Ich weiß nicht, ob dies wirklich der Fall ist, aber ich möchte diskutieren, was meiner Meinung nach die Hauptzutaten für großartige Projektmanagementbüros oder PMOs sind. Ich habe gesehen, wie mehrere Projektbüros in wohlmeinenden Organisationen errichtet und abgerissen wurden, die ansonsten produktiv waren… mit Ausnahme der Tatsache, dass die Bereitstellung einer soliden PM-Infrastruktur schlecht war. Ich habe sogar mein eigenes PMO und meine eigene Infrastruktur aufgebaut – auch erfolgreich -, bevor die gesamte Organisation plötzlich und unerwartet zusammenbrach, was eines Tages das Futter für ein Buch ist, obwohl ich denke, dass bereits eines darüber geschrieben wurde.
Seit ich mehrere PMOs steigen und fallen gesehen habe, bin ich zu der Meinung gekommen, was gute und schlechte Zutaten für Projektmanagementbüros sind. In diesem Artikel werde ich mich auf die vier wichtigsten Bestandteile eines effektiven Projektmanagementbüros konzentrieren.
Starker, fokussierter Vorsprung ership
Das mag klingen oder offensichtlich erscheinen, aber lassen Sie mich weiter erklären. Ich habe viele PMOs gesehen, die von PMO-Direktoren geleitet wurden, die im Grunde nur die erfahrensten PMs in der Gruppe waren. Diese Erfahrung macht sie nicht zu einem guten Führer. Außerdem leiteten sie oft selbst Projekte. Ich halte das für einen Fehler. Wenn Sie ein effektives Projektmanagementbüro einrichten möchten, setzen Sie einen guten PMO-Direktor ein, der es leitet, und befreien Sie ihn von der Projektverwaltung – außer in den extremsten Fällen, in denen sein Input zur Überwindung von Hindernissen oder Problemen erforderlich ist. PMs benötigen Anleitung, Schulung, Karriereentwicklung und Rechenschaftspflicht. Der PMO-Direktor sollte nur mit diesen Verantwortlichkeiten bereits einen vollen Teller haben.
Unterstützung durch Führungskräfte
Das langjährige PMO hat ein Executive Buy-In. Es ist wichtig, dass das PMO in der Organisation wirklich ernst genommen wird. Unternehmen mit PMOs, die nicht durch Executive Buy-In unterstützt werden, verfügen möglicherweise nicht über ausreichende Finanzmittel und sehen möglicherweise auch, dass Schlüsselprojekte von speziellen Gruppen geleitet werden, die außerhalb des PMO gegründet wurden. Dies wird nur dazu führen, dass das PMO im Laufe der Zeit als unkritische Einheit angesehen wird… was zu seinem endgültigen Niedergang führt.
Erfahrung in den Reihen
Ein PMO voller Projektmanager mit PMP und anderen Zertifizierungen garantiert keinen Erfolg. Es ist wichtig, dass Ihr PMO aus Personen besteht, die Projekterfolge (und -fehler) aufweisen. Mentoring ist unerlässlich, und diese erfahrenen PMs, die nicht nur echte Erfolgsgeschichten haben, sondern auch über das Überwinden und Lernen aus ihren Fehlern, sind die besten Einzelpersonen, um neuen Projektmanagern in der Organisation dabei zu helfen, zu lernen, wie sie Engagements kontinuierlich effektiv und erfolgreich verwalten können .
Empfohlene Vorgehensweise
Best Practices können viele Dinge bedeuten. Aber hauptsächlich konzentriere ich mich hier auf Dinge wie wiederverwendbare Vorlagen, eine solide Methodik und eine PM-Struktur, die eine starke Kommunikation, gutes Feedback, konsistente Praktiken und regelmäßige wöchentliche Projektstatusberichte fördert. PMs haben regelmäßig viel zu erledigen – insbesondere, wenn sie häufig fünf oder sechs Projekte gleichzeitig leiten, wie dies normalerweise der Fall ist. Je mehr wir sie mit soliden Softwaretools und -praktiken ausstatten können, die dazu beitragen, regelmäßigen Projekterfolg und eine konsistente Präsentation für die von ihnen engagierten Projektkunden zu erzielen, desto besser wird es ihnen gehen und desto sicherer werden sie wahrscheinlich bei der Verwaltung ihrer Projekte sein täglich.
Zusammenfassung
Nichts garantiert, dass Ihr PMO für immer Bestand hat und dass 80% oder mehr Ihrer Projekte erfolgreich sind. Wenn Sie diese Konzepte jedoch befolgen, wenn Sie das PMO Ihres Unternehmens erstellen oder gegebenenfalls umstrukturieren, werden Sie wahrscheinlich einen konsistenteren Erfolg in den von Ihnen verwalteten Projekten sehen. Bitte teilen Sie Ihre Gedanken und Meinungen darüber mit, was Ihrer Meinung nach die Hauptzutaten für erfolgreiche PMOs sind. Unsere Erfahrungen mit PMO-Erfolgen und -Fehlern helfen uns, diese voranzutreiben und in Zukunft noch bessere PM-Infrastrukturen aufzubauen.