Transcripción:
Este video le brinda una descripción general de la configuración del correo electrónico en OneDesk. Para configurar la configuración del correo electrónico, haga clic en el icono de administración y haga clic en la configuración del correo electrónico. Aquí, verá todas las diferentes opciones de configuración para su correo electrónico. Están divididos en cuatro pestañas: centro de mensajes, saliente, entrante y apariencia. Los revisaremos uno a la vez. El centro de mensajes le brinda una descripción general completa de todos los correos electrónicos que enviamos en su nombre y también le permite administrarlos desde aquí. Los mensajes automatizados publican mensajes automáticamente en las conversaciones cuando ocurren ciertas reglas. Aquí es donde puede administrarlos. Cuando un usuario o cliente no ha visto un mensaje en un minuto, se lo transmitimos automáticamente por correo electrónico. Para que no se lo pierdan. Este de aquí arriba es el correo electrónico de retransmisión. Entonces, si edita eso, puede ver que aquí está la línea de asunto. Y lo que incluye es la descripción general del artículo y todos los mensajes que se encuentran en ese artículo en ese momento. Puede insertar propiedades adicionales. Puede modificarlo aquí y, si comete algún error, puede restablecer el valor predeterminado haciendo clic en este icono aquí.
Más abajo, tiene una lista de las automatizaciones, que actualmente están publicando mensajes bajo ciertas circunstancias. Y puedes ver que están todos activos. Para comprender cada una de estas automatizaciones, puede leer cuándo se publica, a quién se envía y cuál es el contenido de lo que se publica. Por ejemplo, esta es la respuesta automática. Entonces, cuando se crea un nuevo ticket usando la automatización a02, los usuarios y clientes que están siguiendo el artículo, reciben, querido autor, gracias por enviar su ticket. Se le ha asignado un agente, etc. Si eso no se ve en tiempo real dentro de un minuto, esto lo retransmitirá automáticamente. Si desea modificar la lógica que envía esto, haga clic en Automatización 02 y puede cambiar la lógica sobre cuándo se envía y el contenido del mensaje.
Los correos electrónicos automatizados son similares, excepto que en lugar de publicar mensajes en una conversación, envían correos electrónicos directamente. Por ejemplo, este notifica a los cesionarios cuando su tarea vence pronto. Estos otros dos, como puede ver, están intactos actualmente sin enviar. Son utilizados por una automatización deshabilitada. Entonces, si desea usarlo, haga clic en la automatización a12 y puede habilitarlo. Este de aquí trata sobre incumplimientos del acuerdo de nivel de servicio y está desactivado de forma predeterminada. Los correos electrónicos del sistema son los correos electrónicos que OneDesk envía solo para el flujo regular de uso de OneDesk. Por ejemplo, cuando se crea un nuevo usuario, recibe un correo electrónico para informarle que se creó su cuenta. Esta automatización controla eso. Ahora no puede controlar las reglas sobre las cuales se envían estos correos electrónicos, pero puede modificar su contenido y desactivarlos por completo. Recomendamos encarecidamente que no los desactive a menos que sea absolutamente necesario. Estos son para el flujo y funcionamiento normales de OneDesk.
La siguiente pestaña es el correo electrónico saliente. Cuando OneDesk envía un correo electrónico en su nombre, crea una entrada aquí. Puede ver quién lo recibió en la línea de asunto cuando se envió. Y guardamos las últimas 72 horas de correos electrónicos que enviamos en su nombre. Puede buscar allí si está buscando un correo electrónico en particular. También puede ver si el correo electrónico se entregó o no. Para obtener más detalles, puede hacer clic en ver detalles del correo electrónico y aquí puede ver el contenido del correo electrónico que se envió. Y aquí está el historial de eventos en orden cronológico inverso. Solo está parcheado aquí y se recibió con éxito en este momento. El correo electrónico entrante hace lo contrario. Registra todos los correos electrónicos que capturamos en su nombre y las acciones que tomamos. Entonces, por ejemplo, recibimos este correo electrónico, coloque el asunto, ayúdenme a configurar mi cuenta. Y creamos automáticamente un ticket. Una vez más, puede ver los detalles del correo electrónico y puede ver esos detalles aquí de lo que sucedió.
Una de las cosas que vale la pena mencionar en lo saliente es que puede usar su propio servidor SMTP para el correo electrónico saliente. Para hacerlo, marque esta casilla y complete esta configuración. Para completar estas configuraciones, tendrá que pedirle a su administrador estas configuraciones diferentes aquí. Aquí hay una guía de ayuda. Y si no debe olvidar establecer su dirección de correo electrónico, que se puede encontrar aquí. En la pestaña de apariencia, puede modificar la apariencia de sus correos electrónicos. Esencialmente. Puede modificar el encabezado, la firma, los colores y las direcciones de visualización. Cuando se envían los correos electrónicos.
Además, al final, puede agregar correos electrónicos a la lista de bloqueo. Le recomendamos que agregue correos electrónicos a esta lista cuando esos correos electrónicos representen a personas que no sean personas. Entonces, por ejemplo, si tiene un buzón de soporte o tiene un buzón de correo electrónico, eso está en su flujo, que no es una persona, le recomiendo que lo agregue aquí. Nunca se agregarán como seguidores a los elementos, y esto evitará que los correos electrónicos demasiado detallados se envíen y reciban muchos correos electrónicos en ese cuadro. Hay otra cosa que necesita saber para configurar su correo electrónico, y es el reenvío automático de correo electrónico que debe configurar. Para ir a su aplicación de entradas. Puede ver la configuración de sus entradas, puede ver que tiene una dirección de correo electrónico de creación en mi cuenta, que se llama acne04. Mi correo electrónico de creación de tickets es tickets@acne04.onedesk.com. El suyo tendrá un formato similar con una partícula diferente aquí para representar a su organización. Lo que querrá hacer es tomar esta dirección de correo electrónico y reenviarla automáticamente desde su casilla de soporte. Entonces, si su nombre de dominio es acne04.com y su dirección de correo electrónico de soporte es support@acme04.com. Lo que querrá hacer es reenviar automáticamente support@acne04.com a tickets@acne04.onedesk.com. Tiene direcciones de captura de correo electrónico para cada uno de los tipos de elementos que habilita, ya sean tickets, tareas, etc.
Es importante que cuando configure este reenvío automático, comprenda la diferencia entre un reenvío automático y un reenvío manual. Cuando reenvíe manualmente, OneDesk lo capturará y creará un ticket a partir de él, pero lo tratará como la persona que realizó el reenvío como el solicitante. Cuando configura un reenvío automático, simplemente pasa automáticamente ese correo electrónico. Y cuando de hecho capturará al remitente original como el solicitante, que es lo que desea la mayor parte del tiempo. Ahí vas. Esa es la configuración de correo electrónico en OneDesk. Si tiene alguna pregunta, no dude en hacer clic en este icono aquí y charlar con nosotros. Gracias.