Si gestionas las solicitudes de TI a través de una bandeja de entrada estándar de Gmail o Outlook, ya sabes que muchos correos electrónicos entrantes son incidencias que deben ser rastreadas, atendidas y cerradas.
Gestionar tickets desde una bandeja de entrada es un proceso manual. Hay que leer el correo electrónico, decidir quién es la persona más adecuada para gestionarlo y reenviárselo. Luego, se necesita una forma de llevar un registro de las respuestas y de las tareas pendientes. Esto genera mucha comunicación de ida y vuelta y una gran pérdida de tiempo. Si hay muchos usuarios finales, puede convertirse en una pesadilla. Por eso, después de un tiempo, la mayoría de los equipos sienten que el correo electrónico se les queda pequeño y necesitan un sistema de gestión de tickets.
Si buscas una forma de convertir automáticamente los correos electrónicos entrantes en tickets organizados y asignados sin tener que mover un dedo, OneDesk es la solución.
Paso 1: Conecta tu bandeja de entrada (de forma directa)
La mayoría de la gente piensa que tiene que configurar reglas complicadas de reenvío de correo electrónico para que los mensajes lleguen a un sistema de gestión de incidencias. Con OneDesk, puede evitarse ese engorro.
OneDesk ofrece una conexión directa a Gmail (Google Workspace) y Outlook (Office 365) .
En lugar de simplemente reenviar el correo, básicamente estás vinculando tu dirección de soporte directamente a la plataforma.
Por qué es importante : Es más seguro, más fácil de configurar y garantiza que, cuando respondas desde OneDesk, tu usuario verá que se trata de un correo electrónico profesional.
Cómo hacerlo : En OneDesk, siga el asistente de configuración rápida. Durante el paso de correo electrónico, deberá iniciar sesión en la cuenta de Microsoft o Google que desea conectar (recomendamos conectar una dirección de correo electrónico de soporte dedicada, como help@yourcompany.com). Una vez hecho esto, los nuevos correos electrónicos se crearán como tickets.
Paso 2: Configurar las reglas de asignación automática
Ahora que los correos electrónicos llegan como tickets, no querrás ser tú quien asigne cada uno manualmente. Las automatizaciones de OneDesk pueden encargarse del trabajo pesado por ti.
Puedes crear reglas sencillas que actúen como tu sistema de control remoto las 24 horas del día, los 7 días de la semana. Por ejemplo:
- Por especialización: Si el asunto del correo electrónico contiene la palabra “Servidor” o “Red”, OneDesk puede asignarlo automáticamente a su Ingeniero Jefe.
- Por equipo: Puedes establecer una regla que envíe cada ticket entrante a tu equipo de “Soporte de nivel 1” para que la primera persona disponible pueda atenderlo.
- Sistema de rotación: ¿Quieres que todo sea justo? Puedes automatizar el sistema para que los miembros de tu equipo roten uno por uno, evitando así que alguien se sobrecargue.
La configuración es sencilla: solo tienes que ir a Administración > Reglas y automatización y crear una automatización que diga: "Cuando se cree un ticket, cambia el campo 'Asignado a' a [Nombre de usuario o equipo]".
Paso 3: Disfruta de la vida “Configúralo y olvídate”
Una vez que hayas vinculado tu correo electrónico y activado las reglas de asignación, el trabajo manual desaparecerá.
- Un usuario envía un correo electrónico a help@yourcompany.com.
- OneDesk lo detecta al instante y lo convierte en un ticket.
- El sistema automatizado lee el ticket y lo asigna a la persona correcta.
- Tu técnico recibe una notificación y el usuario final recibe un mensaje de confirmación.
Por qué OneDesk es la decisión correcta
Si actualmente te encuentras abrumado por una bandeja de entrada compartida, migrar a un servicio de asistencia técnica especializado como OneDesk lo cambia todo. Las reglas de automatización flexibles te permiten ahorrar tiempo al enrutar y actualizar automáticamente los tickets de forma que se adapten a tus flujos de trabajo. Además, desde tu panel de control, obtienes una visión general clara de las incidencias pendientes, quién está trabajando en cada una y cuánto tiempo lleva resolver los problemas.
Al automatizar el proceso de ” Correo electrónico a ticket “, puede reducir la carga administrativa y centrarse en los problemas de mayor valor.
¿Listo para organizarte? OneDesk está diseñado para gestionar este flujo de trabajo de forma inmediata. ¡Comienza una prueba gratuita y descubre cuánto tiempo ahorrarás cuando tus tickets se asignen automáticamente!