- Flux de travail d'approbation et d'admission
La couche d'admission et d'approbation
dont chaque équipe interne a besoin
OneDesk offre aux services internes une méthode structurée pour recevoir, acheminer, approuver et traiter les demandes des employés.
Essai gratuit de 14 jours · Aucune carte de crédit requise
CAS D’UTILISATION
Comment les équipes utilisent OneDesk
OneDesk offre à chaque service un processus d’admission et d’approbation structuré, adapté à la façon dont l’équipe travaille réellement.
Rationalisez les demandes technologiques des employés
Offrez à votre équipe informatique une file d’attente d’admission structurée pour l’accès aux logiciels, l’approvisionnement en matériel et les autorisations système. Les employés soumettent leurs demandes via un formulaire guidé, et les agents informatiques trient, approuvent et traitent chaque demande avec une visibilité complète.
- Formulaires d'admission personnalisables par type de demande (accès, matériel, VPN, licences)
- Acheminement automatique des demandes vers le bon responsable informatique en fonction de la catégorie
- Minuteurs SLA et alertes d'escalade pour maintenir le traitement sur la bonne voie
Contrôlez les dépenses avec des chaînes d'approbation structurées
Remplacez les demandes d’achat ponctuelles et les courriels d’approbation par un flux de travail traçable. Les employés soumettent des demandes de dépenses avec des détails tels que les reçus et les coordonnées des fournisseurs. Les équipes financières examinent, approuvent ou rejettent chaque étape, chaque décision étant consignée.
- Chaînes d'approbation à plusieurs tours
- Joignez des documents justificatifs, des devis et des codes de coûts à chaque demande
- Piste d'audit complète indiquant qui a approuvé quoi et quand
Traitez les demandes des employés de manière cohérente
Offrez aux RH un point d’admission unique pour les demandes des employés, notamment les changements de rôle, les approbations de congés, les tâches d’intégration, les questions sur les avantages sociaux et les signatures de politiques. Chaque demande suit un flux de travail défini afin que rien ne passe entre les mailles du filet et que chaque employé bénéficie d’une expérience cohérente.
- Files d'attente d'admission distinctes pour différentes catégories de demandes RH
- Étapes d'approbation du gestionnaire intégrées au flux de travail avant l'examen des RH
- Mises à jour de statut destinées aux employés afin que les demandeurs sachent où en est leur soumission
Acheminez les documents vers les bons examinateurs
Empêchez les contrats et les documents de politique de rester dans la boîte de réception de quelqu’un pendant des semaines. Les équipes juridiques et de conformité reçoivent des demandes d’examen structurées avec le contexte complet joint. Les examinateurs sont notifiés, les échéances sont suivies et les approbations sont enregistrées automatiquement.
- Formulaires d'admission qui capturent le type de contrat, la contrepartie et l'urgence
- Acheminement de l'examen entre plusieurs parties prenantes
- Notes d'approbation et de rejet stockées avec les soumissions
FONCTIONNALITÉS
Tout ce dont une équipe de service interne a besoin
Formulaires d’admission, flux de travail d’approbation, suivi SLA, files d’attente de demandes et rapports.
Formulaires d'admission
Créez des formulaires d'admission personnalisés pour chaque service offert par votre équipe, comme l'accès aux logiciels, les approbations de dépenses, les examens de contrats, les tâches d'intégration. Les demandeurs remplissent exactement ce dont vous avez besoin, de sorte que votre équipe n'a jamais à rechercher des informations manquantes avant de pouvoir agir.
Flux de travail d'approbation
Créez des approbations pour toute demande. Les bons approbateurs sont notifiés automatiquement à chaque étape. Ils approuvent ou rejettent d'un simple clic, et chaque décision est consignée avec un horodatage et un commentaire.
Gestion des SLA
Définissez des objectifs SLA par catégorie de demande et suivez-les en temps réel. Les demandes en retard apparaissent automatiquement. Les règles d'escalade acheminent les éléments bloqués vers un gestionnaire avant qu'une violation du SLA ne se produise.
File d'attente de demandes
Remplacez les boîtes de réception individuelles par une seule file d'attente de demandes partagée. Attribuez les demandes au bon agent, suivez le statut en temps réel et voyez d'un coup d'œil ce qui est en attente, en cours, en attente d'approbation ou traité sans avoir à relancer qui que ce soit pour obtenir une mise à jour.
Rapports et informations
Les tableaux de bord intégrés affichent le volume d'admission par catégorie, la conformité SLA et les charges de travail de l'équipe. Identifiez les goulots d'étranglement, justifiez les effectifs et faites rapport à la direction avec des données précises.
Automatisation
Acheminez automatiquement les demandes entrantes vers la bonne équipe en fonction du type, du service ou du seuil de dépenses. Déclenchez des rappels lorsque les approbations restent sans réponse. Informez les demandeurs lorsque leur statut change, sans que personne dans votre équipe n'ait à lever le petit doigt.
FAQ
Questions fréquemment posées
Oui. Vous pouvez créer plusieurs formulaires différents par type de demande ou service. Chaque formulaire peut avoir ses propres champs et exigences.
Oui, vous pouvez créer une approbation avec plusieurs tours. Lorsqu'un tour est approuvé, l'autre commence afin que les étapes d'approbation puissent être effectuées de manière séquentielle.
Oui, le moyen le plus simple pour un demandeur de voir le statut de ses soumissions est à partir du portail.
Offrez à votre équipe une méthode structurée pour traiter chaque demande
Configurez vos formulaires d’admission et vos flux de travail d’approbation en quelques minutes, invitez votre équipe et commencez à traiter les demandes avec une visibilité complète.