Budsjettovervåking er et nøkkelaspekt for vellykket prosjektledelse. Den nye økonomiappen i OneDesk lar deg enkelt anslå, forutse og overvåke bedriftens budsjett. Uavhengig av størrelsen på teamet ditt, eller hvordan du fakturerer kundene dine, tilbyr økonomiappen fleksibilitet til å angi kostnader og holde oversikt over bedriftens økonomi i sanntid.
Oversikt
- Prognose kostnad og fakturering
- Planlagt kontra faktisk økonomi
- Estimer fortjeneste
- Allokere ressurser
- Integrer med timelister og tidssporing (fakturerbar og ikke-fakturerbar)
- Integrer med arbeidsflyt for prosjektledelse
Prosjektplanlagt budsjett
Det er viktig å holde oversikt over tidsbruken på prosjekter og de tilhørende kostnadene for enhver bedrift, men dette gjelder spesielt for bedrifter som fakturerer klienter i henhold til serviceprosjekter.
Skisser prosjektene dine
Start med å forutsi prosjekttidslinjene dine, spesielt de planlagte timeplanene og planlagte arbeidstidene. Financials-appen i kombinasjon med OneDesks andre verktøy vil enkelt forutsi kostnader og faktureringsbeløp basert på prisene du setter og lar deg holde styr på planlagte og faktiske faktureringsbeløp og kostnader i sanntid.
Angi kostnadssatser
For å begynne å budsjettere, start med å angi prisene for tjenestene dine. En vanlig metode er å sette en faktureringssats (time eller flat) for hvert enkelt prosjekt. En annen metode er å angi (time eller faste) faktureringspriser etter prosjekttype. Å angi priser etter prosjekt eller prosjekttype er best for team eller selskaper som har en fast kostnad for tjenester. Du bør også veie kostnadene for prosjektene dine mot faktureringsbeløpene dine og justere deretter. Kostnadene varierer for hvert selskap, men kan for eksempel inkludere arbeidskostnadene til ansatte.
La oss for eksempel ta et webutviklingsselskap. Selskapet leverer to hovedtjenester: nettstedsdesign og nettstedutvikling. Bedriften tar timepris til kundene for serviceprosjekter og har også ansatte som jobber med prosjektene som får timelønn.
La oss først sette timeprisene for våre ansatte basert på jobbrollen deres.
Som ovenfor har vi valgt kostnadssats etter team. Så for eksempel er lønnssatsen til designteamet vårt 20/time. Derfor vil kostnadene våre på prosjekter tildelt medlemmer av dette teamet bli beregnet basert på denne timeprisen.
Angi faktureringspriser
Ved å bruke satsen etter ‘prosjekttype’ kan selskapet vårt lage separate estimater for prosjekter med forskjellige kategorier eller krav. Derfor vil vi sette faktureringsberegningsnivået til “Prosjekttype.”
Som det fremgår ovenfor, har selskapet bestemt at faktureringssatsen for prosjekter av “designtype” er $40 per time. Dette faktureringsbeløpet er beløpet selskapet belaster kundene sine for designprosjekter, og som vi vil se er det vektet mot kostnadene som påløper av våre teams lønn.
Vårt firma kan nå planlegge oppgaver og prosjekter som normalt. Bruk Oppgaver og Prosjekter-appene for å holde oversikten og møte mål og tidsfrister, prioritere oppgaver og tildele ressurser. (Se de relaterte innleggene for mer om prosjektledelse med OneDesk)
For eksempel ovenfor satte jeg det planlagte arbeidet for “Wireframing”-oppgaven vår til å være 6 timer.
Når vi går tilbake til økonomiappen, kan vi nedenfor se at basert på oppgavene mine planlagte timer og min prosjektkostnadsrate, har de planlagte kostnadene mine blitt generert, basert på 6 timer multiplisert med $20/t til totalt $120,00. I tillegg genereres det planlagte fakturerbare beløpet til $40/time i 6 timer, totalt $240,00. Prosjektsummen min beregnes etter beløpet i alle oppgavene i prosjekteringsprosjektet.
Overvåk dine faktiske kostnader og faktureringsbeløp
Teamets timepriser gjelder for timelisteoppføringer, så enhver designer(e) som er tildelt prosjektet vil generere beløp for den faktiske kostnaden for prosjektet de jobber med basert på teamprisene vi har satt tidligere. Dette lar prosjektlederen i sanntid overvåke teamets fremdrift, og om de planlagte beløpene er i tråd med arbeidet som utføres.
Som vist nedenfor, har en av mine designere sendt inn en timeliste for 2 timers arbeid. For $20/time i 2 timer, er min faktiske kostnad nå $40,00. I tillegg kan du se det faktiske fakturerbare beløpet mitt har blitt generert av arbeidet som er utført, 2 timer på $40/time for $80,00. Til slutt beregnes fortjenesten ($40) basert på det faktiske fakturerbare beløpet ($80) minus de faktiske kostnadene ($40).
Nå kan vår prosjektleder dynamisk spore om deres planlagte kostnadsbudsjett er i tråd med faktiske kostnader. Med økonomiappen er det enkelt å dynamisk anslå eller revurdere faktureringssatsene dine.
La oss si at oppgaven min tar lengre tid enn forventet! Som vist nedenfor har designeren min sendt inn totalt 8 timer til Wireframing-oppgaven, 2 timer mer enn det planlagte beløpet mitt.
Det faktiske fakturerbare beløpet er også justert, og vi må fakturere kunden vår eller justere planene våre deretter. Med OneDesks Financials-app er det enkelt å overvåke økonomien din og holde deg på sporet i sanntid.
relaterte artikler