OneDesk est un outil d’assistance et de gestion de projet flexible et personnalisable, permettant des champs personnalisés et des statuts de cycle de vie. De cette façon, OneDesk peut être utilisé pour s’adapter à de nombreuses équipes et flux de travail différents. L’article suivant traite d’une fonctionnalité utile de OneDesk appelée « validation en cas de changement de statut ». Cette fonctionnalité aide votre équipe à faire moins d’erreurs lorsqu’elle travaille sur des tickets ou des tâches en les invitant à effectuer des actions avant de modifier un statut de cycle de vie.
Qu’est-ce que la validation sur changement de statut ?
La validation lors du changement d’état ou « Invite à terminer » est un paramètre qui peut être appliqué à l’état du cycle de vie d’un ticket ou d’une tâche. La validation lors du changement de statut applique une règle au statut de cycle de vie spécifié. La règle invitera un individu à effectuer une action (ou des actions) avant que le statut du cycle de vie puisse être modifié. Par exemple, vous pouvez définir une validation qui invite une personne à remplir une feuille de temps avant que la tâche ne soit définie pour se terminer.
Créer une validation sur changement de statut
Vous pouvez appliquer une validation sur le changement de statut à n’importe quel ticket ou statut de cycle de vie de tâche, y compris vos statuts personnalisés .
Etape 1 : Pour créer une nouvelle validation, cliquez sur Administration → Tickets/Tâches → Gérer les statuts .
Étape 2 : Dans la fenêtre contextuelle, cliquez sur l’icône sous “Inviter à terminer” à côté du statut pour lequel vous souhaitez créer une validation. Par exemple, si vous souhaitez que votre équipe remplisse un champ avant que le statut ne soit défini sur “en cours”, vous devez sélectionner ce statut.
Étape 3 : Sélectionnez les champs que vous souhaitez inviter un utilisateur à remplir avant le changement de statut. Vous pouvez sélectionner plusieurs champs pour l’invite, y compris les champs personnalisés que vous avez configurés. Par exemple, ci-dessous, j’ai défini les invites de “Feuilles de temps” et “Achèvement” pour le statut “Fermé”.
Utilisation de la validation lors du changement de statut
Désormais, lorsque l’utilisateur tente de modifier l’état du cycle de vie, une invite s’affiche pour avertir l’utilisateur et mettre en surbrillance les champs obligatoires. Par exemple ci-dessous, j’essaie de changer ma tâche pour terminer. L’invite affiche un avertissement rouge et met en surbrillance les champs nécessaires avant que l’état puisse être modifié.
Remarque : Le champ doit seulement être rempli. Vous ne pouvez pas sélectionner des critères spécifiques à ajouter dans le champ. Par exemple, si vous sélectionnez “Achèvement”, n’importe quel pourcentage d’achèvement peut être utilisé pour valider le statut. En d’autres termes, vous ne pouvez pas exiger que l’achèvement soit de 100 %.
Cette nuance s’applique aux champs avec des valeurs par défaut. Par exemple, si votre champ personnalisé a une valeur par défaut, le statut peut être rempli sans qu’un utilisateur remplisse le champ.
Note : Il est possible de modifier un statut sans générer d’invite, comme avec les automatisations de workflow. Par exemple l’automatisation : Changer n’importe quelle tâche à 100% complète –> changer l’état du statut en “Terminer changera le statut, que le champ validé soit rempli ou non.