ brukernavn eller avdelingsnavn kan du sende budskapet ditt til ekspertteammedlemmer eller avdelinger som er best egnet til å svare på spørsmålene dine.
Messenger-applikasjonen lar teamet ditt føre opp til dine daglige korrespondanser og redusere en lang responstid knyttet til e-poster. Messenger-applikasjonen er spesielt effektiv ettersom den oppmuntrer til spørsmål, svar og eliminerer forsinkende løsninger som er nødvendige for å lykkes med prosjektet. I tillegg kan klienter også starte engasjement gjennom live chat-applikasjonsfunksjonen i OneDesk. Noen ganger er det enklere å dele et bilde, PDF-instruksjoner eller regneark enn å skrive ut informasjon og chatte. OneDesks live chat-applikasjon lar kundene dine sende vedlegg på opptil 350 megabyte. Disse vedleggene fanges opp i billetter og gjøres tilgjengelige for teammedlemmene dine å laste ned direkte til datamaskinen deres. Siden chatteformater er umiddelbare, kan spørsmål eller problemer løses umiddelbart av teammedlemmene dine. Bortsett fra det, tidsstempler OneDesks live chat-funksjon samtalen, noe som hjelper teamet ditt å sjekke samtaletiden i tilfelle uenighet.
Prosjektledelse for MSP-er er utfordrende på grunn av det store antallet og kompleksiteten til oppgaver i dette prosjektet. Utfordringen ligger også i å håndtere kostnadene ved budsjett. Dette er grunnen til at det er så viktig for MSPer å holde kontakten med alle parter. I OneDesk kan du dele opp disse prosjektene i oppgaver. Oppgaver kan defineres som arbeid som krever nøye planlegging og utførelse. Du kan konvertere en billett til en oppgave eller ganske enkelt opprette en ny oppgave i oppgaveapplikasjonen, teammedlemmene dine kan logge tiden din på oppgaver i OneDesk og angi prosentandelen fullført av de tildelte oppgavene. Arbeid logges ved å lage en timeliste eller kjøre en oppgavetimer. Når du sender inn en timeliste, vil du fylle ut hvor mye arbeid som ble utført, nåværende status for denne varen, prosentvis fullført og et cetera. Siden tids- og budsjettstyring er avgjørende for planlegging av prosjekter for MSP-er, kan du bruke OneDesks planlagte planlagte for å angi arbeidstimer og dager og kostnader knyttet til hver oppgave i prosjektet.
Du kan også angi begrensninger for å sikre at teammedlemmene begynner å jobbe med oppgaven. I henhold til din angitte tidsramme. Managed Tech tilbyr backup og risikoreduserende tjenester til sine kunder. Sikkerhetskopierings- og gjenopprettingsløsningene sikrer kontinuitet for kundens virksomhet i tilfelle en katastrofe eller avbrudd. Ekspertteammedlemmer i Managed Tech evaluerer først kundens IT-miljø for å finne et passende sikkerhetskopieringsalternativ, og lager deretter en beredskapsplan som vil beskytte dine interne systemer, data, e-post, kommunikasjon og mer. Når du oppretter beredskapsplanen, vil teammedlemmene identifisere og prioritere til risikoer og deretter lage en trinnvis veiledning for å gjenopprette IT-dokumentene. Deretter vil det lages en intern og ekstern atferdsliste for å minne om hver enkelts ansvar. Hver av disse oppgavene vil kreve samarbeid med kunder og kan kreve flere revisjoner basert på tilbakemeldinger fra kunder. OneDesk fremmer samarbeid med alle parter og gir deg verktøyene til å kommunisere via flere kanaler.
For eksempel kan teamet ditt enkelt gjennomføre samtaler med kundene og andre avdelinger i organisasjonen. I OneDesk kan du gjennomføre samtaler fra oppgaveskjemaer. Dette gjør deg i stand til å engasjere alle parter og hjelpe deg med å ta beslutninger ensidig. Bortsett fra å gjennomføre samtaler, kan du også legge ved og sende viktige mapper til flere enkeltpersoner eller team, slik at de kan finne vedlegget og raskt laste det ned til datamaskinene sine. Du kan organisere oppgavene dine i prosjektstrukturen, eller legge dem til i forskjellige mapper eller porteføljer i prosjektet. Du kan lage en prosjektmal for enkle gjentakende prosjekter. Bare klon prosjektet hver gang du jobber med lignende prosjekter, på den måten kan du ha en eksisterende mal på plass hver gang du jobber med disse tilbakevendende prosjektene. Spesielt nyttig siden du har muligheten til å velge elementene og egenskapene du ønsker å kopiere fra det originale prosjektet til det klonede prosjektet. OneDesk har noen unike visninger som hjelper deg med å analysere oppgaven din.
Med OneDesk-visninger kan teammedlemmer visualisere pågående aktiviteter angående alle elementer, noe som hjelper deg med å prioritere riktig og ta smartere beslutninger. Du kan bruke statustavlen for å oppdatere statusen til oppgavene dine. Statustavlen er basert på Kanban-metodikken. Kanban hjelper teammedlemmene dine å forstå oppgaver visuelt gjennom signaler som kort for å skape representasjon av arbeidet deres. Enkelt sagt lar Kanban-metoden teamene dine se hvilke oppgaver som må løses og gir en klar kontekst for prosjektutviklingen. OneDesk statustavle er enkel visning der hver oppgave er representert som et kort. Du kan bare dra og slippe kortet fra én kolonne til neste for å oppdatere statusen. Du og teammedlemmene dine kan også finne dashbordvisningen nyttig. Dashboardene gir diagrammer og statistikk for å vise deg hvordan prosjektene eller billettene utvikler seg.
Du kan også bruke dashbordet til å sammenligne hvordan prosjekt A fungerer sammenlignet med prosjekt B. Du kan finne disse dashbordene i dashbordvisningen til prosjektapplikasjonen. Et gant-diagram viser deg også planleggingen din kontra det faktiske arbeidet ditt. Den blå linjen angir planleggingen din, mens den grønne linjen representerer den faktiske tiden som er låst av laget ditt. Å ha den blå linjen ved siden av den grønne linjen hjelper deg visuelt å sammenligne hvor godt du har planlagt prosjekttimene. Høyre side av den blå linjen viser startdatoen for prosjektet. Mens venstre side av linjen viser deg sluttdatoen din. Du kan koble oppgaver for å lage oppgaveavhengigheter, for å lede teammedlemmene til å fullføre en oppgave før du starter den neste. Du kan også omstrukturere oppgaveavhengighetene ved å bruke dra og slipp-funksjonen. Når oppgavene er koblet sammen, vil OneDesk beregne den kritiske banen og gi teamet ditt den totale prosjektlengden.
Du kan også legge til datobegrensninger for å forhindre at en oppgave planlegges på et senere tidspunkt. I tillegg kan du også bruke enklere visningsoppsett, for eksempel tre og leilighet for å administrere oppgavene dine. Trevisningen arrangerer oppgaver eller billetter i hierarki. Den flate visningen viser billettene og oppgavene uten hierarkistrukturen. På OneDesk kan du lage alle visningene du trenger for å hjelpe deg med å administrere billettene og oppgavene dine. Mine visninger lar deg tilpasse visninger i henhold til dine krav. For å lage dine personlige visninger. Du må velge et oppsett, legge til filtre, grupper og kolonner. Du kan for eksempel opprette en visning for å spore tiden brukt av teammedlemmer på hver enkelt oppgave. Med denne funksjonen kan du spore produktiviteten til teammedlemmene dine. Så teamlederne dine vet om oppgaver må tildeles på nytt. Med OneDesk blir det enkelt å overføre oppgaver til andre teammedlemmer.
Du kan bruke pappen i Kanban-stil og tilpasse en visning for å se hvert enkelt teammedlem, oppgaver og flytte bestemte oppgaver rundt for å distribuere det til et teammedlem som har tilgjengelighet til å jobbe med det. Bortsett fra disse standard visningsoppsettene og filtreringssystemene, kan du også benytte deg av OneDesks kraftige rapporteringsfunksjoner. Du kan generere rapporter og billetter, oppgaver, prosjekter eller porteføljer ved å bruke de eksisterende rapporteringsmalene eller ved å lage dine egne. Rapporter lages enten manuelt eller automatisk ved hjelp av OneDesks automatiseringssystem for arbeidsflyt. Støttede rapporteringsformater er PDF- og CSV-formater, og de kan sendes til den angitte e-postadressen. Timelisterapporter er spesielt nyttige når du arbeider med komplekse prosjekter. Dette er fordi du kan få en ide om hvordan prosjekttiden ble utnyttet til ulike oppgavetyper. Og om det var berettiget å bruke den tiden. Som et resultat kan du ta de nødvendige skrittene for å forbedre dine prosjektplanleggingsevner og bedre administrere prosjektfaktureringstimer.
OneDesk lar deg lage timelisterapporter som er CSV-filer som kan importeres i Microsoft Excel. Disse rapportene er dataregistreringer av timelisteegenskaper presentert i et tabellformat, element, navn, prioritet, faktureringstype, navn på forespørsler eller noe nødvendig informasjon som kan vises i timerapportene. Imidlertid kan annen kritisk informasjon som den første grøften fullført vises for intern rapportering. OneDesk timelisteapplikasjon lar administratoren gå dypere i dybden når han oppretter rapporter. Derfor kan timelisterapporter vise interne data som mottakers navn, oppnevnt team og mer. OneDesk lar deg koble til applikasjoner du allerede bruker og hjelper deg med å få mer fleksibilitet og kontroll over prosessene dine. Integreringsevner gjør OneDesk-plattformen din mer komplett og lett tilgjengelig for teammedlemmene dine. OneDesks integrasjonsfunksjoner som enkeltpålogging er spesielt nyttig for å la brukere logge på med sin eksisterende legitimasjon.
Dette lar teammedlemmene dine raskt få tilgang til OneDesk-plattformen og eliminerer behovet for å administrere flere brukernavn og passord. OneDesk har sine egne innebygde integrasjoner som lar deg integrere med disse applikasjonene direkte. Du kan oppleve flere fordeler ved å integrere med andre applikasjoner. Du kan fange kundestøttebilletter, tilbakemeldinger fra kunder og koble til andre applikasjoner som vil forenkle arbeidsflyten din. I tillegg kan du også integrere med 2000+ applikasjoner som støttes av Zapier. Du kan aktivere system-e-poster for å varsle nye teammedlemmer om deres brukerkonto eller passordoppsett. Bortsett fra det kan du sende e-postinvitasjoner for å invitere kunder til å registrere seg for kundeportalen din. Du kan også konfigurere arbeidsflytautomatiseringer for å minne mottakerne når oppgavene deres skal forfalle, og opprette separat automatisering for å varsle billettfølgeren for enhver statusendring eller en melding du sender. OneDesk har alle muligheter for å strømlinjeforme arbeidsflyten din.
Med OneDesk kan du fange opp, automatisere, administrere og spore støttebillettene dine, slik at du og teamet ditt kan ta de nødvendige tiltakene for å løse problemet umiddelbart. Med OneDesks prosjektstyringsfunksjoner kan du tilordne arbeid til det aktuelle teamet og spore prosjektets fremdrift i flere visningsoppsett. Teammedlemmene dine kan sende inn timelister for alt arbeidet deres, slik at du bedre kan administrere timene dine. I tillegg hjelper OneDesk deg også med å holde kundene dine oppdatert. Selv om kundeapplikasjoner som nettskjemaer og kundeportaler, kan kundene dine kontakte deg med spesifikke forespørsler, og eliminere problemene forbundet med lange e-posttråder. I tillegg, med OneDesks kunnskapsbase, kan klienter få tilgang til selvbetjente artikler, noe som hjelper deg med å redusere billettbelastningen betraktelig.