Itemsjablonen, ook wel ticket- of taaksjablonen genoemd, verwijzen naar de mogelijkheid om nieuwe tickets of taken te maken met standaard of vooraf ingevulde waarden. U kunt bijvoorbeeld een nieuwe taak maken met de prioriteit en beschrijving al ingesteld, zodat u tijd kunt besparen.
In OneDesk kunnen u en uw gebruikers tickets of taken aanmaken met het interne aanmaakformulier. De interne formulieren zijn toegankelijk via de knop ‘Toevoegen’ in het bovenste menu. U kunt ook meerdere formulieren hebben voor elk ticket- of taaktype. Elk van deze formulieren kan verschillende eigenschappen hebben, evenals standaardwaarden. Door meerdere formulieren met vaste standaardinstellingen te configureren, kan uw team snel nieuwe tickets of taken maken.
Deze video behandelt het gebruik van meerdere formulieren voor itemsjablonen en hoe u uw interne formulieren configureert met uw gewenste eigenschappen en standaardwaarden. Deze video behandelt configuraties voor interne formulieren, toegankelijk via het menu Toevoegen hier. Deze zijn alleen gericht op de gebruiker.
Ga naar Beheer en Formulieren om een intern formulier te configureren of aan te maken.
Hier vindt u uw formulierinstellingen en configuratie. De formulieren worden eerst uitgesplitst naar tickets en taken en vervolgens verder onderverdeeld naar elk ingeschakeld ticket- of taaktype. Elk type ticket of taak kan meerdere formulieren hebben.
Hier heb ik bijvoorbeeld Tickets, daaronder een tickettype met de naam ‘ticket’ en twee formulieren voor dat type. Het volgende blok is een tickettype genaamd ‘onboarding’, met één formulier voor dit type. U kunt hier nieuwe formulieren bekijken, bewerken en maken. Zie gerelateerde artikelen en video’s voor informatie over ticket- of taaktypen.
Zoals eerder vermeld, zijn itemsjablonen een veelgebruikte use-case voor meerdere formulieren. Itemsjablonen verwijzen naar de mogelijkheid om een ticket/taak aan te maken waarbij de meeste eigenschappen al voor u zijn ingevuld. U heeft bijvoorbeeld een gemeenschappelijke service die u uw klanten aanbiedt. Misschien moet het bij het maken van een nieuw ticket voor deze service bijna altijd in hetzelfde project gaan of dezelfde details bevatten. Deze situatie is een perfecte use case voor een aanvullend formulier. U kunt een apart formulier maken met de naam voor deze service, waarin het project en de beschrijving al zijn ingesteld als standaardwaarden.
Laten we een voorbeeld doornemen. Ik heb hier een tickettype genaamd ‘onboarding’. Laten we zeggen dat ik twee veel voorkomende onboarding-situaties heb, een voor klanten en een andere voor werknemers. Laten we een ander formulier maken en configureren voor deze onboardingservices.
Laten we eerst een nieuw formulier maken. Selecteer de knop Een nieuw formulier maken bovenaan de instellingenpagina. Selecteer het waarvoor je het formulier wilt maken, in dit geval ‘onboarding’ tickettype. Het formulier verschijnt in uw lijst met formulieren en we kunnen het formulier nu bewerken.
Selecteer het potloodpictogram naast het formulier dat u wilt bewerken om de pop-up voor het bewerken van formulieren te openen.
De menunaam is de naam van uw formulier zoals deze wordt weergegeven in de beheerdersinstellingen, het menu Toevoegen en in de formuliertitel. Ik zal mijn formulier de naam onboarding van werknemers geven. De formuliertitel wordt weergegeven in het aanmaakformulier. Ik zal het een titel geven.. En de ondertitel wordt weergegeven onder de formuliertitel in het aanmaakformulier. We kunnen hier wat beschrijvende tekst toevoegen.
U kunt met dit formulier bewerken welke eigenschappen verschijnen bij het maken van het item. Selecteer ‘Nog een eigenschap toevoegen aan het formulier’ om een nieuwe eigenschap te selecteren. Voor mijn onboarding-formulier voor werknemers wil ik hier mijn aangepaste veld ‘Afdeling’, dus dat zullen we toevoegen.
Plaats de muisaanwijzer op de eigenschapsrijen en klik en sleep het pictogram links van de eigenschapsnaam om de eigenschappen opnieuw te ordenen. Deze actie herschikt hoe de eigenschappen worden weergegeven in het aanmaakformulier.
U kunt ook instellen of een eigenschap vereist is of niet. Merk op dat de naam, het project en het type standaard vereist zijn. Ik ga mijn afdelingsveld instellen zoals vereist.
U kunt een eigenschap ook verwijderen door op het ‘X’-icoon te klikken. De Naam, Project en Type zijn verplichte velden en kunnen niet worden verwijderd.
Laten we vervolgens standaardwaarden voor eigenschappen instellen, wat betekent dat die eigenschappen met die informatie worden ingevuld bij het maken van het ticket/de taak met behulp van dit formulier. Opmerking: u kunt een standaardinstelling nog steeds bewerken voordat u deze aanmaakt. Om een standaardwaarde in te stellen, plaatst u de muisaanwijzer op de kolom ‘Standaardwaarde’ en selecteert u het potloodpictogram dat verschijnt om de standaardwaarde in te stellen. Laten we zeggen dat voor mijn onboarding-service voor werknemers hier standaard iemand aan dit ticket moet worden toegewezen en dat het een beschrijving heeft.
Sluit het venster wanneer u klaar bent en uw wijzigingen worden opgeslagen.
Als u tot slot van gedachten verandert of een fout maakt, kunt u een formulier verwijderen door op het prullenbakpictogram te klikken naast het formulier dat u wilt verwijderen. Houd er rekening mee dat u uw standaardformulier niet kunt verwijderen. Als u het formulier wilt verwijderen, stelt u eerst een nieuwe standaard in.
Laten we nu eens kijken hoe onze sjabloon eruit ziet. Klik op de knop Toevoegen en we maken een nieuw ticket aan met behulp van het onboarding-formulier voor werknemers dat we zojuist hebben geconfigureerd. Hier ziet u de verschillende configuraties die we hebben gemaakt. Onze eigenschappen zoals afdeling zijn inbegrepen en onze standaardinstellingen zijn onze set. Het is nu eenvoudiger om een nieuw onboarding ticket voor medewerkers aan te maken. Als je vragen hebt, neem dan gerust contact op via de livechat of op ondersteuning @onedesk.com