Ik weet niet of dit echt het geval is, maar ik wil graag bespreken wat volgens mij de belangrijkste ingrediënten zijn voor geweldige projectmanagementbureaus of PMO’s. Ik heb verschillende projectbureaus zien worden gebouwd en afgebroken in goedbedoelende organisaties die anders productief waren… behalve het feit dat ze slecht waren in het bieden van een solide PM-infrastructuur. Ik bouwde zelfs mijn eigen PMO en infrastructuur – ook met succes – voordat de hele organisatie plotseling en onverwacht instortte, wat op een dag voer voor een boek is, hoewel ik denk dat er al een over is geschreven.
Sinds ik meerdere PMO’s heb zien stijgen en dalen, ben ik eigenwijs geworden over wat goede en slechte ingrediënten zijn voor projectmanagementbureaus. Voor de doeleinden van dit artikel zal ik me concentreren op wat ik beschouw als de vier belangrijkste ingrediënten voor een effectief projectmanagementbureau.
Sterke, gefocuste lead ership
Dit klinkt misschien voor de hand liggend, maar laat me het verder uitleggen. Ik heb gezien dat veel PMO’s werden geleid door PMO-directeuren die eigenlijk gewoon de meest ervaren PM in de groep waren. Die ervaring maakt hen nog geen goede leider. Bovendien leidden ze vaak zelf projecten. Ik beschouw dat als een vergissing. Als je toegewijd bent aan het creëren van een effectief projectmanagementbureau, stel dan een goede PMO-directeur aan om het te leiden en hem te bevrijden van het beheren van projecten – behalve in de meest extreme gevallen waarin zijn inbreng nodig is om een wegversperring of probleem te overwinnen. PM’s hebben begeleiding, training, loopbaanontwikkeling en verantwoordelijkheid nodig. De PMO-directeur zou al een vol bord moeten hebben, alleen met die verantwoordelijkheden.
Uitvoerende ondersteuning
De langdurige PMO heeft executive buy-in. Het is van cruciaal belang dat het PMO echt serieus wordt genomen in de organisatie. Bedrijven met PMO’s die niet worden ondersteund door executive buy-in, hebben mogelijk geen financiering en zien mogelijk ook dat belangrijke projecten worden geleid door speciale groepen die buiten het PMO zijn opgericht. Deze zullen er alleen voor zorgen dat het PMO na verloop van tijd als een niet-kritieke entiteit wordt gezien … wat leidt tot zijn uiteindelijke ondergang.
Ervaring in de gelederen
Een PMO vol met projectmanagers met PMP en andere certificeringen is geen garantie voor succes. Het is van cruciaal belang dat uw PMO bestaat uit personen met successen (en mislukkingen) van projecten onder hun riem. Mentoring is essentieel en deze ervaren PM’s die niet alleen echte succesverhalen hebben, maar ook verhalen over het overwinnen van en leren van hun mislukkingen, zullen de beste individuen zijn om nieuwe projectmanagers in de organisatie te helpen leren hoe ze hun engagementen op een permanente basis effectief en succesvol kunnen beheren .
Praktische tips
Best practices kunnen veel betekenen. Maar waar ik me hier vooral op concentreer, zijn zaken als herbruikbare sjablonen, een solide methodologie en een PM-structuur die sterke communicatie, goede feedback, consistente praktijken en regelmatige wekelijkse projectstatusrapportage bevordert. PM’s hebben regelmatig veel te doen, vooral als ze vaak vijf of zes projecten tegelijk leiden, zoals meestal het geval is. Hoe meer we ze kunnen uitrusten met solide softwaretools en -praktijken die helpen om regelmatig projectsucces en een consistente presentatie te geven aan de projectklanten die ze inschakelen, hoe beter ze zullen zijn en hoe meer vertrouwen ze zullen hebben in het beheren van hun projecten op een dagelijks.
Samenvatting
Niets garandeert dat uw PMO voor altijd zal duren en dat 80% of meer van uw projecten succesvol zullen zijn. Maar door deze concepten te volgen bij het opzetten – of zo nodig herstructureren – van het PMO van uw organisatie, zult u waarschijnlijk meer consistent succes zien in de projecten die u beheert. Deel uw mening en mening over wat u beschouwt als de belangrijkste ingrediënten voor succesvolle PMO’s. Onze ervaringen met PMO-successen en mislukkingen helpen ons om deze vooruit te helpen en in de toekomst nog betere PM-infrastructuren te bouwen.