Les projets sont essentiels pour une entreprise de services. Cependant, leur prise en charge peut s’avérer complexe, souvent par manque d’organisation et de procédures formalisées. Comment choisir les projets à accepter ? Comment éviter de promettre plus que ce que l’on peut tenir ? La solution : une procédure de prise en charge des projets . Si vous n’utilisez pas un logiciel d’automatisation des services professionnels (PSA) comme OneDesk pour la gérer, vous travaillez probablement plus que nécessaire.
Qu’est-ce que le projet Intake exactement ?
La phase de réception des projets correspond à la période entre le moment où le client exprime son idée (« J’ai une idée ») et le début effectif du travail par votre équipe. C’est à ce moment que votre équipe recueille, analyse et priorise les informations et les exigences essentielles. Au lieu de se lancer tête baissée, une bonne procédure de réception des projets permet de prendre du recul, d’examiner les détails et de déterminer si le projet est pertinent et si vous et votre client partagez la même vision.
Qui a besoin d’un processus d’admission solide ?
En clair, toute entreprise qui vend de l’expertise et du temps. Voici quelques exemples :
- Fournisseurs de services informatiques gérés (MSP) : Gestion des mises à niveau matérielles ou des audits de sécurité.
- Agences de marketing et de création : Gestion de nouvelles campagnes publicitaires ou de refontes de marques.
- Cabinets d'architecture et d'ingénierie : Réalisation de nouveaux projets de construction.
- Consultants en gestion : Nous aidons les entreprises à élaborer leur stratégie à long terme.
Comment procéder à l’intégration d’un projet
Voici un processus en 4 étapes pour la réception des projets :
1. Soumettre une demande standardisée
Ne laissez pas vos clients vous « dire ce dont ils ont besoin » par téléphone. Faites-leur remplir un formulaire standard. Vous obtiendrez ainsi systématiquement les informations essentielles : budget, échéancier, objectifs et personne de contact principale.
2. La phase d’évaluation
Vérifiez la pertinence de cette demande par rapport à vos objectifs commerciaux. Est-elle rentable ? Est-ce un type de travail que votre équipe apprécie ? S’il s’agit d’un projet mineur nécessitant 10 heures de réunions, la réponse pourrait être négative.
3. Planification des capacités et des ressources
C’est le point crucial. Il faut absolument que vous consultiez le calendrier de votre équipe. Avez-vous un designer ou un ingénieur disponible le mois prochain, ou sont-ils déjà occupés à 100 % ?
4. Approbation formelle
Une fois les obstacles franchis, le projet est officiellement « promu » en tant que projet actif. Vous envoyez le devis, vous affectez l’équipe et vous fixez la date de début.
Pourquoi utiliser un OneDesk pour cela ?
Tenter de réaliser tout cela avec un tableur est un véritable cauchemar. OneDesk est conçu spécifiquement pour les entreprises de services afin de rendre visible ce travail invisible.
Les avantages :
- Plus aucun oubli : chaque demande est suivie au même endroit. Rien ne se perd dans une boîte de réception.
- Meilleure prévision : vous pouvez anticiper l’avenir. Vous saurez que dans trois semaines, votre équipe sera disponible pour de nouveaux projets.
- Rentabilité accrue : En évaluant les projets en amont et en utilisant une planification budgétaire intégrée, vous pouvez éviter d’accepter des travaux « non rentables » qui vous font perdre du temps.
Caractéristiques indispensables des agences de publicité pour la réception des projets
Si vous recherchez un outil PSA, assurez-vous qu’il possède les fonctionnalités suivantes pour faciliter votre prise en charge :
- Formulaires de saisie personnalisés : Créez un lien professionnel à envoyer à vos clients, qui intègre directement leurs réponses à votre système. OneDesk vous permet de créer différents types de formulaires personnalisés standardisés.
- Cartes thermiques de gestion des ressources : un moyen visuel de visualiser la disponibilité des collaborateurs. Cela permet de déterminer facilement si vous pouvez prendre en charge un nouveau projet. OneDesk propose une vue de la charge de travail affichant les disponibilités pour les jours, semaines ou mois à venir.
- Modèles de projet : Une fois une demande approuvée, il vous suffit d’un clic pour la transformer en projet, avec toutes les tâches, les étapes clés et les dossiers déjà configurés. OneDesk propose des modèles de projet pour démarrer facilement de nouveaux projets ou créer des devis à partir de ceux-ci.
- Suivi de l’état d’avancement : Permettez à votre équipe commerciale/d’assistance de voir exactement où en est une demande (par exemple, « En cours d’examen », « En attente d’approbation » ou « Planifiée ») sans qu’elle ait à déranger l’équipe de production.
En résumé
Un processus d’intégration désorganisé engendre du stress au sein des équipes et des clients insatisfaits. En utilisant OneDesk pour optimiser la prise en charge de nouveaux projets, vous transformez votre entreprise en une machine parfaitement huilée.
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