OneDesk 博客
了解新功能、如何使用 OneDesk 的提示等。
如何为工作时间开具发票
小时工的发票是基于组织为其客户工作所花费的小时数的付款请求。 为工作时间开具发票在各个行业都很常见，例如顾问、设计师、开发人员和各种自由职业者。 计费过程涉及准确跟踪为客户完成的小时数和任务。 当需要开票时（通常每月一次），将编译、计算工作并将其输入到发票单据上。 您可以使用 Excel 等工具或使用时间跟踪软件手动记录时间并创建发票。 OneDesk 在设计时考虑了专业服务，具有许多有用的功能。 其中一些功能包括时间跟踪和发票。 与手动编制发票相比，OneDesk 简化了流程。 您可以计划工作，跟踪任务时间，然后为工作时间开具发票 – 所有这些都在一个应用程序中完成。 如何为工作时间开具发票 从为客户创建和组织项目开始。 考虑目标和可交付成果。 计划您需要执行的任务。 随着情况的变化，您可以在项目上创建更多任务或子任务。 但是，最好开始创建一些任务来开始计划需要做什么以及由谁完成。 每个任务都应该有一个计划的开始和完成日期，以及估计需要多少小时。 从长远来看，这将有助于您的规划和预算。 设置小时费率 确定并设置您的小时费率。 开票费率或计费费率是指您为工作收取的费率。 确定计费率对于企业的盈利能力非常重要。 考虑您的成本和费用以及目标利润。 通常，这些费率将事先与客户商定。 您可以根据团队中的人员、特定项目或您提供的服务类型进行计费。
关于 OneDesk 的本地帮助台解决方案
什么是本地服务台？ 本地是指自安装和自托管的技术支持解决方案版本。 本地帮助台解决方案通常包括与云版本类似的功能，用于管理工单、分配和工作流程。 云解决方案和本地解决方案之间的主要区别在于，本地解决方案需要基础架构来安装、托管和管理软件。 另一方面，云解决方案不需要安装，也不需要由您的组织进行维护和更新。 OneDesk 是否提供本地帮助台软件？ OneDesk 是一款多合一的帮助台和项目管理软件。 我们提供大量强大的 帮助台功能 ，包括电子邮件到工单创建、自动分类、报告等。 本地版本可以安装在您自己的服务器、AWS 或 MS Azure 上。 因此，本地部署需要维护您自己的基础设施、数据等。 本地解决方案通常由具有特定合规性需求的组织使用，这些需求要求他们托管自己的数据。 因此，如果您正在寻找一个可以完全控制您的数据的帮助台，那么 OneDesk 的本地版本可能适合您！ 为什么选择本地服务台？ 您需要控制自己的数据 – 一些公司，如政府机构，有严格的数据安全需求，要求他们控制自己的数据。 通常，像这样的公司不能使用云软件，因为数据需要存储在自己的服务器上。 你有特定的合规性要求 – 与上述原因类似，如果你的公司有某些合规性要求，则可能无法使用云软件。
机构时间跟踪策略
机构时间跟踪是指监控和记录机构及其员工在客户项目和任务上花费的时间的过程。 代理是一个广义的术语，涵盖以下企业：政府机构、营销机构和创意服务。 在今天的博客中，我们将介绍一些在机构环境中实施和利用时间跟踪的策略。 为什么要进行代理时间跟踪？ 出于多种原因，时间跟踪对机构很重要，包括： 代理商如何跟踪时间？ 方法和工具的选择可能取决于该机构的具体需求，以及所做工作的性质。 时间跟踪方法可以包括： 传统的时间表，纸质或数字。 计时时钟，员工打卡和打卡的物理时钟。 时间跟踪或工作管理软件，从网络或移动应用程序记录时间的计时器或时间表的应用程序。 这些时间跟踪工具通常提供报告、发票和其他内置功能，以简化工作流程。 跟踪代理商时间的策略 以下是在机构环境中有效实施时间跟踪的一些策略： 设定明确的期望 清楚地传达您的时间跟踪过程，尤其是当新员工加入您的团队时。 强调为什么时间跟踪很重要，重点关注它如何在您的机构中使用。 利用详细的时间表 使用可以轻松（理想情况下自动）捕获准确计费和记录保存所需的所有信息的时间表。 详细信息可以包括执行工作的日期、关联的客户端和计费状态。 标准化您的时间跟踪 建立所有团队成员都应遵循的标准化时间跟踪实践和准则。 这包括分类，以及提交条目的频率。 实施时间跟踪软件 选择适合您机构需求的时间跟踪工具。 时间跟踪软件允许您的机构记录客户任务的时间。 功能包括 自动时间跟踪和可配置的时间表。 寻找其他功能，如团队协作、项目和客户跟踪以及报告功能。 OneDesk
如何构建和组织您的帐户
我们收到的一个常见问题是如何在 OneDesk 中构建和组织您的工作。 OneDesk 为您的工作方式提供了巨大的多功能性，每个企业都有自己的工作流程。 确定如何组织工作的第一步是了解 OneDesk 的结构。 我们希望帮助您充分利用您的选择并合理地组织您的工作。 在本文中，我将介绍一些最佳实践和常见配置。 请记住，随着时间的推移，您可以移动项目并创建新的组织级别。 有用的功能，如“ 移动到文件夹 ”或宏使这变得非常简单，所以不用担心！ 🙂 目录 了解 OneDesk 中的工作层次结构 投资 组合 投资组合是 可选，但建议使用。 项目组合是组织的“顶层”，包含一个或多个项目。 项目组合就像文件夹，它们是用于创建结构层次结构和划分项目的简单对象。 通常，项目组合代表不同的部门、客户或版本。 我们稍后会看到示例。 您还可以使用子项目组合（项目组合中的项目组合）来进一步划分项目。 项目 项目包含“项目”——工单和任务。
OneDesk 新增功能：2023 年 11 月
项目报价和发票（测试版） OneDesk 现在提供为您为客户所做的工作发布报价的功能。 这些报价一旦被接受，就可以变成发票。 如果您使用的是 QuickBooks Online，您甚至可以获得报酬。 这些功能中有很多细节需要解开，但以下是一些亮点： 关于 OneDesk 中的财务功能，还有很多话要说。 在接下来的几周内，我们将撰写包含更多信息的文章和博客文章。 此功能正在积极开发中，因此，如果您希望我们考虑某些事情，请告诉我们。 新建电子邮件模板 为了在众多不同的电子邮件客户端和跨设备中显示电子邮件的方式更加一致，我们升级了电子邮件模板。 那些了解电子邮件的人都知道这是多么棘手，因为每个客户端都支持他们自己的 HTML/CSS 子集。 我们认为我们的新模板应该可以解决其中的许多不一致问题，但如果您发现任何新的电子邮件显示问题，请尽快告知我们，我们将进行修复。 Microsoft 集成 OneDesk 具有各种 Microsoft 365 集成，可帮助我们的客户在 Microsoft 环境中更无缝地工作。 MS Teams（测试版）
使用项目模板
使用项目模板 许多企业为其客户提供的服务或项目通常遵循类似的流程。 这种性质的项目可以包含各种各样的程序或服务，例如网页设计项目、营销活动或入职程序。 让我们以一个设计项目为例。 标准过程每次都类似，包括线框、模拟、原型等任务。 无论网页设计项目如何，它都可能包括这些任务。 这就是我们今天的主题，项目模板。 项目模板可以帮助您在启动新客户项目时节省时间并提高效率。 只需使用项目模板，而不是每次都从头开始构建项目。 在今天的博客中，我们将讨论如何在工作流中使用项目模板以及为什么使用项目模板。 什么是项目模板？ 在解释项目模板之前，让我们简要解释一下项目是由什么组成的。 项目是要在给定时间内完成的目标或目的。 每个项目都分解为任务，有时还分解为子任务（这是更精细的任务）。 每个任务通常分配给个人，给定计划工作和时间表的估计值，并定义和确定优先级。 项目模板是为重用而设计的预创建和预结构化项目。 项目模板已定义大多数任务、计划工时和被分派者，允许项目经理轻松地将这些计划复制到新项目。 使用项目模板的好处 模板项目的核心思想是省去一遍又一遍地创建相同任务集的麻烦。 在做过几次项目后，你会想要进行改进。 只需修改模板项目即可轻松完成此操作，以便下次克隆它时，它将包含最新的最佳实践。 简而言之，项目模板允许您： OneDesk 中的项目模板 OneDesk 是一个多合一的工作管理解决方案。 管理和简化您的客户支持，通过各种强大的功能进行项目交付。 OneDesk 允许您从模板创建项目以及克隆项目或从 CSV
帮助台的预设回复
预设回复是任何帮助台系统的必备工具。 预制回复是预先编写的回复，可用于回复从客户那里收到的问题和问题。 罐头回复可以让您的座席的生活更轻松，并节省您公司的时间和金钱。 如果做得有效，罐头回复还可以增强您的客户支持。 在今天的文章中，我们将介绍罐头回复、它们的好处，以及使用它们的示例和最佳实践。 什么是罐头回复？ 预设回复（有时称为保存的回复）是预先编写的、预先格式化的消息。 这些响应在您的客户支持流中用于回答常见问题。 它们在帮助台中用于回答实时聊天或票证。 预设响应通常由实时代理发送，但也可能合并到自动化规则或机器人响应中。 这些自动化规则在工单满足特定条件时发布预设响应。 例如，如果提交的票证名称为“忘记密码”，则自动化可以发送预设响应，突出显示重置密码的必要步骤。 为什么要在帮助台中使用预设回复？ 节省时间 – 为什么要花时间写出回复？ 使用预设回复，您只需单击一下即可插入消息。 这将为您的公司节省大量时间和金钱。 提高效率 – 与上述观点类似，预设响应使工作效率更高。 通过在技术支持中使用预设回复来简化解决流程。 无需编写响应或链接相关知识库文章。 总体而言，代理商可以在更短的时间内处理更多的票证。 减少出错的余地 – 预设回复以统一的语气提供一致且准确的信息，并有助于消除误差幅度。 首先，应该已经检查了罐头回复是否存在拼写或语法错误。 此外，预设回复为代理提供了单一事实来源。 与其试图记住所有必要的步骤或程序，不如插入一个罐头回复，以轻松地为您的客户发送所有详细信息。
看板 – 基础知识
在今天的博客中，我们将介绍看板的基础知识！ 什么是看板？ 看板是一种项目管理工具，用于直观、直观地跟踪和组织工作。 看板和整个看板方法起源于 1940 年代的制造业。 从那时起，看板在许多行业中变得流行，从软件开发到营销和医疗保健。 看板由以下组件组成： 列 – 板上的每一列代表工作流的不同状态或阶段。 列的顶部根据这些阶段进行命名和标记。 例如，一组基本列可能包括“打开”、“进行中”和“已关闭”。 卡片 – 每张卡片直观地表示您的团队正在处理的内容，例如工单或任务。 每张卡片都包含姓名、优先级和受让人等信息。 卡片根据它们所处的阶段排列到列中。 看板可以是物理的，也可以是数字的。 数字看板的工作方式与物理看板类似。 有几种工具专用于看板，或者包括看板以及各种项目管理功能。 数字板具有可随时随地访问的优势。 使用看板的好处 看板成为如此流行的工具是有原因的。 在项目管理中使用它们是简化工作流程的有效方法。 使用看板有许多优点，例如： 在 OneDesk 中使用看板 在